"בואו נעשה על זה ישיבה" - ההרגלים בעבודה שכדאי לזנוח

עם כל שנה שחולפת, עולם העבודה הולך ומשתכלל ואיתו גם הדרישה של ארגונים ומנהלים להתנהלות יעילה ואפקטיבית. אך לצד השכלול וההתקדמות, הרגלים ישנים ולא אפקטיביים עדיין נשארים חלק מהתרבות הארגונית ומקשים על ההתקדמות. הנה ארבעה הרגלים ישנים שעל מנהלים, עובדים ומקומות עבודה להשאיר מאחור:

מגיבים לאט למיילים בעבודה? זו גם חוצפה וגם סימן להתנהלות לא אפקטיבית

לכל אחד מאיתנו כמעט 200 מיילים שלא קראנו בכל רגע נתון, אך יש יותר ויותר עדויות והוכחות שמי שמעוניין להיות טוב בעבודה, על תיבת הדואר הנכנס שלו להיות

גדעון זילר

ריקה. חוקרים שבחנו מאגר מידע ענק של הרגלים דיגיטליים של צוותי עבודה במיקרוסופט מצאו שאחד הסימנים הבולטים ביותר למנהל לא אפקטיבי זה אם הוא מגיב למיילים לאט. מענה בפרק זמן סביר משדר לסביבה יכולת ארגון וחריצות ולכך יש משמעות במבחן הפרודוקטיביות בעבודה. תיבת מייל נקייה וריקה, נחשבת לפי הניתוח ככזו שמאפשרת למנהלים להתקדם יותר מהר וטוב במשימות שלהם. תיבה מלאה מוסיפה תחושה ש"יש דברים שיושבים לי על הראש" ופוגעת בביצועי העובד רק בגלל התעוקה הזו.

"בואו נעשה על זה ישיבה"

ישיבות עבודה הפכו לאחד מגזלני הזמן המשמעותיים ביותר. שליש מהזמן שאנו מקדישים לישיבות עבודה אינו אפקטיבי אך המנהלים מדרגים בעקביות את הישיבות שהם מובילים בציונים מאוד גבוהים.

והעובדים? 90% מהם מדווחים שהם חולמים בהקיץ בזמן הישיבה ו- 73% מודים שהם מבצעים משימות אחרות בזמן זה.

איך אפשר להסביר עמדות כל כך שונות של אנשים שהיו באותו חדר ובאותו אירוע?

מתברר שהמודעות העצמית של המנהלים לגבי איכות הישיבות שלהם אינה גבוהה. בעוד ש- 79% מהמנהלים מדרגים את הפגישות של עצמם כמוצלחות או מוצלחות מאוד, רק 56% חשים אותו דבר לגבי פגישות שהובלו על ידי מנהלים עמיתים. אם סיימת הרגע ישיבה שניהלת ויצאת בתחושה מצוינת, הדבר הראשון לבחינה זה לברר האם במקרה דיברת חלק ניכר מהזמן... מנהלים שמדברים חלק ניכר מהישיבה הם גם אלו שמשוכנעים שהיא פרודוקטיבית תוך כדי שהם מקטינים את הסיכוי לכך בזה שהם לא מאפשרים "זמן אוויר" לשאר המשתתפים.

פגישת עבודה, ברוב המקרים זה ביזבוז זמן צילום: שאטרסטוק

"הכנתי על זה מצגת לקראת הישיבה"

מייסד ומנכ"ל אמזון ג'ף בזוס הכריז על "חרם מצגות" בישיבות ההנהלה של הארגון. במקום לקרוא משפטים בתבליטים ("בולטים") בשקפי מצגת, כל הנוכחים בישיבה מקבלים 30 דקות לקרוא 6 עמודי טקסט מלא. לאחר שכולם עיינו בטקסט מתחיל הדיון. מנהלים חדשים בארגון נכנסים להלם תרבותי מצורה כזו של העברת ישיבה אך נראה שהסיכוי לישיבה מוצלחת גדול יותר. הטקסט כתוב בצורה סיפורית ועשירה, כולל אנקדוטות שממשיכות להעסיק את המשתתפים גם בדיון המסכם, שהופך לחי יותר ואיכותי יותר.

גם אם לא הולכים על המסלול המדויק הזה, הגיע הזמן להיפרד משיטת המצגות בישיבות העבודה, אוסף של שקפים צפופים שרק מגבירים את העומס הקוגניטיבי על המשתתפים. מצגות צריכות להיות דלילות מאוד ולא לחפוף את מה שהמציג אומר ממילא, לצד זה כדאי לשלוח חומרים מקדימים או לחלק למשתתפים תקציר לעיון, אחרת, נעביר מצגת משמימה בזמן ששאר המשתתפים יהיו בווטסאפ.

"ביקשתי מהמעסיק לצאת לקורס כדי להתמקצע"

נגמרו הימים בהם למידה היא משהו שצריך להירשם אליו או לבקש שישלחו אותנו לקורס. נגמרו גם הימים שבהם אנחנו יכולים להרשות לעצמנו להחליט שאנחנו לא צריכים ללמוד יותר את המקצוע שלנו.

הזדמנויות למידה קצרות ונגישות נמצאות בכל מקום מסביבנו, ועכשיו כבר צריך ללמוד כדי לשרוד. למידה מתמדת כדרך חיים, מועילה מאוד גם לעובד וגם לארגון. למידה בעבודה גורמת לנו להרגיש טוב יותר, היא דוחפת אותנו קדימה, מעצימה אותנו, גורמת לנו להיות מעורבים יותר במה שאנחנו עושים ולהצליח. 7% מהעובדים בארגונים לומדים יותר מ- 5 שעות בשבוע וזה עושה להם ולארגון שלהם רק טוב.

 הלומדים הללו פרודוקטיביים יותר, מצליחים יותר, מעורבים ואפילו שמחים יותר בעבודה שלהם לעומת העמיתים שלהם. הסיכוי שייקחו אחריות חדשה בעבודה גבוה ב- 23%, דיווחיהם על תחושות משמעות בעבודה משמעותית גבוהים יותר (48%). הם מדווחים על שמחה גבוהה יותר בעבודה (21% יותר מעמיתיהם) והם אפילו לחוצים הרבה פחות. מחקרים ארגוניים מראים שארגון שמשקיע בלמידה ארגונית ופיתוח מקצועי מזנק ב- 218% הכנסות, משפר רווחיות ב- 24%, נהנה מ- 10% שיפור בפרודוקטיביות של העובד ואולי הכי חשוב, מקפיץ את הדיווחים של העובדים על המחוברות שלהם לארגון ב- 202%.

הכותב הוא יו"ר מתודיקה, המתמחה בייעוץ לחברות וארגונים בתחומי הלמידה הארגונית