כמה עובדים הארגון באמת צריך

לימור ברזילי צילום: פיני חמו

גישה אחת לבניית מודל משאבי אנושי רצוי היא באמצעות מדידה ותצפית. במסגרת מודל זה מתלווים ליום העבודה של העובדים ובוחנים את הפעילות שכל עובד מבצע, כמו מה הם תחומי האחריות שלו, מה אורך הפעילות שהוא משקיע בכל תהליך, כמה פעמים ביום הוא מבצע את אותה פעולה, מה השלבים שהוא עבור בדרך ועוד. את כל אלו מזינים למכשיר מדידה ייעודי שבעזרתו מפיקים פלט שמאפשר להבין כיצד ניתן לשפר את עבודתו. למשל בחברות ביטוח ניתן להתביית על פעולה מסוימת של עובד בתחום הנבחר, ולבחון כמה זמן היא אורכת וכמה פעמים היא מתבצעת ביום, בשבוע ובחודש ועל ידי כך לקבוע מה הזמן הממוצע שלוקח לאותו עובד לבצע אותה. זהו למעשה מודל מתמטי המאפשר לקבל נקודת מבט מדויקת ביותר, אשר מסייע לאתר את האזורים בהם יש פעילות נמוכה בקרב העובד וכן את הגורמים שמייצרים עומס עבור כל תפקיד, ועל ידי כך מאפשר לארגון להבין כיצד יש לחלק את נפח העבודה וכמה עובדים נדרשים בכדי לקיים את פעילות הארגון תחת התחום שנבדק.

גישה אחרת, נשענת על אמות מידה (benchmark), שמהוות נקודת התייחסות והשוואה. כלומר, הפקת נתונים על בסיס היקף פעילות ותדירות קיימות, בהשוואה לארגונים דומים או כאלה שמעוניינים להידמות אליהם. קביעת אמות מידה יכולה להיעשות באמצעות מחקר וניתוח של מגמות שוק, על בסיס ניסיון קודם של הארגון עצמו ובאמצעות בחינה של ארגונים אחרים. מודל זה מבוסס על דרך רכה יותר לבצע מדידה, במסגרתה מומחי החברה המייעצת שמבצעים את הבחינה מייצרים פלטים על בסיס מידע וניסיון שאספו מתוך הפעילות בתחום בשוק הרלוונטי. באמצעות השוואה לארגונים דומים הם יודעים לייצר אמות מידה שיסייעו לנהל נכון את תקן כוח האדם. כך למשל, אם רוצים לבחון את עבודת מי שמטפל בתלושי השכר בארגון, לוקחים ארגון דומה עם סדר גודל זהה של מספר עובדים ועורכים השוואה - אם העובד בארגון המקביל יודע לטפל ב-400 תלושי עובדים בחודש ובארגון הזה יש שניים או שלושה תקני עובדים שמטפלים באותו סכום תלושים, כנראה שיש במקרה הזה אפשרות להתייעל. לאלו מתווספים משתנים כמו הייחודיות של הארגון הנבחן, ההתנהגות הארגונית שלו, כלי ההדרכה והידע שהוא נותן לעובדים שלו ועוד. כל אלו משוכללים לכדי הערכה קרובה מאוד לדיוק המתמטי של מודל התצפית והמדידה.

פיטורים, אילוסטרציה צילום: שאטרסטוק

גישה נוספת קשורה ב"מפתחות הערכה" שמספקות את הערכת הארגון מהו המפתח הנכון לתקנן פעילות כלשהי של עובד. זוהי תת גישה של גישת אמות המידה שמתייחסת לאמות מידה פנים ארגוניות אשר הארגון קובע לעצמו ורוצה שכל זרועות הפעילות יישרו קו לפיו. גישה זו מתאימה לארגונים שפרוסים באופן נרחב בכמה שלוחות שונות. למשל, ארגון שיש לו פעילות בבאר שבע, תל אביב וחיפה, שמזהה שהפעילות בבאר שבע מספקת תוצאות בהתאם לדרישות וליעדים שהוגדרו לכל השלוחות, יכול לקחת את תהליכי העבודה בבאר שבע כדוגמה שיש לעבוד לפיה גם בחיפה ובתל אביב. בהתאם לזאת, ניתן יהיה להגדיר יעדים ומטרות, לקבוע את נפח העבודה וכמובן גם את כמות העובדים הנדרשת בכל זרוע פעילות. את המודל הזה ניתן ליישם גם בין מחלקות שונות בתוך ארגון שלא נפרס על גבי שלוחות פעילות באזורים שונים.