כמה עולה לכם ה'רעש' בארגון
עד 15% מזמן העבודה הולכים לאיבוד בשל 'רעש ארגוני' - כל אותן אלפי הפרעות ביום של הודעות וואטסאפ, מיילים חסרי ערך עסקי אמיתי ועומס של פגישות שמרביתן אינן יעילות
13:1115.01.19
דמיינו לכם שהחל ממחר בבוקר, משרד התחבורה מבטל את כל חוקי התנועה. כל אחד נוסע באיזה צד של הכביש שהוא רוצה, לא עוצרים יותר ברמזורים ואין משמעות לשום תמרור. ועכשיו תחשבו: כמה זמן ייקח לכם להגיע לעבודה או בחזרה? נכון להיום, זה בדיוק המצב שלנו בארגונים. היקף התקשורת הארגונית עלה בצורה קולוסאלית, בעוד שהארגונים לרוב אינם קובעים שום כללי התנהגות ברורים – וככה כולם נמצאים בפקק אחד גדול.
מפגישה לפגישה, אינספור הודעות וואטסאפ ומיילים - בסוף נשאר מעט מאוד זמן לחשיבה יצירתית צילום: שאטרסטוק
קראו עוד בכלכליסט:
- ממש לא בזבוז זמן: מנכ"לים מספרים על הפגישות שעשו להם את 2018
- עידן #MeToo: הגברים בוול סטריט מבטלים פגישות אישיות עם נשים
- רוצים פגישות עבודה יעילות? ג'ף בזוס ממליץ לכם לשתוק
כיום לא נדיר לשמוע בארגונים – הן מעובדים והן ממנהלים בכירים – משפטים בסגנון: "לא הספקתי לעשות את העבודה שלי היום. כל הזמן הייתי בפגישות, שבחלקן אפילו לא תרמתי יותר מדי"; "אני לא מצליחה להתרכז במשרד; אצטרך לעבוד על זה בערב או בסוף השבוע"; "יש לי אלפי מיילים שלא נקראו אז התייאשתי, אני אפילו לא מנסה. אם מישהו צריך ממני משהו, הוא כבר יעדכן אותי בדרך אחרת".
מפגישה לפגישה, אינספור הודעות וואטסאפ ומיילים - בסוף נשאר מעט מאוד זמן לחשיבה יצירתית צילום: שאטרסטוק
כל הזמן המבוזבז הזה נושא עימו תג מחיר כבד: מחקר של חברת הייעוץ Bain, שניתח יומנים של מנהלי דרג ביניים, הראה כי אחרי שמפחיתים את הזמן שנוצל לפגישות מרובות משתתפים (מעל ארבעה משתתפים), את הזמן שנוצל לבדיקת מיילים ותגובות להודעות וכן את כל אותם זמנים קצרים מ-20 דקות (שבמהלכם קשה להתחיל או לסיים משימה) – זה מותיר אותנו עם לא יותר משש וחצי שעות שבועיות של עבודה אישית, זמן לחשיבה חדשנית ויצירתיות.
עד היום התפיסה לטיפול בבעיית הרעש הארגוני הייתה סדנאות לניהול זמן. הרעיון שבבסיס הסדנאות היה שאם כל עובד יידע איך לנהל את הזמן שלו בצורה טובה יותר – כל הארגון יהיה יותר פרודוקטיבי. אלא שמבחן המציאות הוכיח אחרת. מבחן המציאות הוכיח, למשל, שאם עובדת משריינת לעצמה ביומן "שעת חשיבה" – עובדים אחרים מתעלמים מכך ומתאמים פגישות באותו הזמן; מבחן המציאות הוכיח שגם אם עובד מנסה בכל מאודו להתרכז, בלתי אפשרי לעשות זאת כשבכל דקה נשמע צפצוף מאחת מקבוצות הווסטסאפ המשרדיות (למרות שאותו עובד ניסה לצאת מאותן קבוצות מעל ל-30 פעם, והוחזר אליהן שוב ושוב – מקרה אמיתי!); מבחן המציאות הוכיח שלמרות שיש לכם דלת למשרד – הדלת הזו היא למעשה "שקופה", כי כולם מרגישים בנוח להיכנס פעם אחר פעם "רק כדי לשאול שאלה". במילים אחרות – זה לא משנה כמה ננהל לעצמנו את הזמן: כל עוד נעשה את זה ברמה האישית בלבד, ולא נטפל בנושא ברמה הארגונית – לא נצליח לבצע את המוטל עלינו.
אז מה עושים?
האמונה הרווחת היא שאין שום דבר שניתן לעשות ברמה הארגונית – אבל זה לא מדויק.
קחו לדוגמה את ג'ף בזוס, מנכ"ל אמזון. בזוס הנחיל באמזון את הנוהל שפגישות חשיבה מתחילות בשתיקה. יוזם הפגישה ממלא תבנית קבועה מראש, שבה הוא מפרט ומסביר את הנושא שעליו הוא מעוניין בפידבק. כל מי שמגיע לפגישה יושב, קורא את הדברים ורושם לעצמו הערות. רק לאחר מכן מתחיל דיון, המתמקד בנושאים הלא-ברורים או באלו שנדרש עליהם משוב. באופן זה הפגישות לא רק מתקצרות, אלא גם מתמקדות רק בחלקים שהם בעלי משמעות אמיתית לעבודת הארגון.
כשאלן מולאלי (Alan Mulally) – המנכ"ל שהחזיר את חברת פורד לרווחיות – מונה לתפקיד, הוא נוכח בכך שהמנהלים שלו רצים מפגישה לפגישה, ואינם מספיקים להקדיש זמן לחשיבה פורצת דרך. לפיכך החליט מולאלי להפוך את הפגישות למשאב ארגוני מוגבל: הוא הגדיר כמות קבועה של פגישות מרובות משתתפים שכל מנהל רשאי לקיים. כך הזמן המוקדש לכל פגישה נבחן היטב, וכמות הפגישות הקבועות מצטמצמת.
ג'ף ג'נט (Jeff Gennette), מנכ"ל חברת מייסי'ס, הטמיע בשנה שעברה בארגון מערכת שמספקת פידבק אישי וארגוני בנוגע לאופן שבו הזמן של כל עובד מנוצל. המידע הזה איפשר לארגון ליצור שיח אמיתי בנוגע לאמצעי התקשורת המתאימים לו. התוצאות היו מפתיעות: ירידה של 50% ברעש הארגוני . ארבע שעות שהתפנו בשבוע, הופנו לטובת עבודה אישית. רווח נוסף היה שהארגון הצליח להפחית את כמות העזיבות הנובעות מתחושת עומס-יתר בעבודה, שכן המערכת מתריעה מבעוד מועד על עובדים המשקיעים בארגון שעות עבודה חריגות.
כל המנכ"לים האלה הבינו דבר אחד משמעותי, והוא שבמקומות שבהם יש רעש ארגוני – חובה לקבוע כללים ברורים. המידע על הרעש ארגוני כבר קיים: כל שצריך לעשות זה להסתכל עליו, להבין אותו, וליצור בארגון כללי משחק שיאפשרו לכולם לתקשר – אבל גם לשמור על זמן שקט לריכוז וליצירתיות. לא סתם המנכ"לים בחברות הגדולות בעולם מטפלים בבעיית הרעש הארגוני שלהם: הם יודעים ששם מונח כסף גדול.
הכותב הוא יועץ ארגוני. מרצה בנושא המימד האנושי של הטכנולוגיות הארגוניות.
