עונת הגיוסים החלה: כך תקלטו עובדים חדשים בצורה נכונה
חופשת הקיץ הסתיימה וספטמבר השנה הוא ללא חגים, כך שצפויים להיקלט בו אלפי עובדים חדשים במשק. על מה חשוב להקפיד כדי להטמיע אותם בארגון על הצד הטוב ביותר?
עונת הקיץ, המאופיינת כמעט תמיד בעצירת תהליכים ארגוניים, הסתיימה. בניגוד לשנים קודמות, בהן עונת החגים החלה כמעט מיד לאחר הקיץ, והיוותה למעשה המשך ישיר של חופשת הקיץ השנה, חודש ספטמבר יהווה חודש עבודה מלא, אשר במהלכו ייקלטו אלפי עובדים חדשים במשק.
קליטת עובדים חדשים מהווה תמיד אתגר ארגוני, על אחת כמה וכמה כאשר מדובר בקליטת עובדים רבים תוך פרק זמן קצר. חברות רבות, אשר מאטות או מדמימות לגמרי את הפעילות בחודשי הקיץ, כדי לאפשר לעובדיהן יציאה לחופשה, מכינות את הקרקע לקליטה מאסיבית של עובדים חדשים, לפני השנה הקלנדרית החדשה. אז כיצד אפשר להבטיח כי קליטת העובדים תיעשה על הצד הטוב ביותר?
- שקרים בקבלה לעבודה: מה קורה כשאחד הצדדים בראיון אינו דובר אמת?
- תשכחו מקורות החיים: מהן הדרכים היצירתיות לגייס עובדים
- איך לגייס עובדים טובים לעסק קטן?
1. כמו כל תהליך חשוב בארגון, גם קליטת עובדים חדשים צריכה להיעשות תוך תכנון וחשיבה מוקדמת. עובד אשר "ייזרק" למים ביומו הראשון, ללא חשיפה נכונה לארגון, פעילותו וחברי הצוות, יאבד במהרה את הידיים והרגליים, ולא יספק את התוצאות הרצויות.
חשוב להצמיד מנטור לעובדים החדשים צילום: שאטרסטוק
בנוסף, על צוות העובדים, ובמיוחד מחלקות כוח האדם, שכר וראשי הצוותים, להכיר את לוחות הזמנים והתהליכים הארגוניים שהובילו לקליטת העובדים החדשים. בהקשר זה חשוב להסביר לעובדים הוותיקים, אשר לעיתים קרובות חוששים מפני איבוד משרתם לטובת עובדים חדשים, את יעדי הארגון לשנה החדשה, אשר הובילו להחלטה לגדול ולהתרחב.
2. על הארגון להכין תוכנית קליטה מסודרת, הכוללת לוחות זמנים, דגשים על התרבות הארגונית וסיורים במחלקות הרלוונטיות, שתחשוף בהדרגה את העובדים החדשים לפעילות הארגון. על התוכנית לעסוק לא רק בצדדים המקצועיים, אלא גם בנושאים "זניחים" לכאורה, כגון פעילויות הווי וחברה, אפשרויות אוכל בהפסקת הצהריים ונהלים ארגוניים.
מומלץ להכין, כחלק מתהליך הקליטה, גם משימה משמעותית ראשונה שעובד חדש יוכל לבצעה בקלות יחסית וזאת בכדי לסייע לו לצבור ביטחון, ולחשוף אותו לגורמים נוספים בארגון. מומלץ להימנע לתת לעובדים החדשים חוברות עבות כרס לקריאה – יום ראשון מלווה תמיד באדרנלין גבוה והתרגשות, ולכן רובם לא יזכרו את מה שכתוב בהן.
3. כחלק מתוכנית הקליטה, מומלץ להצמיד לעובד (ובמיוחד בתהליך קליטת עובדים רבים) צוות מנטורים, אשר ילוו את העובדים בימיהם הראשונים. מחקרים מצביעים על כך שהצמדת מנטור לעובדים חדשים תורמת משמעותית להסתגלותם לארגון.
בטווח הארוך, מסייעת תוכנית המנטורינג לשביעות רצון העובד ולצמצום שיעור התחלופה של עובדים חדשים. הצמדת חונך בימים הראשונים מסייעת להתמצא בנבכי הבירוקרטיה הארגונית וגם בהשתלבות חברתית: ליוויו לארוחת צהריים, ואפילו הסברים על צורת התפעול של מכונת הקפה המשרדית. זכרו, כי מה שנראה חסר חשיבות לעובדים ותיקים, יכול להוביל למבוכה של עובד חדש. החונך שנבחר צריך להיות בעל כישורים מתאימים, מזוהה מאוד עם הארגון ונכונות לשאת באחריות שהתפקיד מביא עמו.
4. לאחר שעבר את התהליכים הביורוקרטיים, מומלץ לקיים שיחת היכרות של העובד החדש עם מנהליו הישירים. דרך שיחות אלה, יתוודעו המנהלים לעובד החדש, יתאמו ציפיות, ילמדו מה מאפיין אותו בכניסה לתפקידים חדשים, ואיך לעזור לו להיקלט בצורה הטובה ביותר.
בדיוק כמו בכל תחום, אין שני עובדים זהים, וכל אדם מסתגל בצורה שונה לשינויים. לכן חשוב להבין מה עוזר לכל עובד, ולהתאים את התהליך ככל האפשר לרמה האישית. חשוב שהשיחה תכלול גם הצגה עצמית של המנהל, הצגת התפקיד ותיאור הצוות. באותה מידה חשוב לנצל את ההזדמנות כדי ללמוד יותר לעומק על העובד, אישיותו, רמת האינטילגנציה הרגשית שלו, והקשיים שבהם הוא צופה להיתקל בתקופת הקליטה.
5. במידה שהארגון הקולט נוהג לבצע ימי אוריינטציה לעובדים חדשים, חשוב שהם יתקיימו בסמוך ככל שניתן ליום הקליטה. אחרת, עובדים רואים בהם "בלבול מוח", שכן הם כבר התערו היטב בארגון (בתקווה).
6. תהליך הקליטה לא נגמר בימים הראשונים. חשוב להמשיך ולעקוב אחר התאקלמות העובד באמצעות שיחות חתך קבועות, שיתקיימו בהפרשים של חודשיים-שלושה. בשיחות אלו צריך המנהל להעריך את ביצועי העובד בהתייחס לרמה המקצועית ואופן למידתו, אך חשוב גם להתייחס להתערות החברתית של העובד בארגון. על המנהל להקפיד לשים לב לנקודות קריטיות כגון רמת היוזמה שמגלה העובד בימים הראשונים, יכולת העצמאות שלו ומנגד, יכולת העבודה שלו בצוות חדש. שיחת החתך צריכה להגדיר מסקנות ברורות ויעדים לשיפור.
