בעלי עסקים: כך תכינו את העסק לשנה החדשה

שנת 2020 העבירה אותנו שיעורים על התמודדות עם חוסר וודאות, תכנון לטווח קצר, יצירתיות ואת הצורך להסתגל לשינויים אבל גם בתקופות כאלה כדאי ליצור בסיס לתוכנית עסקית שנתית שתזכיר לנו לאן אנו שואפים להגיע ואשר תתווה לנו את הדרך גם ברגעי החשכה.

שוחחנו ליאור וילצ'ינסקי, מנכ"לית חברת 'חשבונית ירוקה' המספקת לבעלי עסקים כלים דיגטליים להתנהלות עסקית ועם רו"ח ערן סרוק, יו"ר חברת GMT כדי להבין מהם הדברים החשובים שצריכים בעלי ובעלות עסקים לעשות כדי להכין את העסק לשנה החדשה:

ליאור וילצ'נסקי, מנכ"לית חשבונית ירוקה צילום: שריי עוז

2. הכרות עם הלקוחות - חשוב מאוד להבין אילו לקוחות עשו הרבה 'רעש' אבל הכניסו מעט כסף במהלך השנה לעומת אילו לקוחות היו לקוחות נאמנים ומכניסים, כאלה שכדאי להשקיע בהם קצת יותר. מעבר לזה, כמובן שבאופן כללי חשוב לבסס תקשורת טובה עם הלקוחות ולשאוף להכיר אותם לעומק. כמו כן, הישארו אותנטיים והשתדלו להיות הכי מקצועיים שאפשר בזה שתגידו להם את מה שהם צריכים לשמוע ולא מה שהם רוצים, הם יעריכו את הכנות שלכם.

3. חשיבה מחדש על התמחור - תמחור הוא חלק מהמיתוג שלכם והוא אומר הרבה על מי אתם ועל המוצר שאתם מספקים וערכו. בהקשר הזה, חשוב להדגיש כי עליכם מוטלת האחריות להמחיש את הערך שאתם מביאים, את היכולת שלכם לייצר שינוי אצל הלקוח וכך למעשה כלל הלקוחות יהיו נכונים יותר לשלם את המחיר שקבעתם. למעשה, התמחור שאתם קובעים אף יכול להוות עבורכם מעין "פילטר" ראשוני לסוג הלקוחות שאתם רוצים ולכן השקיעו בעניין התמחור מחשבה מעמיקה.

חשוב להתכונן לשנה החדשה גם בסביבה של אי ודאות, אילוסטרציה צילום: שאטרסטוק

4. פיתוח מודעות לתזרים - היבט חשוב נוסף אליו כדאי להתייחס הוא המודעות הפיננסית לתזרים שלכם. אם אתם כבר מתחילים לבדוק את הנתונים על ההוצאות, ההכנסות והחסכונות שלכם, אולי תגלו תוך כדי התהליך שיש מקומות שאפשר לחסוך בהם או לפשט את דרך הפעולה איתם. ״אחד הקשיים של העצמאים היא להתנהל עם כספי המע״מ. מצד אחד, הכסף בעו״ש - מצד שני, זה כסף שצריך להעביר אותו הלאה למדינה. אחת השיטות היא להעביר את המע״מ כל חודש לפק״מ יומי, כך שהוא לא נמצא בעו״ש ובעצם למנוע את הבלבול הקבוע״. רו"ח ערן סרוק, יו"ר חברת GMT מוסיף כי "כדאי להכין תקציב שנתי שכולל מסמך עם ההוצאות הצפויות שלכם ומסמך הכולל את צפי ההכנסות מכל תחום של כל פעילות, ואחת לחודש לבחון את התקציב כדי לראות שאתם לא חורגים ממנו. כך שבמקרה של חריגה, תדעו שעליכם לעשות את ההתאמות המתבקשות".

המלצה נוספת היא פתיחת קרן השתלמות. "לעצמאים יש תועלת משתלמת במיוחד בפתיחת קרן השתלמות אשר יכולה להוות חסכון משמעותי בעבורם, כמו למשל פטור ממס עד גובה מסוים ולכן אם לא עשיתם את זה עד היום, עכשיו זה הזמן", אומרת וילצ'ינסקי.

5. שיחות עם ספקים – סוף השנה זה זמן מעולה להרים טלפון לספקים שלכם ולסגור את כל החובות שלכם מולם. כמו כן, לפי סרוק "זו גם הזדמנות טובה לבצע שיחות מיקוח עם הספקים ולקבוע על עלויות חדשות שיבואו לטובתכם ואשר יהיו יותר חסכוניות בעבורכם לאורך השנה. ובכלל, שווה גם לעשות סקר שוק חדש בתחום השירותים או המוצרים בו אתם משתמשים וכך אולי למצוא ספקים משתלמים או טובים יותר".

6. שינוי מיקום - הקורונה הביאה לשינוי בדמי השכירות בשוק המשרדים וזה זמן מצוין לבדוק האם ניתן להוזיל את חוזה השכירות שלכם בשל המשבר והמעבר המואץ לעבודה מהבית או אפילו לעבור למשרד חדש במיקום אסטרטגי יותר ובעלות נמוכה יותר מבעבר. ואם כבר עבודה מהבית, וילצ'ינסקי מוסיפה כי "חשוב לדעת שאפשר להצהיר על הוצאות כמוחשמל, מים, ארנונה,ריהוט וציוד של המשרד הביתי כהוצאות מוכרות של העסק. גם. זה נכון גם לעוסקים מורשים וחברות בע״מ שמתקזזים על המע״מ, וגם לעוסקים פטורים. הסיבה היא שאנחנו משלמים את המס על הרווח שלנו, והרווח מחושב לפי הכנסות פחות הוצאות".

7. ביטוח מקצועי - במיוחד השנה ראינו שדברים שלא היינו מצפים או מדמיינים בכלל שיקרו קורים. חשוב מאוד להבין שכעצמאים יש לכם אחריות מקצועית על מה שאתם עושים כך שאם תיתכן איזשהי תקלה - עלולים לתבוע אתכם. בשל כך, מומלץ להתייעץ עם מומחה שמבין בביטוחים מקצועיים, בדגש על כאלה בעבור עצמאים. כמו כן, כדאי לעשות את הביטוח המקצועי כמה שיותר מוקדם, כי אם התקלה קרתה בזמן שלא הייתם מבוטחים אז אין לכם כיסוי.

8. שילוב אוטומציה עסקית - שילוב אוטומציה בעסק יכול לשפר משמעותית את תהליכי השיווק, המכירה והתפעול היומיומי בעסק, לחסוך שעות של עובד/ת אדמיניסטרציה או פשוט להוריד ממכם עומס. ״השנה הזאת הוכיחה שתמיד אפשר לייעל תהליכים ולתת דרור ליצירתיות. הגיע הזמן לעשות את כל מה שלא רציתם להתעסק בו עד עכשיו כמו תקשורת עם לקוחות במיילים או בוואטסאפ ואפילו קביעת פגישות ותורים, ניהול משימות אונליין, מעבר למכירות אונליין - כל מה שיכול לייעל, שיכול לפנות זמן כדי להתעסק בלתת שירות טוב ומהיר יותר" אומרת וילצ'ינסקי.