צריכים להעביר מצגת? תלמדו ממנכ"ל מיקרוסופט ותיפטרו מהפאואר פוינט

כמעט כל אחד מכיר, מניסיון אישי כמציג או כמשתתף במצגת של מישהו אחר, את הסיטואציה המפחידה הזו שהמצגת לא עולה, המחשב לא מתחבר למקרן, או כל תקלה אחרת שגורמת לנו לחשוב – איך לעזאזל מעבירים עכשיו את המסרים, אם לא יימצא פתרון טכני.

תכנת פאוור פוינט של מיקרוסופט הפכה כמעט לשם נרדף למצגות (חלק בוחרים בתוכנות אחרות, כמו Prezi, אבל המטרה זהה) – עובדה שלא הפריעה למנכ"ל החברה, סאטיה נאדלה, לכתוב בספרו "Hit Refresh": "אנשי מיקרוסופט ידועים כאנשים שנעזרים באינספור שקופיות פאוור פוינט תוך כדי דיבור, אבל אני לא כל כך אוהב להסתמך על שקופיות או על רשימות. לכן הייתי חופשי לתעל את המחשבות והתחושות שלי ולתת לדברים לזרום".

גם מנכ"ל אמזון, ג'ף בזוס, לא אוהב את ההרגל הזה והחליט לאסור על השימוש במצגות פאוור פוינט. בנוהל שהנהיג בחברה, נדרשים המנהלים לכתוב תזכירים בני שישה עמודים שאותם קוראים (בדממה) כל המשתתפים בתחילת המפגש, ואחר-כך מקיימים עליהם דיון. לדעת חסידי השיטה, זה מגביר את הסיכויים לקיים דיון פורה יותר, תוך התמקדות בשאלות שעולות מהמסמך, ולא לבזבז זמן מיותר על הבנת שקפים במצגת.

ג'ף בזוס, מנכ"ל אמזון, נפטר מהשקפים בישיבות ההנהלה צילום: איי אף פי

אז איך מציגים בישיבת הנהלה או בכל פורום ארגוני אחר בלי פאוור פוינט?

מתחילים בכתיבת המסרים: ההרגל לעבוד עם פאוור פוינט גורם לכך שיש כאלה שמשימת המצגת מתחילה אצלם בפתיחת קובץ פאוור פוינט במחשב, וכבר בשלב הזה הם מתחילים "לחשוב בשקפים". כדי לשנות גישה, תתחילו מחשיבה וכתיבה של המסרים שאתם רוצים להעביר. אפשר לכתוב אותם בקובץ טקסט במחשב או במחברת, אבל אל תתחילו בפאוור פוינט.

ממקדים מסרים: אחת הסכנות של שימוש בפאוור פוינט היא ריבוי מסרים. אנחנו מייצרים עוד ועוד שקפים, כשבכל אחד מהם מסר חדש, והמשתתפים הולכים לאיבוד. כאשר מוותרים על פאוור פוינט קל יותר להתמקד במסר מרכזי אחד ולבנות הכל סביבו.

פחות טיעונים, יותר סיפורים: אחת הבעיות השכיחות במצגות פאוור פוינט היא ריבוי מסרים מופשטים ושימוש בז'רגון מקצועי. כלומר, מציגים הרבה טיעונים ונתונים ומעט סיפורים ודוגמאות שממחישים את הטיעונים. היחס צריך להיות הפוך. אל תציגו טיעון אם אין לכם סיפור שממחיש אותו. המשתתפים יזכרו ויפנימו את המסרים רק דרך הסיפורים, ועדיף שלושה סיפורים ודוגמאות על כל טיעון מאשר יחס הפוך.

סיפורים עוזרים למציג לזכור: יתרון נוסף של שימוש בסיפורים הוא למציג עצמו – הם מסייעים לו לזכור את המסרים שהוא מבקש להעביר. קל יותר לזכור סיפור אישי שמדגים, למשל, חשיבות של תהליך טרנספורמציה דיגיטלית בארגון מאשר לזכור שצריכים לדבר על הנושא הזה.

סיפורים אישיים עם הפתעה ורגש: הסיפורים שתומכים במסרים צריכים להיות אישיים. רצוי משהו שקרה לכם, אבל אפשר לספר גם סיפור ששמעתם מאחרים. חשוב שיהיו בסיפור עוד שני מרכיבים: אלמנט מפתיע כלשהו, משהו שהקהל לא מצפה לו, ורגש. הדרך הטובה להעביר רגשות היא להשתמש במילים שמביעות רגשות, כמו שמח, מופתע, נבוך, מתוסכל וכד'.

שימוש בהמחשות פשוטות: לעיתים, המחשה פשוטה על הלוח מסבירה את הטיעון שלכם הרבה יותר טוב מאשר שקפים מורכבים בפאוור פוינט. היועץ והמרצה הידוע סיימון סינק הופיע לפני מספר שנים בכנס במלון בדנוור וסיפר לקהל על חוויית השירות הנהדרת שהיתה לו עם הבריסטה במלון, שבמהלכה סיפר לו הבריסטה כמה רע לו לעבוד במלון אחר, בגלל היחס של הבוס, בהשוואה למלון שבו התקיים הכנס. בסיום הסיפור פנה סינק לפליפ צ'ארט מאחוריו וצייר עיגול. בתוכו הוא כתב "ביטחון" ומחוץ לעיגול כתב "פחד", ואז פנה לקהל ושאל: "מהי הסביבה שהמנהלים שלכם מייצרים בארגון? אם העובדים שלכם מרגישים בטוחים, יש סיכוי גדול שהארגון שלכם מעניק שירות נהדר. ואם העובדים חשים פחד, יש סיכוי גדול שאיכות השירות של הארגון שלכם היא מתחת לרמה המקובלת וקרוב לוודאי שהלקוחות שלכם הולכים למקומות אחרים". סיפור על בריסטה וציור של עיגול – כל מה שצריך שיזכרו את הטיעון.

אודי נחשון צילום: תמר מצפי

זהירות מבדיחות: חוש הומור זה נחמד, אבל בין אם אתם נעזרים בפאוור פוינט או לא, ספרו בדיחות רק אם הן קשורות לנושא המפגש, וכמובן מומלץ להימנע מבדיחות פוליטיות או ממוקשים חברתיים ותרבותיים שעלולים להתפרש בצורה לא נכונה.

לסיכום, לא חייבים לוותר לחלוטין פאוור פוינט, לעיתים זה כלי עזר מצוין להעברת מסרים. רק תזכרו שזה כלי עזר, ומי שצריך להעביר את המסרים הוא המציג ולא המצגת.

הכותב הוא מאמן ויועץ סטוריטלינג והעברת מסרים, שותף של החברה הבינלאומית Anecdote