נמר של נייר: לחסוך בהוצאות המשרד בלי להתאמץ
עסקים רבים מתייחסים לעלות הנייר כאל הוצאה שולית שאי אפשר בלעדיה, בעוד שבפועל על ידי מספר שינויים קלים בהרגלי הצריכה, ניתן לחסוך סכומי כסף לא מבוטלים
כולם רוצים להתייעל, לחסוך ולצמצם בהוצאות אך לעיתים נראה כאילו שההתייעלות תתאפשר רק בתנאי שהעסק יבצע מהלך מסובך או רכישה יקרה. בפועל, כל עסק יכול להתחיל לחסוך מיד, ללא שום הוצאה נוספת, באמצעות צמצום צריכת הנייר. עסקים רבים מתייחסים לעלות הנייר כאל הוצאה שולית שאי אפשר בלעדיה, בעוד שבפועל על ידי מספר שינויים קלים בהרגלי הצריכה, ניתן לחסוך סכומי כסף לא מבוטלים.
הנה מספר טיפים לייעול העסק על ידי חיסכון בנייר:
1. מדפיסים רק פעם אחת
מנתונים שפרסם משרד העבודה האמריקאי נמצא ש"מחזור חיים" של מסמך, כלומר מספר ההדפסות החוזרות ונשנות של אותו מסמך, הוא 11-9 פעמים בממוצע. במשרד יעיל השאיפה היא להתחיל בנייר אחד, לסרוק אותו מיד כשהוא מגיע ולסיים בנייר אחד ללא עותקים נוספים. החליטו על מתודולוגיה מחייבת שמגדירה מה העסק שומר מעתה ואילך כנייר ומה ישמר אך ורק בפורמט דיגיטאלי.
ניירת במשרד. מספר ההדפסות החוזרות נע בין 11-9 צילום: shutterstock
בנוסף, ראוי לציין כי 95% מגניבות המידע נעשות מתוך הארגון, כאשר הגורם המרכזי לכך הוא העובדה ש- 90% ממסמכי העסק קיימים עדיין בפורמט נייר. לכן, למרות שאנו רגילים למקד את תשומת הלב להגנות מתוחכמות על המחשב, למשל על ידי תוכנות אנטי-וירוס, אנטי-ספאם וחומות אש, רצוי לשנות גישה ולהתמקד גם בטיפול בנייר.
2. נפגשים ללא ניירת
לקראת פגישות עבודה נהוג לצלם את המסמכים הרלבנטיים לכל המשתתפים. כאשר מדובר במסמכים כגון: תכניות עבודה, בריפים שיווקיים או דו"חות סיכום, זה יכול להגיע למאות דפים שמבוזבזים בשימוש חד פעמי. ניתן להימנע מהדפסה מיותרת בכמה דרכים: ראשית, ניתן לצרף את המסמכים כקבצים דיגיטליים לפגישה ביומן (באאוטלוק). במציאות שבה רוב האנשים נושאים מחשבים ניידים וטאבלטים, אפשר לצפות גם בגרסה אלקטרונית במהלך הפגישה. לחילופין, מומלץ שלא לבצע הדפסה כמותית מראש אלא להמתין לתחילת הפגישה ולהדפיס מסמך מסוים לפי דרישה.
3. חותמים דיגיטאלית
ארגונים מתנהלים עם סוגים רבים של טפסים לשימוש פנימי, כגון: טפסי הזמנת ציוד, טפסי מחלה, ועוד. במקום טפסי נייר, ניתן להשתמש בטפסים דיגיטאליים שזמינים כיום במערכות רבות כגון: אדובי, אופיס-פרו, Sharepoint ועוד. חברות ביטוח, חברות סלולאר, חברות להשכרת רכב ועוד רבות אחרות שכבר הבינו את ערכו הכלכלי של חיסכון בנייר עברו לטפסים דיגיטאליים. "חוק חתימה דיגיטאלית" (2001) נותן לטכנולוגיה תוקף משפטי, כך שתוכלו לשמור אפילו מסמכים חתומים בפורמט דיגיטאלי, מבלי להסתכן ולאבד מערכם.
4. מונעים "תאונות" הדפסה
ברוב המשרדים הגדרת ברירת המחדל להדפסה היא אחת המדפסות בעסק. אבל כמה פעמים קרה שרצינו להדפיס גיליון אקסל בודד, ולמרות שציפינו לקבל הדפסה של עמוד אחד - קיבלנו לבסוף 20 עמודים שהושלכו מיד לפח רק מפני שלא שמנו לב שחלק מעמודות הטבלה חרגו מחוץ לגבולות הדף? כדי למנוע "תאונות" כאלה מומלץ להגדיר אוטומטית "הדפס ל-PDF", כך נקבל תצוגה מוקדמת של ההדפסה הרצויה מבלי לבזבז נייר על ניסיונות חוזרים ונשנים. ואם אין מנוס מלהדפיס את המסמך, נצלו את מלוא הדף באמצעות הדפסה דו-צדדית.
5. חוסכים עם "אפס"
הסמארטפונים משגעים את העולם עם שפע של אפליקציות שחוסכות זמן ומספקות מידע ואפשרויות חדשות לייעול המשרד. הנה מספר דוגמאות:
א) צילום - תוך כדי פגישה ניתן לצלם מסמכים ופתקים ויש אפילו אפליקציות שמבצעת סריקה ושמירה כ- PDF באיכות מעולה. מיד עם הסריקה לנייד ניתן לשלוח את הקובץ למייל האישי או ליומן.
ב) ממו (מזכר) קולי – לא אחת קורה שכאשר אתם נוהגים ברכב עולים בראשכם רעיונות מעולים, או שאתם נזכרים פתאום בפרטים חשובים. הפתרון: הקליטו את עצמכם ושלחו קובץ קולי (MP3) למייל, ליומן, לקולגה או למזכירה. כך תשאירו את הראש פנוי לרעיונות חדשים ולפרויקטים הבאים.
ג) ניהול פתקים (מזכרים) – ישנם יישומים רבים המאפשרים לנהל מזכרים כתובים באמצעות מכשירים ניידים. אחת התוכנות המוכרות והמוצלחות למשימה זו היא Evernote, אשר קיבלה דירוגים גבוהים מאתרי טכנולוגיה. האפליקציה מנהלת פתקים על הדסקטופ, מסתנכרנת עם היומן, ומאפשרת לשמור מזכרים יחד עם תמונות או קבצים נוספים. בנוסף ניתן להתקין אותה במקביל על הסמארטפון, הטאבלט ועל המחשב הנייח במשרד. התוכנה מבצעת סנכרון אוטומטי באופן מידי ומציגה את המזכרים בכל אחד מהמכשירים.
ד) סיכומי פגישות – לא כדאי לרשום בפנקס או על גבי פתקים. פתרון דיגיטאלי כמו רשומון (Notes) בסמארטפון הוא הרבה יותר מהיר ויעיל.
אלו הן מספר דוגמאות שממחישות כיצד ניתן בצעדים פשוטים לחסוך ולהתייעל במידה משמעותית בסביבת העבודה שלנו. יחד עם זאת, ההצלחה ביישום יכולה לבוא רק מתוך מתודולוגיה, תרבות ארגונית, וחינוך ותגמול של אנשים שעובדים לפי הכללים וההנחיות של הארגון. כמובן שגם תמיכת מנהלים ודוגמה אישית תורמים להצלחה.
לסיכום, "מחליפים דיסק" ועם הזמן מבינים עד כמה קל ונוח לעבוד בסביבה דיגיטאלית ונטולת ניירות מיותרים.
