איך מנהלים חברה כשאף עובד לא מגיע למשרד

מה עדיף למעסיק - שכל העובדים יגיעו למשרד או שיעבדו מהבית? הוויכוח סביב עבודה מהבית מגיע לכותרות בכל פעם שחברה גלובלית משנה את המדיניות שלה בנושא. כך היה עם יאהו ועם IBM כאשר אלו החליטו ל'החזיר את העובדים למשרד'.

בשלוש השנים האחרונות חלה בישראל עליה של 45% במספר העובדים שמבקשים לעבוד מהבית, כך לפי נתונים של Alljobs. הגמישות שמאפשרת עבודה מרחוק הופכת אותה לפי שורה של מחקרים לאחת משלוש ההטבות האטרקטיביות ביותר שיכול מעסיק להציע לעובדיו. תעשיית ההייטק והדיגיטל באופן טבעי הן מובילות המגמה מכיוון שמבחינה טכנית העבודה יכולה להתבצע מכל מחשב עם חיבור לאינטרנט. ישנן יותר ויותר חברות הייטק, לאו דווקא הגדולות - גם חברת סטארט-אפ שמאפשרות לעובדים לעבוד יום אחד מהבית. "זה אחד הכלים על מנת לגייס 'כוכבים' ולשמר עובדים", אומת פול צוקר, מנכ"לית קבוצת 'נישה' השמה להייטק.

עובדים מהבית - "אופי מיוחד של אנשים שבאים לעבודה כי אין 'פסקי זמן' של עבודה במשרד צילום: שאטרסטוק

בעוד שהמודל המקובל היום הוא 'המודל המשולב' בו חברות מאפשרות לעובדים לעבוד חלק מהזמן במשרד וחלק מהזמן מהבית, כך לדברי עינב בוימפלד, מנהל התוכן והמחקר ב-Alljobs -  ישנה חברת הייטק ישראלית שבה כל העובדים מבצעים את עבודתם מהבית - כל הזמן. אף אחד מ-140 העובדים בחברת ScheduleOnce לא מגיע למשרד. למעשה, אין לה בכלל משרדים. לא בישראל עבור 30 העובדים המקומיים ולא באף אחת משש המדינות בהן היא מעסיקה עובדים.

עבודה מהבית כאידיאולוגיה

רמי גורלי, מנכ"ל ScheduleOnce

נכון להיום המצב בישראל הוא שלכחמישית מהשכירים יש אפשרות כלשהי לעבוד מהבית וכאשר מדובר על שוק ההייטק למחצית מהעובדים יש אפשרות כזאת, כך לפי סקר שכירים בנושא גמישות תעסוקתית שנערך על ידי המכון הישראלי לדמוקרטיה. עם זאת, מודל העסקה של עובדים מהבית בלבד אינו נפוץ בארץ - גם לא בהייטק.

היתרונות עבור מעסיקים בהעסקה מרחוק כוללים אפשרות העסקה של מגוון רחב יותר של עובדים פוטנציאליים שכן אין מגבלות גיאוגרפיות או אחרות, פרודוקטיביות רבה יותר של העובדים וחיסכון בעלויות שכן אין משרדים פיסיים. עובדים מצידם לרוב מעוניינים באפשרות של עבודה מרחוק מכיוון שזה מאפשר גמישות בשעות העבודה, חוסך את הנסיעה בפקקים למשרד ונותן תחושה של אוטונומיה רבה יותר.

הייתרון המרכזי עבור מעסיק, מסביר גורלי, הוא הגמישות. "לגבי החיסכון בעלויות, ברגע שהתחלנו להכניס כסף לא הייתה לנו בעיה לעבור למשרד, אולי העסקה מרחוק הייתה חוסכת עלויות אבל הכסף פה הוא לא הפקטור המרכזי. יש לנו שאיפה להיות חברה גדולה, להגיע כמה שיותר רחוק ולבנות כוח עבודה גלובלי שדובר אנגלית ויכול לתת מענה לכל הצרכים של החברה. הדרך לעשות את זה בצורה גלובלית ואפקטיבית היא רק מהבית. היום אנחנו לא רואים איך מבחינתנו אפשר, אסטרטגית, לא לעשות את זה מהבית. משרדים זה נורא מגביל כי צריך להעסיק אנשים שגרים באיזור של המשרד. העסקה מרחוק מאפשרת המון גמישות כי אני יכול למצוא את האנשים שהכי מתאימים לתפקיד בלי להתמקד באיזור מסויים", הוא אומר.

כהחלטה אסטרטגית, מרבית העובדים שנבחרים לעבוד בחברה הם כאלה שגרים בפריפריה. בארה"ב בגלל העלויות הם יעדיפו להעסיק עובדים שמתגוררים במקומות המרוחקים והזולים יותר ולא מישהו שגר בקליפורניה. בישראל גם כן , אומר גורלי, שמנהל את החברה מביתו שבגליל, הם מעדיפים להעסיק אנשים מהפריפריה. מצד אחד זה מאפשר לאנשים שלא מתגוררים בסמוך למרכזי ההייטק להשתלב בתעשייה ומצד שני זה מתאים לסוג האנשים שלדעתו מתאימים לחברה. "הפרסונה המושלמת לעבודה מהבית זה אנשים שלא גרים במרכז אלא בפריפריה. מקום המגורים מעיד גם על האופי. אדם שהוא יותר אינדיבידואליסט, יותר מופנם. יש אנשים שאומרים שאם הם עובדים מהבית אז הם רוצים ללכת לעבוד מבית קפה כדי לפגוש אנשים. אנחנו לא נותנים לעבוד מבתי קפה גם מבחינת ביטחון המידע וגם מבחינת הדנ"א של החברה. אנחנו רוצים אנשים שיכולים לעבוד בצורה עצמאית מהבית. זה לא מתאים לכל אחד. זה מתאים לאנשים יותר ביצועיסטים, מאוד שאפתניים בקריירה שלהם, כאלה שרוצים להתקדם ולעבוד בצורה אינטנסיבית כי אין להם את ההפרעות של המשרד, ויותר מופנמים".

פעמיים בשנה מטיסים את כל עובדי החברה לטיול של שלושה ימים

לעבודה מהבית יש גם אתגרים מבחינת העובדים, לצד מחקרים שמצאו כי עובדים מהבית הם יעילים יותר, יש גם מחקרים שמראים כי קשה להם יותר להתנתק מהעבודה וכי הם מצויים בסטרס רב יותר מעובדים במשרד. "יש אנשים שמקשרים את העבודה מהבית עם זה שהם יכולים לקחת את זה פחות ברצינות ויש כאלה שאחרי כמה זמן רואים שזה קשה להם. הרבה יותר אינטנסיבי לעבוד מהבית. במשרד יש הרבה הפרעות ודברים שנותנים לך פסקי זמן, שמרעננים אותך מנטאלית ואילו בעבודה מהבית זה נטו עבודה".

אחד ההבדלים בעבודה מרחוק לעומת עבודה ממשרד הוא אופן מדידת העובדים. בעוד שבמשרד הרבה פעמים מודדים אנשים לפי שעות נוכחות במשרד, בעבודה מרחוק נדרשת מידה של אמון ומדידה מוכוונת ביצועים ותפוקה. "אנחנו לא מודדים לפי שעות אבל כן יש שעות שבהן אנשים צריכים להיות זמינים כי עושים המון פגישות. אחד האתגרים שלנו הוא איך עובדים עם כל אזורי הזמן שיש לנו בהם עובדים ואין הרבה זמנים ביממה בהם כולם יכולים להיות זמינים. אז כן יש מסגרת של זמן אבל אנחנו לא מסתכלים על השעות אלא על התוצאות", אומר גורלי.

לדבריו היו מקרים של עובדים שהתחילו לעבוד ומהר מאוד הם ראו שלא מתאים להם לעבוד מהבית, כמו למשל כאלה שלא הסתדרו עם העבודה בשעות הלילה. מצד שני הוא מספר על עובדים שמעידים כי זה שינה להם את החיים מבחינת המשפחה מכיוון שהם יכולים להיות יותר עם הילדים. "אם אתה עובד בהייטק אתה מגיע ב-7 בערב הבייתה ואין לך זמן להיות עם הילדים. אצלנו אתה יכול לעבוד כל זמן שהילדים במסגרות ולהמשיך לעבוד אחרי שהם ישנים. עבור מי שרוצה גם קריירה וגם משפחה זה פתרון מעולה".

איך מנהלים עובדים רק מרחוק?

בסופו של דבר ההבדלים בין ניהול עובדים במשרד לבין ניהול עובדים מרחוק אינם מאוד גדולים אומר גורלי. "צריך להתרגל לזה שמסתכלים על תוצאות ולא על מה הבנאדם עושה בכל שעה. אם אתה מחפש עובד והוא לא עונה לשיחה אתה יודע שמשהו לא בסדר אבל בסוף מה שקובע זו התוצאה. למעשה, זה יותר נוח לנהל מישהו מרחוק, ככה אני לא צריך לשבת עם מישהו ליד מסך מחשב אחד, אני יושב עם המסכים שלי וחולק אותם, זה לא שם אותי בשום נחיתות כמנהל". גם במשרד פיסי יש אנשים שמגיעים לעבודה ב-11 בבוקר, או כאלה שנמצאים במשרד 12 שעות ביום אבל מבלים את מרבית זמנם בשיחות חולין, פגישות לא יעילות או גלישה באינטרנט מבלי לעבוד.

הילה ליבנה, מנהלת משאבי האנוש של ScheduleOnce

כמו בכל ארגון, גם בארגון שבו כל העובדים הם מהבית יש משימות, יש מנהלים, יש מטרות לחברה. עם זאת בארגון שכל עובדים רחוקים יש אתגרים של בניית תרבות ארגונית ותקשורת בין עובדים שרחוקים פיסית אחד מהשני ולעיתים גם נמצאים באיזורי זמן שונים. "אנחנו עושים יחסית הרבה פגישות וירטואליות. אני לא יכולה לבוא בבוקר ולראות אם לאחד העובדים קרה משהו, זה אומר שאני צריכה ליצור קשר עם העובדים כדי להבין מה קורה איתם. אנחנו גם עושים מפגשים בכל מדינה כמה פעמים בשנה ופעמיים בשנה עושים מפגש של כל החברה – מטיסים את כל העובדים למקום אחד לשלושה ימים ועורכים פעילויות, מסיבות, טיולים ומפגשי אסטרטגיה", אומרת הילה ליבנה, מנהלת משאבי האנוש של ScheduleOnce. בנובמבר יטוסו כל עובדי החברה להודו למפגש כזה ובמאי ייערך שוב מפגש של כל עובדי החברה.

בנוסף למפגשים הפיסיים בחברה יוזמים מפגשים וירטואליים בין קולגות שמטרתם להכיר אחד את השני מעבר לענייני העבודה. "אנחנו יוצרים קבוצות עניין בתוך העבודה כאשר לכל קבוצה יכולים להיות שותפים עובדים ממחלקות שונות וממדינות שונות שלכולם נושאי עניין משותפים".

מעבר לתקשורת, אחד האתגרים המשמעותיים ביותר בניהול חברה שבה כל העובדים נמצאים בבית הוא יצירת תרבות אירגונית. "אנחנו מאמינים שבשביל ליצור תרבות כזאת, ולעמוד בערכי החברה חשוב קודם כל לגייס את האנשים הנכונים, שמתאימים לאופי החברה ולאחר מכן להשקיע בתקשורת ובערכים של החברה, כמו גם בגיבוש הצוותים השונים", אומרת ליבנה.

גם הגיוס והקליטה לעבודה נעשים מרחוק

העבודה מהבית לא מתאימה לכל אחד, יש אנשים שצריכים את החברה והאינטראקציה שמאפשרת עבודה במשרד. יש כאלה שמתקשים לשמור על מוטיבציה ופרודוקטיביות ולנהל לעצמם את הזמן. לעומת זאת יש אנשים שמאוד רוצים לעבוד מהבית בין אם מכיוון שהם בשלב בחיים בו הם מעוניינים לבלות ם הילדים את שעות אחר הצהריים, או שמעוניינים להימנע מהנסיעה בפקקים לעבודה או שקשה להם לתפקד במשרד בגלל הרעש והסחות הדעת. לכן, גיוס לעבודה של עובדים מרחוק דורש מהמעסיק למצוא את העובדים שמעבר להיותם מוכשרים ומתאימים לתפקיד ולארגון, הם גם כאלה שמסוגלים ורוצים לעבוד מרחוק. בנוסף, כל הליך המיון נעשה במקרים רבים בלי פגישה פנים מול פנים בין המעסיק לעובד.

"הגיוס עצמו אצלינו הוא וירטואלי. כל מועמד מתראיין מהבית באמצעות וידאו ומקבל משימות לעשות מהבית. התהליכים לא קצרים אבל בסופם המועמד מבין לעומק מה המשמעות של עבודה בסביבה וירטואלית ולנו יש תמונה מקיפה על המועמד", אומרת ליבנה.

מכיוון שההליך נעשה במקרים רבים כולו בוידאו  גורלי בעצמו עושה בממוצע ארבע פגישות וירטואליות עם כל מועמד שעובד תחתיו ישירות ונפגש (בוידאו) עם כל אחד שמיועד לעבוד בחברה. עם העובדים בארץ הם נפגשים פנים מול פנים אחרי שתחילת הליך המיון מתבצעת בוידאו.

כאשר עובד מתחיל לעבוד בחברה קובעים לו פגישות וירטואליות עם המנהל הישיר שמלווה אותו בשבוע הראשון, מסבירים לו על צורת העבודה, על הפגישות והתקשורת. "רוב העובדים שואלים 'איך נתקשר אחד עם השני?' או 'כל כמה זמן אני והמנהל שלי ניצור קשר'", אומרת ליבנה. "חשוב לציין שמה שמאפיין חברה של עובדים מרחוק זה שבעצם מי שמגיע לעבודה מבין שהוא מגיע בעיקר לעבוד, זה אופי מיוחד של אנשים שבאים לעבודה כי הם אוהבים להתמקד בעבודה עצמה. אין עמדת קפה ואין שוקולדים במטבח אלא אם אתה שמת אותם שם, ואין happy hour זה טיפוסים מיוחדים".