8 טיפים לניהול פגישות פרודקטיביות מרחוק

במהלך ניהול הדיון. אז הנה 7 טיפים שיהפכו את הפגישות המרוחקות שלכם לפרודקטיביות יותר:  

1. החלטה והכשרה על ממשק לניהול פגישות מרחוק

הרשת מלאה באפליקציות לפגישות מרובות משתתפים, חלקן חינמיות וחלקן בתשלום סמלי. מהמובילות: zoom, google meet, skype. בהנחה שהארגון בו אתם עובדים לא מכיר את הפלטפורמה, כדאי מאוד להעביר הדרכה משותפת, אונליין כמובן, לכלל המשתתפים עם הסברים על הממשק, חווית משתמש ומגבלות טכניות.

ההדרכה הזו קריטית כי כשננהל את הפגישה אנחנו רוצים שהיא תעבור באופן החלק ביותר עם מינימום התעסקות בצדדים טכניים.

עובדה מרחוק צילום: אתר החברה

2. האם צריך בכלל פגישה?

בדיוק כמו בישיבה רגילה, הזמן של כולנו יקר. מתכנן הפגישה, הוא גם זה שאחראי להצלחת המפגש. חשוב לשים לב שישיבה או פגישה היא כלי להשגת מטרה, היא לא מטרה בפני עצמה. אז לפני שרצים להוציא זימון, מומלץ לחשוב מהי הבעיה אותה אנו מנסים לפתור? האם אנחנו חייבים לזמן את כל האנשים? האם אפשר לפתור את הבעיה בשיחת טלפון קצרה או מייל? במידה והגעתם למסקנה שפגישה היא הכלי המתאים ביותר להשגת המטרה, קדימה לשלב התכנון.

3. תכנון להשגת מטרות:

מטרת הפגישה - זה המצפן של הדיון. מומלץ לנסח מטרה כפעולה לדוגמא: "קבלת החלטה לגבי שעות עבודה בחודש הקרוב", מציאת 3 חלופות לפתרון בעית הפריון במחלקה". ע"י ניסוח מסוג זה, ברור לכולם מה התוצר שצריך לצאת מהפגישה ונותן לגיטימציה למנהל הדיון להפסיק בנימוס דיונים שסוטים למקומות אחרים. מספיק להשלים את המשפט הבא וכבר המטרה תתנסח בקלות: "בסוף הפגישה אנחנו נצא עם..." 

פגישה וידאו עבודה מהבית צילום: שאטרסטוק

סדר הדברים (אג'נדה) ומוזמנים -

חלק מהתכנון צריך לקחת בחשבון מה התועלת של כל אחד מהמוזמנים. חשוב לזכור שככל שכמות המשתתפים עולה כך אפקטיביות הפגישה יורדת. לכן חשבו היטב מה צריך מכל אחד מהמשתתפים ובגוף הזימון רשמו מהו הקלט הנדרש מכל אחד. במידה וצריך מעט מידע ממשתתף מסוים, כדאי לציין זאת, לתת לו לדבר ראשון ולשחרר אותו לדרכו.

תזמון ומשך הפגישה -

אג'נדה מוצלחת בנויה גם מהקצבת משך זמן לכל נושא. במהלך התכנון חשבו ורשמו כמה זמן צריך להקצות לכל נושא ומשם גזרו את משך הזמן הרצוי לפגישה. טעות שכיחה היא להקצות שעה לפגישה ולמרוח נושא על כל הזמן הפנוי. בקיצון השני, לא להספיק חלק מהנושאים לדיון ולקבוע פגישת המשך.

4. ניהול ישיבה מרחוק - תנו זמן לסמולטוק

כאשר נפגשים פיזית, עד שמחכים לכולם, מתחילות שיחות חולין. החלק הזה, כאשר מנוהל נכון ולא דוחה את תחילת

הדיון, הוא חשוב, מרענן ומגבש.

גם כשנפגשים באופן וירטואלי, תנו מספר דקות לשיחת החולין, שאלו לשלום המשתתפים, בקשו שישתפו מחוויות

היום. החלק הזה חיוני לשבירת הקרח והעלאת המורל. שמרו על גבולות הזמן והתחילו את הדיון.

5. פתיחה, סבב הצגה והגדרת המטרה

השלב הזה קריטי. אתם בתור מנהלי הפגישה אחראים להשגת המטרה, חזרו עליה בתחילת הדיון מיד בהתחלה. במידה ואתם עובדים עם כלי שיתוף אונליין, רשמו את המטרה שם, שיהיה גלוי לכולם לאורך כל הדיון.

הציגו את כל המשתתפים, שירימו יד ויגידו שלום. במידה ומתקיימת פגישה בה ישנם אנשים שטרם נפגשו, תאמו להם שיחת אחד על אחד טרם המפגש, שיכירו ויתחיל נטוורקינג פרודקטיבי.

מומלץ להכין את האנשים טרום הפגישה ולבקש להימנע מהשתתפות ללא מצלמה פתוחה. בישיבות פרונטליות שפת הגוף משמשת חלק ניכר מאיכות השיחה, חשוב שנראה את הקשב ושפת הגוף של המשתתפים גם דרך המסכים.

6. תנו לאנשים משימות

נורא קל לצלול ולאבד ריכוז או עניין בפגישות, במיוחד בפגישות אונליין כשהסחות הדעת נמצאות בכל פינה. עם תחילת הדיון הקצו לאנשים שונים תפקידים, עוד יותר טוב להקצות את התפקידים מראש בגוף הזימון. משתתף אחד רושם הערות, משתתף אחר אחראי על תזמון הנושאים, משתתף נוסף מנהל את הדיון.

7. פנו לאנשים בשמותיהם ושאלו שאלות

כמה שיותר ובתדירות גבוהה. חשוב מאוד לשמור על רמת הקשב. שאלו שאלות כמו "יעל, מה דעתך על הנושא שיוני העלה?", "יואב, איך היית ניגש לבעיה". זכרו, אנשים משקיעים מהזמן שלהם, ההשתתפות שלהם חשובה.

8. ניהול וחלוקת משימות

במהלך הדיון עולות משימות לביצוע בהמשך. זכרו שהמטרה שלשמה התקיימה הפגישה מושגת לאחר שהמשימות מבצעות. עבדו עם כלי אונליין לניהול משימות, המשתתף שאחראי לרשום הערות יכול למלא את הנתונים תוך כדי הפגישה. גם כאן, הרשת מלאה בכלים חינמיים דוגמת Trello, Planner, Monday. אפילו גיליון גוגל משותף יכול להיות פתרון טוב למעקב אחר ביצוע משימות.

פגישות וישיבות בוידאו צילום: Jolt

דגשים לחלוקת משימות וצמצום אי הבנות -

רק מי שנוכח בדיון מקבל אחריות על משימה. אל תטילו משימות על מי שלא נמצא או שותף בפגישה. אפשר לבקש מאחד המשתתפים שידאג לכך שעובד אחר יבצע משהו, אבל האחריות היא על המשתתף, חשוב לזכור את זה.

ניהול משימות אפקטיבי -

שאלו מספר שאלות: מי מבצע את המשימה? מי אחראי לכך שהמשימה תתבצע (לא תמיד זה אותו עובד)? האם אנחנו צריכים עזרה או סיוע ממישהו נוסף? האם יש לך את כל המשאבים לסיום המשימה? מתי נראה לך שהמשימה תסתיים? האם יש מישהו שצריך לדעת או להיות מעודכן בנושא. 

לסיכום:

האתגר המשמעותי בניהול פגישות מרחוק הוא היכולת לשמור על אנשים פעילים ומעורבים. ישיבות ופגישות מרחוק אינן שונות בהרבה מישיבות פיזיות, לעתים הן אפילו יותר פרודקטיביות ויותר ממוקדות. תכננו נכון, הזמינו רק את האנשים המתאימים, דאגו שכולם פעילים ותורמים לדיון וצאו לדרך עם משימות ברורות

ומוגדרות.