שונאים שיחות משוב? עכשיו צריך לעשות אותן פעם בשבוע

דווקא עכשיו ויותר מתמיד, עולה חשיבותה של הערכת הביצועים. למנהל: כדי לבנות תהליך ניהול חדש שלא מבוסס על בקרה צמודה אלא על משוב ואמון; ולעובד: כדי למלא את הצורך הבסיסי שיראו אותו ולהגדיל את תחושת הוודאות בתקופה של אי-וודאות. 

שיחת משוב, אילוסטרציה צילום: שאטרסטוק

אז איך תעשו הערכת ביצועים יעילה מרחוק ?

עכשיו יותר מתמיד, המודל של אחת לשנה, או במקרה הטוב אחת לחציון, נראה לא רלוונטי. העולם משתנה כל כך מהר וגילינו כמה החיים יכולים להתהפך - אפילו ברבעון אחד. מה שהיה נכון לפני שלושה חודשים סביר שכבר לא נכון עכשיו.

ככל שהשיחות יהיו במרווחי זמן קצרים יותר - כך האפקטיביות שלהן תגדל. אגב, זה נכון לא רק בעיתות משבר כמו קורונה, זה נכון תמיד. למרבית האנשים יש כבר שיחות שבועיות או דו-שבועיות עם המנהלים שלהם - אני ממליצה להשתמש בפלטפורמה הזו, שממילא קיימת, ולנצל אותה לשיחת פידבק קצרה.

אחת התועלות שנוצרות כשעושים שיחות פידבק על בסיס קבוע ובמרווחי זמן קצרים הן שלא צריך לחפש דוגמאות (מי מאיתנו לא ניסה להיזכר מה הוא עשה בחצי השנה האחרונה כשהוא מילא טופס הערכת ביצועים? האם קרה לכם פעם שדפדפתם אחורה ביומן כדי לנסות להיזכר מה עשיתם לפני חודש או חודשיים או שלושה כדי לתת דוגמאות?).

כשאנחנו מדברים על העבודה שלנו ברמה שבועית - אנחנו לא צריכים דוגמאות. הדוגמאות הן החיים, הן השיחה הקונקרטית, הן הנושא האמיתי - ולא צריך לעבוד בלחפש אותן. זה מאפשר להתמקד בעיקר, בעבודה שלנו ובאירועים עדכניים ממנה – כאלה שגם ישפיעו מיידית על העבודה שלנו, וגם יאפשרו באמת לתקן ולשפר דברים שקרו אך לפני כמה ימים, ולא ימקדו את השיחה בניתוח תיאורטי למחצה של מקרי עבר, מבוססי זכרונות סובייקטיביים של משתתפי השיחה.

יעל ספיר זהבי צילום: טיילור ברנדס

לימדו אותנו שפידבק זו שיחה רצינית, מלאת חשיבות ומנוהלת ברגישות מוקפדת – הרבה אלמנטים שנותנים לה הרבה כבוד, אבל גם הופכים אותה לכזו שהיא לא ״יומיומית״, אלא טקסית.

שיחה נעימה אין משמעה מחמאות ומחיאות כפיים. שיחה נעימה היא כל שיחה עניינית, ששני הצדדים הפיקו ממנה ערך. נסו להיזכר במנהל משמעותי, כזה שאתם מעריכים במיוחד, מישהו שהשאיר בכם חותם. האם זה המנהל שהרעיף כל היום מחמאות? או דווקא זה שבזכותו אתם יותר טובים היום ממה שהייתם לפני כן? אנחנו מעריכים את מי שעזר לנו לגדול. שיחת פידבק טובה היא כזו שאנחנו גדלים ומתפתחים ממנה. אל תפחדו לתת פידבק כן ואמיתי - לטוב ולקושי. כל עוד הוא אותנטי וכל עוד הוא נאמר מתוך רצון משותף של שני הצדדים להשתפר (ובנימוס) - הוא בעל ערך, ויישאר נעים.

ככל שעושים משהו יותר - טובים בו יותר

זו אמת טריויאלית שנכונה לגבי פעילות גופנית, לגבי תחביבים יצירתיים, לגבי משימות שונות ומשונות בעבודה ומחוצה לה - וגם לגבי ניהול שיחות פידבק. ככל שנתמיד ונערוך יותר שיחות כאלה, כך נשתפר ויהיה לנו יותר קל לנהל אותן בישירות, בפשטות, וביעילות.

כשאנחנו לומדים לעשות משהו חדש, מסגלים לעצמנו הרגל חדש, אנחנו נדרשים למאמץ מנטלי גבוה. אבל ככל שנהיה יותר מיומנים ומנוסים, נדרש להשקיע פחות מאמץ בעשייתן, והן ינוהלו בטבעיות כמעט "על אוטומט".

אגב, זה נכון גם לצד המקבל, שלומד לשמוע פידבק, לחשוב עליו ביחד עם המנהל, ליהנות ממנו, ולהפיק ממנו תועלת אמיתית, שתתורגם כמעט מיידית לעשיה – שתקבל שיקוף בשיחת הפידבק הקרובה.

גם אם זה קשה בהתחלה - אל תוותרו. האימון משבוע לשבוע יוכיח את עצמו תוך 3-4 שיחות רצופות ושווה לעשות את המאמץ.

יאהבו אותי או יעריכו אותי?

נקודת מפנה ניהולית קורית ביום שבו נופל לנו האסימון שאנחנו נושא השיחה בשולחן השבת אצל האנשים שלנו, ממש כמו שהמנהלים שלנו הם נושא השיחה שלנו - בשולחן השבת שלנו. הם מדברים עלינו, הם מושפעים ממצבי הרוח שלנו, ממה שאמרנו, מאיך שאמרנו, מכמה שאמרנו וכמה שלא אמרנו.

ואז מתגנב לו אחד הרועצים שגורמים לנו להיות מנהלים פחות טובים: הרצון שיאהבו אותנו. בשם הרצון הזה, שעושה לנו כל כך נעים לחשוב שאנחנו לא כמו מנהלים אחרים, שאנחנו לא מרגיזים ולא מכעיסים, שאנחנו הוגנים וטובים, ובעיקר - כשהשם שלנו עולה והאנשים שלנו מדברים עלינו ואומרים המון דברים טובים. ה"נעים" הזה – הוא מעכב גדול שלנו, כי נדמה לנו שנשיג אותו על ידי זה שנהיה כל כך נחמדים.

מרבית העובדים הישראלים יעדיפו את ״האמת בפנים״, מאשר לקבל מחמאות מפוברקות. אז ההמלצה שלי: את הצורך באהבה תחליפו בהערכה, ותראו כמה קל לכם יותר לעשות את התפקיד שלכם - לנהל את הביצועים של האנשים, לעזור לכולם להיות טובים יותר ותורמים יותר. ואגב, אם אתם נחמדים וגם הוגנים - אהבה תהיה שם, בלי שום קשר.

שמרו על איזון: פידבק הוא לא רק במה צריך להשתפר

שיחת פידבק טובה היא מעבר על מה הולך מצויין, ומה צריך לכוונן. במרבית המקרים היא לא עוסקת ברשימת נושאים לשיפור.

המחקרים רבים שפורסמו בשנים האחרונות, כמו גם מגמות של פסיכולוגיה חיובית, מראות לנו שדווקא עבודה דרך החוזקות שלנו מייצרת הצטיינות.

וודאו שאתם לא נופלים בפח שבו נדמה לנו שפידבק הוא רק מה שצריך לתקן, אלא שיחה מקדמת שכוללת בתוכה את הדברים הנפלאים שנעשים כמו גם את המקומות שצריך לשנות.

.

אינספור מחקרים מראים שעובדים שיש להם בסיס וודאות גבוה יותר - מצליחים יותר. האמת היא, שתמיד קיים פער. המנהל בטוח שהוא מעביר את המסר מצוין, שהעובדים שלו יודעים בדיוק היכן הם עומדים, ושהוא נותן להם פידבק על בסיס קבוע. אבל אז, כשמריצים סקר פידבק בקרב העובדים, מגלים שמרבית העובדים לא ממש בטוחים איפה הם נמצאים מבחינת הארגון, איך הולך להם ועד כמה מרוצים מהם.

לכן כדאי לוודא שגם הצד השני לוקח חלק פעיל בתהליך ויודע מה לצפות מהמנהל שלו. כל אחד יכול לסיים שיחה ולומר: אתה יודע מה? אני לא ממש בטוח מה מצופה ממני שבוע הבא, או אני לא סגור אם אני בכיוון הנכון. בסיום השיחה וודאו ששני הצדדים יידעו בדיוק (א) מה מצופה מהעובד; (ב) האם הוא בכיוון הנכון.

הקשבה הדדית

נדמה לנו שאם אנחנו באים מוכנים לשיחת הפידבק, אנחנו צריכים בעיקר להעביר מסר או שאנחנו מחכים לתורנו לשוב ולדבר, אבל האמת היא שההצלחה הגדולה היא היכולת לתת לצד השני מקום להביא את עצמו ולהרגיש שאכן בא לידי ביטוי. אנשים פתוחים להקשיב מהרגע שהם היו קשובים בעצמם. בפעולה הזו יש הרבה הדדיות שאי אפשר לזייף אותה. אם נבין שההצלחה שלנו נמדדת ביצירת ההדדיות הזו, ולא רק בהעברת מסרים חדשה - זכינו.

לא באמת משנה. בשיחת ווידאו אנחנו יכולים ממש לראות את מי שמולנו, וזה הדבר הכי קרוב ״לדבר האמיתי״ – וזה נהדר. אבל היות ואנחנו לא מורגלים בפיענוח שפת גוף דרך הווידאו, נדרש מאיתנו במהלך השיחה להקצות משאבים מנטליים לניהול האינטראקציה ולעיבוד ״מה קורה אצל הצד השני״ וזה עלול להיות מעייף. המפתיע הוא שבטלפון הרבה פעמים, יש זרימה קלה יותר של אינפורמציה - כי נדרש פחות מאמץ לדברים אחרים.

נסו לברר יחד עם הצוות מה יהיה הכי נוח לכולם. הזרימה של השיחה חשובה יותר מכל דבר אחר.

האומץ לדבר בגובה העיניים מביא איתו שכר רב. תמיד. להביא את עצמך לתוך התהליך - הופך אותו למשמעותי עבור הצד השני, ממש כמו שהוא משמעותי עבורך. ככל שתעזו להיות יותר אותנטיים בשיחות הפידבק - כך גם הן יתקבלו באהדה רבה יותר, וכך גם תזכו לאותה המטבע של שותפות אמיצה של האנשים שלכם - להשתפר יחד. ככל שתנסו לארוז את הדברים, לייפות אותם, או לצפות אותם בסוכר - כך הם יתקבלו פחות טוב. דברו ברור ובאופן ישיר - זה המתכון הכי טוב לבנות אמון (שעל אחת כמה וכמה נדרש מרחוק).

הכותבת היא סמנכ"ל משאבי אנוש ב-Tailor Brands