בעל עסק קטן: חושש לגשת למכרז? זה מה שאתה צריך לדעת

סקר של הסוכנות לעסקים קטנים ובינוניים מצא כי האתגר המרכזי בקרב עסקים קטנים ובינוניים הוא מציאת לקוחות. תחום הרכש הציבורי - מכרזים של מוסדות ציבוריים - טומן בחובו הזדמנויות עסקיות רבות. זכיה במכרז, משמעותה התקשרות בהיקפים גדולים ולרוב לאורך זמן, דבר הנותן יציבות לעסק, מאפשר התרחבות, העסקת עובדים, רכישת מלאי והתייעלות העסק.

הגדלת שיעור ההשתתפות של עסקים קטנים ובינוניים ברכש ציבורי מרחיבה את הכנסותיהם מפעילות עסקית ומגדילה את חלקם בתוצר.

מה זה רכש ציבורי?

החוק בישראל (חוק חובת מכרזים התשנ"ב - 1992 ותקנותיו) מגדיר את האופן שבו משרדי ממשלה ויחידות סמך ממשלתיות צריכות לבצע התקשרויות עם ספקים. מטרות החוק הן שמירה על עיקרון השוויון וטוהר המידות על ידי מתן הזדמנות שווה לכל המציעים והשגת יעילות וחיסכון בהתקשרויות הכרוכות בשימוש בכספי הציבור, זאת על ידי השגת מירב היתרונות למזמין באמצעות מנגנון התחרות. החוק מגדיר את הליך המכרז הכולל בין היתר הגדרת שלבי בחירת הספקים וכן את מסגרת ההתקשרות עם הספק הנבחר.

עסקים קטנים נרתעים מלגשת למכרזים מחשש שזה 'גדול עליהם' צילום: depositphotos

מדוע עסקים נרתעים מהשתתפות במכרזים?

את החסמים ניתן לחלק לחמישה סוגים:

חסמי כניסה – חסמים הנובעים מקביעת היקף התקשרות גדול מדי, מהגדרות של תנאי סף גבוהים או משיטת ניקוד עודף לפרמטרים שהמתאימים לעסקים גדולים.

חסמי עלויות – השקעת משאבים באיתור מכרזים רלוונטיים ורכישת מסמכי המכרז, הוצאות עם הזכייה, כגון העמדת ערבויות בנקאיות והחתימה על ההתקשרות ולבסוף ימי אשראי ארוכים.

חסמי נגישות – חסמים הקשורים לנוסח מסמכי המכרז לוחות הזמנים להגשת הצעות, ואופן הפרסום. כגון: השתתפות בסיור קבלנים, ניסוח שאלות הבהרה וקריאה של מענה לשאלות של עסקים נוספים.

חסם מספר הזוכים – חסם הנובע מהחלטה על מספר זוכים מצומצם, שמאפיין מכרזים מרכזיים.

חסם פסיכולוגי – נתפס כלא נגיש, ביורוקרטי ומתאים רק לגדולים.

אז נכון, מכרז הוא הליך מורכב ויש להקדיש לו תשומת לב אך השד אינו נורא כל כך, ומעבר לכך, לצד ההשקעה טמונה הזדמנות שיכולה להעלות את העסק שלכם מדרגה משמעותית.

אלה הם כמה כללי זהב לבעלי העסקים שרוצים להגיש הצעות למכרזים:

• דיוק - למכרז יש מעמד משפטי ולכן חשוב לקרוא אותו לעומק, להבין את המשמעויות ולמלא אותו בתשומת לב. חשוב להקפיד לענות על המכרז באופן מלא ומדויק (להעביר את כל האישורים הנדרשים, למלא טבלאות, לרשום את רשימות כוח האדם, תקנים וכו) בהקשר זה, "הגדלת ראש" יכולה דווקא להזיק. לפעמים עסקים חורגים באופן תמים מהוראות המכרז מתוך מחשבה שזה יכול להקנות להם נקודות זכות, אך דווקא מהלך זה פוסל את הצעתם. לדוגמה: הגשת ערבות בנקאית בסכום גדול יותר אך באופן שאינו תואם את דרישות המכרז יכולה לגרום לפסילת ההצעה.
  

• שלב שאלות ההבהרה - במכרזים שלב שאלות ההבהרה הוא שלב חשוב. מכיוון שכל השאלות וכל התשובות חשופות לכולם, ניתן ללמוד משאלות של עסקים אחרים מהן הנקודות המשמעותיות במכרז. שאלה יכולה להאיר נושאים שאולי לא חשבתם עליהם עד הסוף. בנוסף, יש מקרים שבעקבות שאלות הבהרה מעדכנים ומשנים חלקים במכרז - לכן אל תתביישו לשאול.
  

• אי הוגנות בניסוח המכרז - במידה ויש לכם טענה על האופן בו המכרז מנוסח (באופן לא הוגן ו/או לא שוויוני ) יש להעלות זאת מיד. לא ניתן להעלות טענות מסוג זה לאחר שהגשתם הצעה ולא זכיתם. יש תקדימים משפטיים הקובעים שעצם הגשת המכרז מתפרשת כהסכמה לתנאים הרשומים בו.
  

• מודיעין עסקי - מעבר להגשת הצעה תקינה, אתם צריכים להגיש הצעה תחרותית ביחס לשאר המציעים ועל כן מודיעין עסקי טוב יסייע לכם. לעיתים גם פעולה פשוטה כגון השתתפות בסיור ספקים (שלא תמיד מוגדר כחובה) יכולה לספק תובנות כגון: כמות המשתתפים במכרז וזהותם. במקרים מסוימים תכירו את המתחרים ואפילו את רמת המחירים שלהם דבר שיאפשר לכם להיערך בצורה טובה יותר למכרז. מכיוון אחר, היכרות עם עסקים נוספים יכולה להוות הזדמנות לשיתוף פעולה והגשה משותפת למכרז או שותפות כקבלן משנה. כדאי לשמור על ראש פתוח ולהיות גמישים.
  

• אסור לזכות בכל מחיר - במידה וזכיתם תידרשו לעמוד בתנאי המכרז, אחרת אתם צפויים לשאת בהוצאות כבדות של חילוט ערבויות. לכן, וודאו שעשיתם את כל החישובים ואתם מציעים מחירים רווחיים עבורכם. הדבר נכון שבעתיים במכרזים "דינאמיים" בהם ניתן לעדכן את מחירי ההצעה. קיבעו לעצמכם גבול תחתון ואל תתפתו לזכות בכל מחיר. קחו בחשבון עלויות של העמדת ערבות, עלויות מימון ועוד .
  

• רישום לא תמיד עולה כסף - חשוב לזכור שפעמים רבות חלק משמעותי מהרכש מתבצע באמצעות בקשות להצעות מחיר ולא באמצעות מכרזים, לכן מומלץ לעקוב אחרי הפרסומים. בהקשר זה, במקרים רבים רישום ל"מאגר ספקים" הוא חינמי ומומלץ להירשם למספר רב של גופים. לדוגמה: הירשמו למאגרי הספקים של רשויות מקומיות ברדיוס של חצי שעה נסיעה ממיקום העסק שלכם. תתפלאו כמה הזדמנויות קיימות שם.
  

הכותב הוא מנהל פרויקט ארצי רכש ציבורי מטעם הסוכנות לעסקים קטנים ובינוניים במשרד הכלכלה והתעשייה

 לכניסה לערוץ מכרזון לחצו כאן  >>