הצפה אלקטרונית: כל עובד מקבל 124 מיילים ביום בממוצע

בין פגישות הווידאו והצ'אט עובד ממוצע מנצל 28% מזמן העבודה, או 11 שעות בשבוע, בקריאה ומענה על אימיילים; ד"ר תומר סיימון, סמנכ"ל טכנולוגיות לאומיות במיקרוסופט ישראל: "עובדים מקבלים 620 מיילים מדי שבוע והמכפלות הן בערך דקה לכל אימייל, כך שזה פוגע בפרודוקטיביות"

11 שעות בשבוע. זה הזמן שמקדישים עובדים לסידור, ניהול וארגון האימיילים, כך לפי מחקר של מיקרוסופט, שמצא גם ש-28% מהזמן של עובדים מנוצל לטובת קריאה ומענה על מיילים. בעידן שבו האימיילים הם רק חלק אחד מהצפה תקשורתית של עובדים הכוללת גם קבוצות ווטסאפ, כלי ניהול תקשורת פנים ארגונית דוגמת Teams או סלאק, רשתות חברתיות, פגישות וידאו, טלפון וצ'אט, מפליא שעובדים מצליחים גם לבצע את עבודתם.

 

קראו עוד בכלכליסט:

• אחרי הסגר: עובדים יותר שעות, מקיימים יותר פגישות
• לא ממהרים לחזור: 87% מהעובדים רוצים אפשרות לבחור מהיכן לעבוד
• ניהול זמן ופייתון: הקורסים הנצפים ביותר בלינקדאין השנה

"אנחנו נמצאים בעולם של הצפה תקשורתית והצפת מידע מאוד גדולה אבל היא מתחלקת לפרסונות השונות שלנו. יכול להיות שיש קבוצת עבודה בווטסאפ אבל יש שם גם את הקבוצות הצרכניות בהן אנחנו נמצאים. לגבי הצפה של מיילים, אנחנו רואים שעובד בממוצע מקבל 620 מיילים מדי שבוע והמכפלות הן בערך דקה לכל אימייל כך שזה פוגע בפרודוקטיביות שלנו, כי יכול להיות שאותו האימייל בכלל לא דרש פעולה מהעובד והוא רק היה מכותב לו. אנחנו עושים מחקרים על הרבה מאוד מהדאטה הזה כדי לשפר את הפרודוקטיביות של עובדים", אומר ד"ר תומר סיימון, סמנכ"ל טכנולוגיות לאומיות במיקרוסופט ישראל. הוא מדגיש כי במחקר אף פעם לא מסתכלים על תוכן המייל אלא על סוגי ההתכתבויות.

 

ד"ר תומר סיימון צילום: ראובן קפוצ'ינסקי

בסופו של דבר לפי הנתונים רואים שכמחצית מהזמן של עובדים מוקדש לחיפוש מידע ואימיילים. העומס קשור גם לדרך שבה אנשים קוראים את המיילים ובסוג המכשיר. 90% מהאנשים קוראים את המיילים בסמארטפונים בבוקר ובערב ובמהלך היום משתמשים במחשב. 85% מהמיילים נקראים בסמרטפון אבל המענה נעשה במחשב, כך ש-75% מהמיילים נקראים שוב במחשב.

 

איך אנחנו מחליטים איזו פעולה לעשות במייל ובאיזה פורמט? לפעולה הזאת קוראים Email Triage והיא מתייחסת למיון הראשוני של המיילים כשההחלטה שלנו תלויה בזמן וההשקעה שאנחנו צריכים כדי לענות לאותו המייל. "איך אנשים מתמודדים כשהם מגיעים למשרד ורואים 124 מיילים בתיבה? אצל רוב האנשים זה באמצעות דחיינות, כאשר כמות האימיילים קשורה במחקרים בקשר ישיר לדחיינות שלנו בטיפול במיילים. ככל שנדחה כמות המיילים תגדל וכן הלאה. כמו כן, עומס הפגישות ביומן קשור קשר ישיר לכמות המיילים שלא נקראים", אומר סיימון. אחרי המיון הראשוני הפעולות במיילים מתחלקות לחמש: פותחים את האימייל, מוחקים, משיבים, מתייקים או פותחים את הצרופות והקישורים שבתוך המייל.

75% מהמיילים שקוראים בסמארטפון נקראים שוב במחשב צילום: twitter

 

אם האימיילים גוזלים זמן רב כל כך מעובדים, וצורות התקשורת האחרות מאפשרות לעשות פחות או יותר את אותם הדברים, האם זהו לא כלי שנמצא בסוף ימיו? "השאלה הזאת מלווה את התעשייה כמעט עשור מאז שהרשתות החברתיות תפסו תאוצה. היינו גם עדים לגל של רשתות חברתיות ארגוניות שאחת המטרות בפיתוחן הייתה לשנות את צורת התקשורת כך שזה יפחית את כמות המיילים. תמיד דיברנו על הפחתה ולא החלפה ואת זה באמת רואים – אבל לא היעלמות. תקשורת עסקית מול חברות זה משהו שעדיין נעשה באימייל ואי אפשר להחליף. בתקשורת פנים ארגונית אפשר להעביר את הדברים לרשתות החברתיות הארגונית, אבל כלפי חוץ זה קשה יותר. משרדי ממשלה או כל תעשייה שהיא תחת רגולציה לא יכולה להעביר את התקשורת לרשתות החברתיות מכיוון שזו פלטפורמה שהיא גם מקובלת משפטית וגם מאפשרת בירור לאחור – e-discovery", הוא אומר.

 

ואכן, בתקשורת הפנים ארגונית רואים הפחתה בכמות המיילים של יותר מ-10% בשנים האחרונות, אבל במבט עולמי קשה להגיד מהי ההפחתה בשימוש במייל לעומת העלייה. בהודו למשל יש 100 מיליון מתחברים חדשים מדי שנה לאינטרנט ולכן, מסביר סיימון, קשה לאמוד את הירידה בשימוש במיילים לעומת העלייה בעקבות המשתמשים החדשים.