תציעו כוס קפה וירטואלית - איך לערוך ראיון עבודה מרחוק

ראיונות עבודה מתקיימים, ולפחות בעתיד הנראה לעין, ימשיכו להתקיים מרחוק. זה הופך אותם למורכבים יותר גם עבור המועמדים וגם עבור המראיינים. קשה יותר לעמוד על קנקנו של אדם בווידאו וכמעט בלתי אפשרי לחוות תרבות ארגונית מרחוק.

שאלנו מנהלי משאבי אנוש מה איך מזהים מועמדים טובים בראיונות מרחוק, מה כדאי לשאול וכיצד ניתן לגרום למועמדים להרגיש בנוח בסיטואציה הלא נוחה הזאת.

כוס קפה וירטואלית

מעין אייזנר רוזנמן צילום: סייפליי

בראיונות שמתקיימים במשרדים פנים מול פנים, בדרך כלל מראיינים מציעים כוס קפה, שיחת חולין קצרה שנועדה לשבור את הקרח וגם להציג למועמד קצת את המשרד ואת האווירה. בראיונות וידאו אין אפשרות כזאת ולכן חשוב אף יותר לנהל שיחת חולין נעימה לפני שמגיעים ל'תכלס'. "מומלץ לשאול לשלום המועמד, לבקש ממנו שיספר על עצמו באופן אישי ולא רק על קורות החיים שלו, להתעניין איך עוברת עליו התקופה האחרונה ואפילו לשתף קצת בתחושות האישיות שלך. בימים שבשגרה נהוג לערוך סיור קצר במשרד, בין היתר כדי לגרום לתחושה משוחררת יותר, לכן כשהראיון הוא בווידאו – כדאי להחליף את הסיור הזה בתיאור המשרד והאווירה הרווחת בו", אומרת מעין אייזנר רונזמן, סמנכ"לית משאבי אנוש בחברת הסושיאל גיימינג SciPlay.

יש מקומות שאף עורכים סיור וירטואלי למועמדים המאפשר להם לראות את המשרד ואת צוות העובדים כדי לאפשר להם להרגיש את רוח המשרד.

"אם בעבר היה נהוג שמראיינים מחזיקים את כל הקלפים אצלם והמרואיינים צריכים לומר 'אמן' לכל שאלה ובקשה, היום הדברים נראים אחרת לגמרי בחברות רבות, לשמחת כולנו.

חשוב להציג את מטרות הריאיון בתחילת המפגש - היכרות הדדית, שיחה על המסלול המקצועי של המועמד ואיפה נכון לו להיות עכשיו וכמובן הסבר על התפקיד ועל החברה. כל פיסת וודאות חשובה עכשיו, גם אם היא רק מסמנת את גבולות השיחה", אומרת הדס רייס, המובילה את תחום משאבי האנוש בחברת EyeControl. "כשעולה סוגייה שמטרידה אותי בדברים שמועמד הציג אני פותחת את זה איתו ומשתפת בחששות ובהתלבטויות שלי. אנשים מאוד מעריכים שפשוט אומרים להם את האמת או לפחות משקפיל להם כיצד התשובה שלהם נשמעת ונחווית".

אילו שאלות לשאול

ברוב ראיונות העבודה יש מסגרת של שאלות שאותן מתכנן המראיין לשאול, שכוללות היכרות כמו 'ספר לי על עצמך' ושאלות על הצלחות, כישלונות והתמודדות עם אתגרים כאשר בכולן מחפשים דוגמאות אמיתיות מהחיים המקצועיים.

בראיונות וידאו ובמיוחד בהקשר של התקופה אפשר לשאול גם איך המועמד מסתדר עם העבודה מהבית? מה למדת על עצמך בתקופה הזו? מה הכי חסר לך בעת העבודה מהבית? ניתן גם לשאול לגבי יכולת הלמידה העצמאית, הסתגלות לשינויים וכיצד המועמד מנהל את זמנו.

ראיון עבודה בווידאו, אילוסטרציה צילום: שאטרסטוק

"חשוב שהשאלות בראיון מרחוק יהיו הרבה יותר ממוקדות ומותאמות לאמצעים הטכנולוגיים הקיימים. אנחנו מתעמקים היום יותר בהלך המחשבה של המועמד, ובדרך שבה הוא מציג את הדברים ומספר את הסיפור", אומרת גבי בדור, דירקטורית משאבי אנוש בחברת הסטארטאפ פרימטר איקס (PerimeterX). לדבריה, כדי למדוד יכולת למידה עצמית ניתן לשאול "מהו הדבר האחרון שלמדת בכוחות עצמך", על מנת לבדוק יכולת כניסה מהירה לתחומים חדשים ומורכבים.

גבי בדור צילום : עומר שטיין

לדברי אייזנר רוזנמן כיוון שהפרידה בווידאו יותר קצרה והשיחה נקטעת לרוב בצורה חדה, חשוב להיות בטוחים שהכל כוסה ושניתנו למועמד הזדמנויות לשאול שאלות על מנת לקבל את מירב האינפורמציה על החברה והתפקיד.

איך לזהות מועמדים טובים

"מאחר שבשיחת וידאו יותר מאתגר ליצור חיבור וכימיה, צריך לעשות מאמץ גדול יותר כדי להבין את האישיות של המועמד. יש להתעכב יותר על השאלות האישיות ולהקדיש מאמצים לשבירת הקרח בשיחה ולבניית יחסים כדי לגשר על הפער הפיזי ולא לפספס מועמד טוב.

בתקופה זו, חשוב לשים דגש גדול על תקשורת, שכן זו מילת המפתח בימים אלו, בהם הכל נעשה מרחוק. צריך לוודא שלמועמד יש לו כישורי תקשורת גבוהים.

כמו כן היום נשים דגש על מועמדים עצמאיים, אוטודידקטים וסתגלנים. חשוב בנוסף לראיון לבצע שיחת ממליצים יסודית לוודא שאכן תכונות אלו באו לידי ביטוי במקומות העבודה הקודמים", אומרת אייזנר רוזנמן.

דרך נוספת לזהות מועמדים טובים היא לבקש לשמוע על פרוייקטים שעשו לאחרונה אשר הם גאים בהם. "כשמועמד מספר על פרויקט שלו ומתגאה בו אפשר ממש לראות את הניצוץ בעיניים, ואז יודעים שמדובר במועמד המתאים לנו", אומרת בדור.

כמו כן, צריך לזכור שמחפשים התאמה הדדית בין המעסיק למועמד ולכן מעסיקים צריכים לשאול את עצמם אם המועמד מתאים להם וגם, חשוב לא פחות, אם הם מתאימים למועמד. "התקופה הזו לא פשוטה ומבלבלת, אבל אם עובדים לא יעשו את מה שהם טובים בו באמת ויביאו לידי ביטוי את כל מה שהם בנו לאורך שנות הקריירה שלהם, יווצר תסכול אצל שני הצדדים די מהר ולכן חשוב לוודא שהארגון הספציפי הוא המקום הנכון עבורם בדרכם המקצועית", אומרת רייס.

תבדקו את המצלמות

הדס רייס צילום: בני לוין

בסופו של דבר ראיונות וידאו קמים ונופלים על טכנולוגיה וסביבת הראיון. לכן, לפני הראיון חשוב לעשות בדיקה טכנית ולראות שהכל עובד כמו שצריך. "חשוב לבחור בטכנולוגיה מתאימה שנותנת את המענה הטוב והקרוב ביותר לראיון פנים מול פנים. כמובן שצריך לוודא מבעוד מועד שכל הציוד עובד והחיבור תקין. אם מאיזושהי סיבה לא ניתן לערוך את הראיון בוידיאו (בין אם זו תקלה כלשהי, קושי של המועמד או המראיין) עדיף לקבוע מועד חדש ולא לראיין ללא וידאו. זה מאוד קריטי", אומרת אייזנר רוזנמן.

חשוב מאוד גם לתת למועמד את האפשרות להתכונן לראיון כראוי מבעוד מועד, ועל כן בעת זימון המועמד לראיון מומלץ לספק למועמד את מירב האינפורמציה על החברה, המראיין ועל תהליך הגיוס והראיונות בחברה. אם לחברה יש תמונות או סרטונים של המשרד או של ההווי בחברה - מומלץ לשלוח אותם למועמד או להמליץ לו לצפות בהם.

בראיון עצמו חשוב להכין סביבה נוחה, שקטה וגם מסודרת (או לבחור רקע בזום) מומלץ להתלבש בהתאם, ממש כאילו מדובר בראיון פנים מול פנים. לשים לב שהמצלמה מכוונת נכון, שרואים אתכם בבירור, לא רחוק מדי, לא קרוב מדי, כך שניתן יהיה לראות תנועות ידיים ושפת גוף ולא רק את הפנים.

בנוסף, גם מועמדים צריכים לשים לב שמאחוריהם אין חלון עם שמש מסנוורת וכן תמיד כדאי לעשות בדיקה לפני הראיון כדי לראות שהכל פועל מבחינה טכנית כמו שצריך.