איחרתם לפגישה? לא כדאי לכם להתנצל

"סליחה שאיחרתי."

"סליחה!!!"

סליחה היא אחת המילים הראשונות שאנחנו לומדים לומר כבר כילדים, והיא הופכת להיות מושרשת לגמרי בבגרותנו. בימינו, בוסים אמורים להיות רגישים, אמפתים ומתחשבים ברגשות העובדים. לכן, אנחנו מגיעים טעונים בכוונות הטובות ביותר ועושים שמיניות באוויר כדי להיות נחמד וחביבים וכתוצאה מכך מגזימים בהתנצלויות.

הסיכון המתלווה להתנצלויות מרובות הוא שמתערער האמון של אחרים בכם. זו לעיתים המקבילה המילולית לכתפיים שחוחות. מדוע שתמעיטו בערככם? באתר fastcompany פרסמו 4 מצבים שבהם אפשר ורצוי לקחת אחריות ולנקוט בפעולות לתיקון, אך אין שום סיבה להתנצל.

1. כשמבקשים את רשות הדיבור:

 יש אנשים שמתנצלים לפני שהם עומדים לדבר. לדוגמה – "תסלחו לי, אך אם רק אוכל לומר משהו". אך האמת שאין שום דיבה להתנצל. סיטואציות נוספות בהן אנשים חשים צורך להתנצל הן דווקא כשנכנסים לדבריהם – "סליחה, אבל לא סיימתי". קשה לעיתים להשחיל מילה בפגישות עסקיות, אבל התנצלות תגרום לכם להישמע טנטטיביים ופחות ראויים לזמן אוויר. לכן, ותרו על ההתנצלות ותגיעו ישר לנקודה. תרחיש דומה חוזר על עצמו גם בהודעות קוליות. "סליחה שאני לא זמין, נא השאירו הודעה", היא הודעה שכיחה. מדוע עליכם להתנצל על כך שאתם עסוקים? יש לכם דברים טובים יותר לעשות מאשר לשבת ולהמתין לשיחות טלפון.

2. כשלא מרגישים בטוחים:

התנצלות מסוג זה מעבירה את הרושם שאינכם עומדים בציפיות של אחרים או שנכשלתם בצורה מסוימת. האדם שמגיע באיחור לפגישה ואומר תוך כדי התנשפויות "סליחה על האיחור", אולי מתכוון לכך בתום לב, אך שיתוף המחשבה הזו מעביר מסר שלילי ומסיח את הדעת. אמנם אתם רוצים להכיר בכך שגרמתם אי נוחות לאחרים בכך שגרמתם להם להמתין, אך אין סיבה שלא תתייחסו אל עצמכם כאל מישהו בעל חשיבות, אולי הייתה לכם פגישה חשובה נוספת. תוכלו להסתפק במשפט "תודה שהמתנתם, אני לא אעכב אותנו יותר מכפי שתכננו, אז כדאי שנתחיל".

גם אם איחרתם, וזו אשמתכם, התנצלות לא תשפר את המצב צילום: שאטרסטוק

בדומה, גם כשהמצגת שלכם מתארכת מעל למגבלת הזמן, אל תתנצלו ותאמרו "סליחה, יש לי רק עוד 3 שקפים". אם אתם חושבים שעבר הזמן, פשוט קצרו את המצגת, זה לעיתים מהלך טוב יותר מאשר להתנצל על כך שאתם מעכבים את כולם. גם אם אתם נתקלים במישהו, אל תתנצלו מיד, אלא חייכו וגרמו להם להרגיש טוב לגבי המפגש הפיסי – "לא ראיתי אותך, מה שלומך?" תמיד מגיעים רגעים שבהם מרגישים פגיעים וחשים צורך לבקש סליחה. אך ההתנצלות הזו רק תגרום לכם להרגיש לא יוצלחים למשך יותר זמן.

3. כשמוסרים חדשות רעות:

כשמוסרים חדשות רעות הדחף המיידי הוא להתנצל, אך זה רק יגביר את השליליות ויבלע את האמפתיה שאתם מנסים לשדר. כך למשל, בהצהרה מסוג "צר לי לבשר לך שהלקוח לא אהב את הרעיון שהצענו לו", החדשות שהעבודה הקשה נדחתה תאפיל על הטון הרגיש. יתרה מכך, התנצלות במקרים כאלה לפעמים עושה יותר נזק מתועלת: "צר לי לבשר לך שאנחנו מתחילים בקיצוצים", מה שעלול להישמע לכם כמעביר חמלה, יכול להישמע לאחרים כצביעות. אף התנצלות לא יכולה לגבור על חדשות רעות. לכן, עדיף להציע תמיכה בצורת עצות לגבי הצעדים הבאים שצריך לנקוט בהם. מידע מועיל, שקיפות ומנהיגות חשובים יותר ומריחים מאותנטיות מאשר ביטוי ורבלי של התחושה הרעה שלכם.

4. כשאתם אשמים:

קורה שבאמת טעיתם או פעלתם בצורה המצדיקה התנצלות. נניח שאתם יודעים שלא תעמדו בדדליין שהצבתם. האם כדאי לכם לפנות לממונה ולומר: "אני מצטער אבל המצגת לא תהיה מוכנה יום שלישי כמו שהבטחתי"? כנראה שלא. חשוב לעדכן שלא תעמדו בהתחייבות, אך תנצלו את ההזדמנות כדי להעביר את החדשות בצורה החיובית ביותר האפשרית: "אני יודע שדיברנו על כך שהמצגת תהיה מוכנה ביום שלישי, אך חלק מהנתונים המהותיים יהיו זמינים רק ביום שני, ואני רוצה להוסיף אותם. לכן אני מעדיף לסיים את המצגת בסוף השבוע, מה נראה לך?" זו תגובה עם המבט קדימה ואקטיבית.

בכל הסיטואציות הללו, יש דרכים טובות יותר לתקשר מאשר רק להתנצל. אל תמעיטו בערכם, הפגינו אמפתיה והשתמשו באינטליגנציה רגשית על ידי מציאת פתרונות, לא התנצלויות.