איך קולטים עובדים חדשים מרחוק

היום כבר לכולם ברור ששוק העבודה לא יחזור לפעול כפי שפעל לפני משבר הקורונה. חברות רבות ישלבו את העבודה מרחוק באופן מלא או חלקי. בנוסף, המצב יצר הזדמנות חסרת תקדים לחברות להעסיק עובדים מאזורים שונים ללא צורך שיגיעו פיזית למשרדים. כל זאת ועוד ישפיעו על תהליך קליטת העובדים החדשים – onboarding, המסייע לעובדים להשתלב בחברה. תהליך זה משמעותי לקליטה מוצלחת של עובדים, כך לפי סקר של Wynhurst Group, עובדים שעוברים תהליך onboarding מובנה מעלים ב- 58% את הסיכויים להישאר בארגון מעל לשלוש שנים. שוק התעסוקה מרחוק מאתגר את תהליך onboarding ומחייב לבצע התאמה עבור קליטת עובדים מרחוק ושילובם בתרבות הארגונית.

מה צריך לכלול תהליך אונבורדינג וירטואלי?

טכנולוגיה - העבודה מרחוק מבוססת טכנולוגיה לכן נתחיל עם התאמת האמצעים הטכנולוגיים הדרושים להתנהלות:

1. מכשור טכנולוגי הזמינו מראש את כל הטכנולוגיה שהעובד צריך ותוודאו שהכל הגיע לפני שהעובד מתחיל בתפקידו. תבקשו ממחלקת ה-IT לעזור בהקמת התחנה של העובד וכן שלחו לו מדריך הוראות.

2. הדרכה עם מחלקת IT להכרה של יישומים בהם החברה משתמשת כמו שיתוף קבצים ואפליקציות קלאוד (כמו גוגל דרייב, דרופבוקס וקוברנטיס), תוכנות ביטוח לציוד, ניהול סיסמאות וכלים להצפנת הנתונים.

אמצעי תקשורת – תדריכו את העובדים כיצד להשתמש באמצעי תקשורת המקובלים בארגון. תפרטו מה היא הדרך הנכונה לתקשר עם חברי צוות אחרים ואיך לאתר ולטפל בבעיות תקשורת. מספר כלי תקשורת מקובלים לעבודה מרחוק: Slack, Basecamp & Asana ,Tallify ,Upwork , Toggi & TimeDoctor.

עובד חדש מהבית, אילוסטרציה צילום: שאטרסטוק

ניירת – עובדים מרחוק עדיין צריכים לחתום על מסמכים וחוזה עבודה, כפי שהיו עושים זאת אם היו מגיעים למשרד. על מנת להקל על התהליך תשקלו להשתמש בכלי לחתימה אלקטרונית כמו HelloSign או Docusign. בנוסף תשלחו את ה"מדריך לעובדים" בדיגיטל כדי שיוכלו ללמוד על הארגון, על התרבות והערכים שלו.

קבלת פנים – כמעסיק של עובדים מרחוק, חשוב ליצור מסגרת שנותנת לעובד להרגיש שייכות לארגון. חשוב שעובדים חדשים יהפכו לחלק אינטגרלי מהצוות, כך יוכלו לבנות מערכת יחסים עם שאר אנשי הצוות ולהיעזר בהם. מכיוון שלא תמיד ניתן להגיע פיזית למשרד, הן בשל המצב הנוכחי של וירוס קורונה או כי העובדים נמצאים בצידו האחר של האוקיאנוס, חשוב לייצר קבלת פנים והיכרות עם הצוות ועם מקבלי ההחלטות באמצעות שיחות וידאו. בנוסף, מומלץ לערוך סיור ווירטואלי במשרדים (במידה וישנם). כמו כן אפשר לחבר בין עובדים חדשים לעובדים וותיקים אשר ישמשו עבורם כמנטורים. כל זאת כדי להפחית את תחושת הבדידות, לבנות שייכות שמעלה מוטיבציה ותורמת לפרודוקטיביות.

הדרכות תפקיד – יותר מאתגר להדריך עובדים מרחוק לגבי תפקידם עקב היעדר תקשורת פנים מול פנים. מומלץ לבנות חומרי הדרכה אינטראקטיביים שידידותיים לשימוש כדי שההדרכה לא תהיה מונוטונית מדי (לדוגמה אפשר לשלב משחקים וחידות).

תיאום ציפיות – כמנהל צוות שעובד מרחוק חשוב לתאם ציפיות תפקיד לפני תחילת עבודה, ודייק את המשימות, שני אלו מהווים בסיס לתהליך onboarding מוצלח. כמו כן, חשוב לתקשר ערכים של הארגון, יעדים לטווח קצר ולטווח ארוך, אבני דרך ומטרות אינדיבידואליים. על מנהל הצוות לשתף את התמונה הגדולה, פרויקטים שבדרך ואת ה"למה" מאחורי ה"מה".

תקשורת שוטפת – בעבודה מרחוק אין דבר כזה "יותר מדי תקשורת". המייסד של "אוטומטיק", מאט מולנווג, שהצוות הווירטואלי שלו פיתח את וורדפרס נהג לומר: "אני אתקשר איתם כמה שיותר כי זה החמצן של צוות מרוחק". חשוב לנהל תקשורת אפקטיבית, בדרכים הבאות:

1. בתחילת הקליטה, מומלץ לנהל שיחה יומית כדי לוודא אם לעובד החדש יש שאלות או סוגיות שצריך לפתור.

2. מומלץ שכל השיחות יהיו בווידאו עם מצלמה.

3. כדאי לקבוע שיחת עדכון צוותי פעם בשבוע בו כל חבר צוות מקבל זמן דיבור. זה גם הזמן שכדאי לנהל שיחת סמול-טוק בתחילת השיחה כדי לבדוק איך כולם מרגישים.

4. לשלב לו"ז שיחות אחד על אחד עם כל עובד.

בניית תרבות ווירטואלית – אחד היתרונות שיש לצוותים פיזיים על פני צוותים מרוחקים הוא תרבות משותפת. זמן קפה, ארוחת צהרים, אולי גם יציאה לבילוי משותף. כל אלה בונים שייכות ומקרבים את העובדים אחד לשני. כדי שצוות מרוחק יעבוד במיטבו, צריך ליצור תרבות ווירטואלית בתהליך ה-onboarding. לדוגמה: שליחת חבילת מתנות לעובדים חדשים כגון חולצות עם לוגו של החברה, צמידים עם שם החברה ואף זר פרחים. לקבוע זמן "מכונת הקפה" שמיועד רק לשיחות היכרות, שיתוף ועדכונים אישיים. תאום פעילויות ווירטואליות כמו משחקי און-ליין משותפים, שליחת טייק-אווי לכל עובד סימולטנית וכולם אוכלים ביחד בווידאו ועוד.

לסיכום, אין ספק כי תהליך גיוס עובדים צפוי להשתנות ונצטרך להתאים אותו לעולם העבודה החדש. ארגונים ידרשו לדעת לצייד את העובדים במיומנויות במהירות רבה ואף לאפשר עבודה במקביל ביותר מתפקיד אחד. יהיה צורך ליצור ולשמור על תקשורת משמעותית על מנת למנוע תחושת בדידות ותסכול, לחזק את תחושת הערך של העובדים בארגון וההבנה שהם "מחוץ לראייה" אבל לא "מחוץ למודעות". מעבר ליצירת סביבה טכנולוגית, יהיה חשוב לייצר סביבה ארגונית שתאפשר לעובדים לממש את היכולות שלהם מתוך הכרה שעבודה מרחוק לא רק אפשרית אלא גם מועילה מאוד.