להרים טלפון, לשלוח ווטסאפ או להיפגש - איך כדאי ליצור קשר בשיחת עבודה

הודות לטכנולוגיה, עומדים לרשותנו מגוון אפשרויות תקשורת במשרד ומחוצה לו. אבל כאן טמון האתגר. אם שולחים למישהו אימייל במקום להתקשר למשל, עלולים לבזבז זמן בהמתנה לתשובה, והנמען גם עלול לא לפרש נכון את הטון או הכוונה. אתם עלולים למשל לשלוח למנהלת שלכם הודעת טקסט במקום אימייל, ולהסתכן בכך שהיא תחשוב שאתם לא מקצועיים. באתר Fast Company פירטו מספר ערוצי תקשורת מקובלים, והדרכים להשתמש בהם נכון במקום העבודה. חלקם אמנם אינטואיטיביים במידה מסוימת, אבל לאור השינוי המתמיד בנורמות במקום העבודה, ריענון קטן לא יזיק.

1. פנים מול פנים

שיחה עם מישהו פנים מול פנים היא עדיין האפשרות הטובה ביותר. "כל שיטת תקשורת אחרת היא לא יותר מסימולציה של תקשורת בין אישית", כך אומר ג'ון רובינסון, נשיא Lunar חברת שירותים ותוכנה שמתמקדת במכירות ושיווק. בכל כשניתן, נסו לתקשר בצורה כזאת עם מנהליכם.

ישיבות עבודה מרובות משתתפים הן דבר נהדר, אבל כיוון שהן אינן פרטיות, הן לא בהכרח זמן טוב לגשת למנהלת שלכם, או למישהו אחר, בנושא חשוב. במקום זאת נסו פגישה אחד על אחת, שיחה מהירה בפינת הקפה, או במהלך ההליכה לחניון (בהנחה שבן השיח אינו ממהר במיוחד). או שתופיעו במשרד של הבוס ותשאלו "יש לך דקה?" היופי בתקשורת המהירה הזאת הוא שהיא מאפשרת קבלת תשובה שתניע אתכם או את הפרויקט שלכם קדימה. אבל למפגשים כאלה כדאי לבוא מוכנים. דעו בדיוק מה אתם רוצים להעביר ולהשיג. יהיו לכם אולי 30 שניות, אז דייקו.

תקשורת באמצעות הודעות טקסט הפכה מקובלת יותר במקומות עבודה רבים, עדיין, יש מקרים בהם עדיפה שיחה פנים מול פנים צילום: שאטרסטוק

2. אימייל

שליחת אימיילים היא דבר סטנדרטי, אבל גם כאן, כדאי לכם לשפר את כישוריכם. היופי באימייל הוא שהוא מאפשר לכם להעביר באופן מקיף את רעיונותיכם, להעלות הצעה, להודות למישהו על תרומתו, להזמין ולעניין לקוחות פוטנציאליים. האתגר באימייל הוא שעליכם להבנות לנמען באופן בהיר ומשכנע את עמדתכם, או שהוא לא יטרח להתעכב עליה. ניתן גם להפוך את המיילים שלכם לחמים וידידותיים יותר. למשל, השתמשו בשפה יום יומית. אל תכתבו "על מנת ש", כשאתם יכולים פשוט לכתוב "כדי ש"; אל תכתבו "עם זאת", כשאתם יכולים לכתוב "אבל" - קצרו את המשפטים וכתבו כמו שאתם מדברים.

3. הודעות טקסט

הודעות טקסט, ובהן גם וואטסאפ או צ'אט אחר, הופכות ליותר ויותר מקובלות במקום העבודה, אך הן דורשות טיפול רגיש במיוחד. במקרה הטוב, זוהי דרך ידידותית וקלה לתקשר, בין אם אתם רוצים להחמיא לעמית על משהו, או לומר לבוסית שלכם שאתם מאחרים לפגישה. אלו הן הודעות תכליתיות שגורמות לכם להיראות אחראיים, וזוהי הסיבה שהודעות טקסט הופכות למקובלות יותר במגוון מצבים עסקיים. חברתו של רובינסון פרסמה לאחרונה מחקר שמראה שניתן לפנות ללקוחות באופן יעיל בעזרת הודעות טקסט. 69% מהמשיבים, שנשאלו "האם בסדר מבחינתכם שאיש מכירות שאתם עומדים איתו בקשר ישלח לכם הודעת טקסט?" ענו "כן." כשנשאלו "מהו ערוץ התקשורת המועדף עליכם כדי לענות?" 53% אמרו הודעות טקסט, ו-41% אמרו אימייל. ברור שצרכנים מעדיפים הודעות טקסט מאנשי מכירות ועסקים בכלל. במחקר שערכה חברתו, רובינסון אומר שלקוחות פוטנציאליים שמקבלים הודעות טקסט סבירים פי שתיים להפוך ללקוחות של החברה הפונה אליהם.

אבל יש להודעות טקסט גם חסרונות. במאמר מהזמן האחרון שפורסם בוול סטריט ג'ורנל, הכתב טה-פינג צ'ן גולל את הסיפור הטראגי של עובד שהתכוון לכתוב "I luv U" לאשתו, אבל כיתב בטעות את מנהלו. לימדו מהטעות שלו: בידקו פעמיים למי אתם שולחים את ההודעה, ווודאו שאין בה טעויות, שעלולות להציג אתכם באור שלילי.

4. טלפון ותא קולי

שיחות טלפון יכולות להיות אפקטיביות במצבים מסוימים. אם יש לכם מערכת יחסים קרובה, אתם יכולים להתקשר לנייד של אותו אדם, ואולי הוא יענה. אבל אם אינכם קרובים אליו, אל תתקשרו למספרו האישי. למשל, אם אתם מתראיינים למשרה, לא סביר שתעזרו לעצמכם אם תתקשרו לטלפון האישי של המנכ"ל. בנוסף, טלפון עבודה של החברה צריך להיות המפלט האחרון שלכם. רוב הסיכויים הם שאיש לא יענה (כי מי עונה לטלפונים במקום העבודה??), והשארת הודעה קולית היא בלתי יעילה באותה מידה. כמה אנשים באמת יעברו על כל ההודעות שלהם וגם יענו? אם אתם באמת רוצים ליצור קשר עם מישהו, נסו משהו אחר.