איך מתמודדים עם עקיצה של יועץ מס

"כלכליסט" מגיש מדריך לבעל החברה: אילו שיטות נפוצות למעילה, איך ניתן לזהות מעילות בזמן ולהקטין את הסיכון והנזק, וכיצד מומלץ לפעול לאחר שמתעורר חשד כי אחד העובדים פועל לרעתכם.

1. יצירת תלושי משכורת פיקטיביים

"חשבים ומנהלי חשבונות אחראים על הרישומים בספרי החברה. תפקיד זה מציב אותם בעמדת מפתח שמאפשרת ביצוע רישומים כוזבים בספרים והסתרת המעילה", אומר רונן גורדון, מנכ"ל קבוצת חקירות מוקד.

לדבריו, "בפרשת מעילה שחקרנו התברר כי חשב השכר בחברה יצר תלושי שכר פיקטיביים על שמות של אנשים שאינם עובדים בארגון. את השכר העביר לחשבון הבנק הפרטי שלו, זאת נוסף ל'שדרוג' שכרו באלפי שקלים".

כדי לצמצם אפשרות ליצירת תלושי שכר פיקטיביים יש להצליב את רשימת מקבלי תלושי השכר בחברה עם רשימות של כלל העובדים, כמו רשימת העובדים שאוכלים בחדר האוכל, רשימת עובדים שמקבלים מתנות, רשימת עובדים המופיעה במחלקת משאבי אנוש או כרטיסי נוכחות של עובדים.

דרך נוספת לזהות מעילה שכזאת היא באמצעות איתור מספר בנק זהה ליותר מעובד אחד, או באמצעות הזנת נתוני תלושי השכר במערכת בקרה ממוחשבת.

2. ביצוע פעולות בנקאיות כוזבות

זיוף צ'קים, זיוף חתימת בעלי החברה על המחאות ורישום הלוואות פיקטיביות עשויים להיות חלק ממערך רישומים כוזב של פעולות בנקאיות. "באחד המקרים שבהם טיפלנו החשב רשם המחאות דחויות לתאריכי יעד של עוד כמה שנים בסכום ההלוואות. כך נוצר מצב שבו כרטיס החשבונות על שמו היה למעשה 'מאופס' ולא היתה בו יתרת חוב, כי הוא כביכול החזיר כסף באמצעות צ'קים דחויים", מסביר גורדון.

"מנהלי חשבונות או חשבים אחראים על ביצוע פעולות בנקאיות מורכבות. בקרה על פעילותם יכולה להקטין את הסיכון לגניבות כספים גדולות", אומר גורדון.

3. תעודות משלוח וחשבוניות פיקטיביות

לעתים החשבים או מנהלי החשבונות יכולים לבצע את מעשה ההונאה באמצעות הוצאת תעודת משלוח או חשבונית פיקטיבית. פעולה זו קלה לביצוע מכיוון שלרוב הם אחראים על אישור תעודת המשלוח והחשבוניות בחברה.

"שיפור תהליכי עבודה, דוגמת החלטה שלא ניתן לספק סחורה בלי שפרטי הלקוח יהיו מוזנים בתוך המערכת, לוודא שקיים אשראי ומולאה תעודת משלוח", ממליץ עופר אלקלעי, שותף בפירמת אלקלעי מונרוב המתמחה בביקורת חקירתית. הוא ממליץ גם להגביר את הבקרה על יציאת הסחורות מהעסק, למשל שכל יציאת משאית תגובה בתעודת משלוח.

4. רישום פקודות יומן כוזבות

באמצעות רישום של הנחות, זיכויים או חובות אבודים כוזבים ניתן לבצע הסתרה של המעילה. "מכיוון שהלקוח שילם כספים שלא נרשמו בספרים, נוצר חוסר התאמה בין היתרות בספרי הארגון לבין היתרות בספרי הלקוח", מסביר אלקלעי. לדבריו, "הסתרת ההפרש תתבצע על ידי הקטנת היתרה בספרי העסק באמצעות רישום פקודות יומן תמימות כגון הנחה. כתוצאה מכך היתרה בספרי הארגון ובספרי הלקוח תהיה זהה".

"בקרה הדוקה על פקודות יומן שונות כמו זיכויים, הנחות וכדומה יכולה לאפשר לבעל העסק לזהות חריגות ושינויי מגמה בולטים. ניתן לעשות כן באמצעות דרישה שבמערכת יהיה פירוט של זיכויים או הנחות שניתנו לכל אחד מהלקוחות", קובע אלקלעי. ברגע שתהיה הפרדת תפקידים בין הגורם שנותן זיכויים לבין מי שמקבל בפועל את הכסף, הדבר יאפשר הקטנת סיכונים.

5. גלגול יתרות בין כרטיסים שונים

הסתרת יתרות כספים המתקבלות בעסק, למשל כתוצאה מהפרשי שערי מטבע. בהונאה מסוג זה היתרות מועברות לכרטיסים של לקוחות או לכרטיסים שלא נבדקים באופן שוטף וקיים קושי לבדוק אותם.

עסק שיוציא דו"ח על פקודות יומן חריגות, שקשה לעשות עליהן בקרה ולבדוק מי הגורם שמבצע אותן, יוכל לזהות כל מיני פעולות כמו זיכוי בנק וחיוב כרטיסים של הפרשי שער או עמלות בנקים.

6. רישום כוזב בכרטיסי ספק

לעתים מנהל החשבונות או החשב מבצעים גניבת כספים על ידי רישום פקודת זיכוי בכרטיס הספק בצורה שתעמיד את היתרות בשני הכרטיסים - כרטיס הנהלת החשבונות של העסק וכרטיס הנהלת החשבונות של הספקים — על סכום זהה. רק עיון בשני הכרטיסים יגלה את המעילה. שיטה נוספת היא להציג בכרטיסים פעמיים את אותה חשבונית של ספק לגורם שחותם על הצ'קים.

"הגנה על אמצעי התשלום. למשל, אם מדובר בהעברה בנקאית, ליצור מנגנון call back שבו הבנק יתקשר לבעל העסק בכל מקרה של העברה כספית, או קיום של רשימת כל ההמחאות שמורשי החתימה חותמים עליהן", אומר אלקלעי. אפשרות נוספת לזיהוי ההונאה היא באמצעות בקשה מהספק שישלח את כרטיסי הנהלת החשבונות שלו. כך ניתן לבדוק אם קיימות פעולות שנרשמו אצל אותו עסק ולא נרשמו אצל הספק.

7. שינוי פרטי חשבון של הספק

"גופים רבים במשק מבצעים תשלומים באמצעות מערכת סליקה בנקאית. לרואי החשבון והחשבים יש הרשאה לשינוי פרטי חשבון של ספק לפרטי חשבון בנק שלהם", אומר אלקלעי.

לדבריו, "באופן כזה, תשלומים שהיו מיועדים לספק יועברו לחשבון המועל. העובדה שמערכת הסליקה הבנקאית מאפשרת ביצוע תשלום לפי מספר חשבון בלבד ללא אימות פרטי שם הספק מאפשרת את ביצוע המעילה".

יש ליצור מצב שבו בארגון לא יהיה גורם אחד ויחיד שיכול לשנות פרטי חשבון בנק, אלא שני גורמים שיצטרכו לאשר פעולה שכזאת בתוך מערך המחשוב של החברה. כך ניתן יהיה להגדיל את האפשרות לזיהוי הונאה מסוג זה.