ניהול נכון: הדברים הבסיסיים ביותר שכל בעל עסק צריך לדעת

צעד ראשון: הכנת תוכנית עסקית נכונה

כל חברה צריכה שיהיו לה חזון, יעדים ברורים ותוכנית עסקית שמגדירה את הצעדים שיש לעשות כדי לממש את החזון. התוכנית העסקית צריכה להיבנות בכמה "קומות". ראשית, יש לערוך ניתוח איכותי הממפה את השוק שבו העסק פועל, המתחרים, חוזקותיו וחולשותיו של העסק, איומים והזדמנויות. ניתוח זה צריך להוביל לתובנות עסקיות, אשר ישמשו לבניית הקומה הבאה: האסטרטגיה הכוללת של החברה, שמתוכה נגזור את הטקטיקה, כלומר תוכנית אופרטיבית. התוכנית צריכה לכלול את הפעולות שיש לעשות, את המשאבים הנדרשים, לוחות הזמנים להשגתם, והתפוקות של כל פעילות. בתוכנית זו ניתן לחלק את המטרה הראשית למטרות משנה, ולכלול יעדים קצרי טווח להשגתם.

בנוסף יש לבצע ניתוח פיננסי של ההשקעה הנדרשת בעסק, מקורות המימון ותחזית הביצועים הפיננסיים שלו. בניתוח הפיננסי יש לשרטט כמה תרחישים אפשריים (ריאלי, פסימי ואופטימי) ולבחון כל תרחיש, את משמעויותיו הפיננסיות ואת ההיערכות הנדרשת בכל אחד מהם.

צעד שני: קביעת תוכנית עבודה מאתגרת אך ריאלית

כדי שיעדיו של העסק יוכלו להיות בני הגשמה, עליהם להיות מאתגרים אך ריאליים - גבוהים, אך לא בלתי מושגים. היעדים יכולים להיות כמותיים וגם איכותיים, וכך או כך הם חייבים להיות מדידים ומבוקרים. יעדים שאינם ניתנים למדידה, או שאינם נמדדים בפועל, לא יוכלו להפוך למציאות.

יאיר קפלן צילום: אריאל בשור

כדי להוציא לפועל תוכנית עבודה אפקטיבית להשגת יעדים אלו, רצוי לשלב כמה גורמים בעסק שיהיו אחראים על יישומה. כך יקבל בעל העסק זוויות ראייה שונות על התוכנית וישיג מחויבות של כל השותפים ליישומה.

צעד שלישי: הגדלת ההכנסות ככל האפשר

כדי שהעסק יגדל ויצמח יש לפעול להגדלת המכירות בצורה מבוקרת, ולדאוג שלא יהיה תלוי במוצר אחד, במידת האפשר. ניתן להגדיל מכירות בכמה דרכים:

1. פתיחת נקודת מכירה נוספת. צריך לבחור בקפידה את המיקום ולוודא שהוא עונה על דרישות העסק בכל הקשור לאופי וכמות הלקוחות ועלויות ההקמה.

2. הגדלת מגוון המוצרים. כדאי לבחון אם ניתן למכור ללקוח מוצרים נוספים, המשלימים את מוצרי החברה, אך להיזהר מקניבליזציה למוצרים הקיימים.

3. פרסום. כשהעסקים טובים משתלם לפרסם, כשהעסקים רעים הכרחי לפרסם. מחקרים מראים שחברות קטנות המפרסמות יותר את מוצריהן בתקופות שפל, זוכות לנתח שוק גדול יותר לאחר מכן.

4. רכישת פעילות או חברה. למרות הפיתוי או ההזדמנות, הסטטיסטיקה מראה כי מרבית המיזוגים נכשלים, ולכן יש לבחון היטב את הנרכשת ולבדוק שהיא באמת סינרגטית לעסק שלכם.

5. כניסה לתחום חדש. ניתן תמיד להיכנס לתחום פעילות חדש, אולם חובה לבדוק תחילה אם יש לכך הצדקה עסקית.

6. גבייה. יש להקפיד על גבייה הדוקה מהלקוחות: לקבוע מדיניות, להגיב מיד לפיגורים בתשלום ולבחון אחת לתקופה את מתן האשראי ללקוחות על פי מידת העמידה בתנאים שנקבעו.

צעד רביעי: הקטנת ההוצאות ככל האפשר

יש לבחון את כל הוצאות העסק ולבדוק היכן ניתן להוזיל עלויות. ניהול נכון של ההוצאות יביא לשיפור מהיר בנזילות ויגדיל את שורת הרווח. הוזלת עלויות יכולה להתבצע בכל אחד מסעיפי הרווח והפסד:

1. ספקים. מומלץ לעבוד מול כמה ספקים ולא ליצור תלות בספק עיקרי. ברגע שאין תלות ניתן לשפר את תנאי האשראי, או לבקש הנחה בתמורה להקדמת תשלומים. בדומה לכך, גם עבודה עם כמה מפרסמים ומשווקים יכולה להוזיל עלויות.

2. מלאי. ניהול נכון ומבוקר של המלאי הוא אחד הדברים הקשים והחשובים ביותר ההכרחיים להצלחת עסק. יש להקדיש לנושא את מרב תשומת הלב ולהיעזר בתוכנות ייעודיות לצורך זה, לקנות סחורה לפי הזמנה ולהשתדל להחזיק כמה שפחות מלאי.

3. הוצאות מכירה. צריך לבדוק ולבקר את כל ההוצאות הקשורות במכירת המוצר, תוך שיפור מתמיד וייעול של התהליכים.

4. סעיפי הנהלה וכלליות. כדאי לנסות ולהוזיל את כל הוצאות הנהלה וכלליות - שכירות, חשמל, הוצאות רכב, ציוד משרדי ועוד - על ידי בקרה שוטפת ורתימת העובדים לנושא החיסכון.

צעד חמישי: גיוון מקורות המימון של העסק

כשם שלא רצוי לעבוד עם ספק אחד, כדאי גם לגוון את מקורות המימון של העסק. שוק האשראי החוץ־בנקאי מציע פתרונות מהירים וזמינים שנתפרים במיוחד לצורכי כל לווה, והוא ניתן על בסיס כושר החזר ותזרים מזומנים - ולאו דווקא ביטחונות.

מומלץ להכיר את כל המוצרים הפיננסיים היכולים לשרת את העסק: הלוואות חוץ־בנקאיות, ניכיון שוברים, פקטורינג וכרטיס אשראי ייחודי לעסקים. יש לבדוק שצורת המימון והתנאים הם המתאימים ביותר לבית העסק, כשהשקעות ברכוש קבוע ובצרכים שאינם שוטפים כדאי לממן במימון לטווח ארוך, ומימון לפעילות השוטפת מומלץ לעשות בהלוואות לטווח הקצר, הרחבת מסגרת אשראי בבנק, ניכיון שוברים או פקטורינג. יש לוודא שגובה ההחזר של ההלוואה מתאים לתזרים של בית העסק ולא תהיה לו בעיה להחזיר את החוב.

צעד שישי: על חשיבותו של דו"ח תזרים המזומנים

דו"ח תזרים מזומנים כולל רישום תקבולים ותשלומים של כל הכספים הנובעים מפעילות העסק. הדו"ח מספק גם מידע על תקבולים ותשלומים עתידיים, וכך ניתן לדעת מה צפויה להיות היתרה היומית בחשבון הבנק של העסק בכל יום ויום. לדברי מוטי מולדובן, סגן מנהל החטיבה הקמעונאית בבנק מזרחי־טפחות, חשוב לנהל את דו"ח התזרים באופן שוטף כדי לזהות מראש חוסרים תזרימיים ולהיערך אליהם. מחסור במזומנים יכול להוביל כל עסק, אפילו הרווחי ביותר, לעצירת פעילות.

תזרים מזומנים מדויק, עקבי ואמין עוזר לצפות תקופות שפל במחזור העסקי או רמת הוצאות גבוהה. יתר על כן, היכולת לצפות תקופות בעייתיות במחזור מקלה על מציאת פתרונות בזמן אמת ועוזרת לרכישת אמונו של הבנק, ומומלץ לצרף אותו לכל בקשה לאשראי. 

לשאר הטיפים לחצו כאן

יאיר קפלן הוא סמנכ"ל וראש אגף עסקים ואשראי חברת Cal