אדן ניהול נכסים מציגה: כך נראה "ועד בית" של המילניום השלישי

בשיתוף מערכת זירת הנדל"ן

בלי לובי ושומר – אבל לא פחות מאורגן: חברות הניהול אינן עוד נחלתם הבלעדית של מגדלי היוקרה ובנייני המשרדים, ובשנים האחרונות ניתן למצוא אותן גם בבתים משותפים, כלומר בבנייני המגורים הרגילים. מלבד הרצון להשיג יעילות מירבית, גורמים לכך גם אופיים החדש של בתי המגורים: יותר דירות בבניין ובקשתם של הדיירים לשכלל את מערכות הניהול הקיימות בבניין שלהם ולהתאימן לסטנדרט המגורים המודרני.

גם בבניינים הפשוטים יותר, לכאורה, מלאכת ניהול הוועד הופכת לא פעם לטורח עבור אלה המבצעים אותה בהתנדבות. טיפול בפניות הדיירים, גביית מסי ועד מדיירים ומשוכרים המתחלפים תדיר, ניהול תקציב ופתרון תקלות – כל אלה דורשים זמן ומשאבים רבים.

אף שחברות הניהול אינן מייתרות את תפקיד ועד הבית, אשר נותר האחראי הבלעדי לקופת הבית המשותף, רבים אינם בוחרים בהן לניהול השוטף של הבניין. לעתים הדבר נובע מהחשש להביא גורם חיצוני כל כך "קרוב" לבית; לפרקים מדובר בתפיסה מוטעית לפיה חברת הניהול מקבלת גישה חופשית לחשבון הבנק של הבניין; ולעתים זו המחשבה השגויה כי הדבר כרוך בתשלום סכומי עתק לחברה המנהלת. אלא שבינתיים, ההזנחה בבניינים אלה אוחזת בכל פינה בשל תחזוקה בלתי-הולמת, המובילה בתורה לירידת ערך הבניין והדירות שבו.

בהיעדר ועד בית מסור המקדיש את מיטב מרצו לתפקיד, הנה אפוא ההיבטים השונים שלדיירים אסור לשכוח בבואם לבחור חברת ניהול מיטבית – כזו שתתאים לבניין הספציפי שלהם:

תחזוקה שוטפת של מערכות הבניין – מרבית הבניינים החדשים מכילים מערכות מתוחכמות הפועלות "מאחורי הקלעים", וזאת בכדי לספק שירותים בסיסיים לכלל הדירות, כגון מים, חשמל, חניה, מערכות כיבוי אש, רובוט חניה ועוד. "לא מעט דיירים מקבלים מים ממשאבות, שכן מרבית הבנייה בערים היא במגדלים ובבניינים גבוהים", מדגים רונן דדון, מנכ"ל חברת אדן ניהול נכסים וייזום פרויקטים בע"מ. "לרוב, דיירים לא מתחזקים את המשאבות אלא מחכים שתהיה תקלה ואז מוציאים אלפי שקלים במקרה הטוב. חברות ניהול, לעומת זאת, יודעות לעשות ביקורות רבעוניות לכל הפחות, ובכך מונעות את התקלות בעלות נמוכה ובפחות כאב".

בניין משותף. המון בניינים לא טרחו לבצע ביקורת כיבוי אש מעולם צילום: שאול גולן

בנוסף, לדבריו, "המון בניינים לא טרחו לבצע ביקורת כיבוי אש מעולם. בבניינים חדשים הביקורת היא קריטית כי לא מדובר רק בעמדות כיבוי בכל קומה אלא גם במערכות לגילוי עשן, שם בדיקה שנתית היא קריטית. כך גם לגבי גנרטורים – בבניין חדש זוהי מערכת שאי-אפשר בלעדיה כי בלעדיה זה לא רק שהמעלית לא עובדת, אלא כם אין חשמל, ואם אין חשמל משאבת המים לא עובדת כך שגם אין מים לדירות. מדובר בתחזוקת שוטפת של תשתית בסיסית, לא במותרות", הוא קובע.

סיום ההתחייבות – חברת ניהול אחראית על סביבת המגורים של הלקוחות, המקום הכי חשוב ופרטי בחייהם. לכן, חשוב שהדיירים לא יהיו כבולים לחברת ניהול שהם לא מרוצים ממנה. יש לוודא שהחוזה מול החברה יאפשר יציאה וסיום העבודה המשותפת בפרק זמן סביר, אשר לדברי דדון עומד על חודש מרגע סיום ההתקשרות. פרק זמן ארוך או ממושך יותר אינו מומלץ, שכן אין טעם שחברת הניהול תישאר בשטח לאורך זמן כשאין התאמה בינה לבין הדיירים.

כיוצא מן הכלל דדון מזכיר בניינים חדשים ומודרניים הנמצאים בשלב האכלוס. לדבריו, השנה הראשונה בבניינים אלה היא מאתגרת לחברת הניהול ולועד הבית, ומתאפיינת בסחבת בעבודה מול הקבלן ובאירועים בלתי-צפויים. "אנשים עוברים דירה, מלכלכים את הבניין, שורטים את המעלית ולא מכירים את השכנים, ולכן גם גביית דמי ועד בית היא קשה. זה דורש הרבה פיקוח, ולכן בסיטואציות של בניינים חדשים יש לאפשר לחברת הניהול פרק זמן של שנה לכל הפחות בכדי לבחון את הצלחתה".

תקציב – באסיפות הדיירים מחליטים לא רק על התקשרות עם חברת ניהול, אלא גם על הסכום שמוכנים לשלם על שירותים שוטפים כמו ניקיון, גינון, פרויקטים מיוחדים ועוד. לדברי דדון, חברת ניהול תצליח לנהל את תחזוקת הבניין בהתאם למה שתקציב הבניין יאפשר: "התקציב הוא כלי העבודה של חברת הניהול, אך ההחלטה עליו נתונה בידי אסיפת הדיירים. בניין שחשוב לו ניקיון יומי שוטף צריך לתקצב זאת בהתאם, לעומת ניקיון אחת לשבוע בבניינים שאינם מעוניינים בתדירות גבוהה יותר., וזו לעתים מהות ההבדל בין לשלם 200 שקל לוועד בית לבין לשלם 400 שקל", הוא מסביר.

טרם בחירת חברת הניהול, חשוב לקבל פירוט של התקציב מהחברה, כדי להבין כמה עולים דמי הניהול, כל כמה זמן מסייר איש תחזוקה בבניין, מהן עלויות הגינון ומהי התדירות הרצויה, איזה סכום מוקצב לניקיון וכמה מופרש לטיפול בתקלות. לדברי דדון, באופן טבעי בניינים מעדיפים את הצעות המחיר הנמוכות יותר, אולם הצעות אלה עלולות להיות יקרות ביותר בהמשך, כשמתברר שתחזוקת הבניין וטיפול בתקלות לא תוקצבו כראוי, גובות סכומים נוספים ומובילות להידרדרות הבניין. "הצעות זולות הרבה פעמים הן לא מקצועיות, שכן במעט כסף הן מאפשרות תחזוקה ברמה ובתדירות נמוכה. זה יתבטא הן תחזוקתית והן דקורטיבית", הוא קובע.

בניין בפתח תקווה. הדיירים מחליטים על הסכום שהם מוכנים לשלם צילום: אוראל כהן

פרויקטים מיוחדים – יש לקבוע מראש כיצד מתנהלים ומתומחרים פרויקטים חריגים הקשורים בתחזוקת הבניין, כמו למשל איטום הגג או התקנת מחסום בחניה. "לפני הבחירה בחברת ניהול, חשוב שהדיירים יבינו האם פרויקטים מסוג זה כלולים בהצעת המחיר הראשונית של החברה או שנגבה על התהליך סכום נוסף שאינו כלול בדמי הניהול השוטפים. לרוב, בהצעות הזולות יש לשלם על כך תוספת, אך לשיטתנו יש לכלול זאת בדמי הניהול השוטפים, וכך אנו גם נוהגים".

גבייה – יש להחליט מראש ולהבהיר לכל דיירי הבניין כי האחריות לגביית מיסי ועד הבית עוברת לחברת הניהול במקום נציג הוועד, וכי החברה מפקידה את הכסף לחשבון הבניין - ולא לחשבון חברת הניהול כפי שלנהוג לחשוב. במקרה של דייר שאינו משלם את מסי הועד, יש לסכם מול נציגות הדיירים מה מידת הגמישות שהבניין מוכן לקבל בעיכוב בתשלומים, ומתי ננקטים אמצעים נוספים.

אחד היתרונות של חברות הניהול הוא האפשרות לשלם עבור שירותיהן באמצעים מגוונים, לרבות העברות בנקאיות וצ'קים. באדן ניהול נכסים מאפשרים גם תשלום באשראי, אשר לדברי דדון מהווה אמצעי גבייה נוח ביותר לדיירים, בפרט לשוכרים צעירים שלא תמיד מחזיקים פנקס צ'קים באמתחתם.

דרכי התקשרות וזמני תגובה – בבחירת חברת ניהול יש לבדוק כיצד דייר יכול לתקשר עם חברת הניהול ומהו פרק הזמן ההולם לטיפול בבעיות ובתקלות. דדון מסביר כי מטרה מרכזית של חברת הניהול היא לשחרר את ועד הבית מעיסוק יומיומי בבניין, אולם, אם לדייר קשה להשיג את חברת הניהול, ועד הבית יחזור לשמש כתובת לתלונות. "היום, פסע מ-2020, ניתן לתקשר בהמון דרכים כדי לתת מענה אולטימטיבי. אצלנו למשל אפשר להתקשר 24 שעות ביממה, וגם בלילה במקרה של תקלות חירום, אפשר לפנות באתר האינטרנט, ניתן לשלוח מייל ויש גם אפליקציית מובייל לכל דייר על מנת שיוכל לפתוח קריאה. בסוף,  כשקל להשיג את חברת הניהול, החברה מטפלת בתקלות במהירות ומעדכנת את הדיירים בסיום הטיפול - המטרה הושגה".