האתגרים שבניהול פרויקטים בבניית מבני ציבור בישראל מול תורמים מהעולם
האתגרים שבניהול פרויקטים בבניית מבני ציבור בישראל מול תורמים מהעולם
מעורבותם של תורמים מחו"ל הופכת למרכיב מרכזי בהצלחת המימון וההוצאה לפועל של מיזמים רבים בתחום הבנייה של מבני ציבור בישראל
מזה כשני עשורים חברת פורן שרים מנהלת ומלווה פרויקטים לאומיים בהם מעורבים תורמים משמעותיים מהעולם, החל מפרויקטים של מוסדות חינוך, דרך פרויקטים כדוגמת משכן האוספים ביד ושם, קמפוסים אוניברסיטאיים, מוזיאונים, הספרייה הלאומית בירושלים, הקריה הלאומית לארכיאולוגיה בירושלים, ארכיון איינשטיין ועוד.
במאמר זה אבחן חלק מהאתגרים והמורכבויות הקיימים בתהליך העבודה עם תורמים בינלאומיים והאופן שבו ניתן להתמודד איתם ביעילות.
פערים תרבותיים וציפיות שונות
אחד האתגרים המרכזיים בניהול פרויקטים בינלאומיים הוא הפער התרבותי. תורמים מחו"ל מגיעים מרקע תרבותי שלעיתים שונה לחלוטין מזה הנהוג בשוק הבניה הישראלי, והשקפת עולמם בנוגע לאופן שבו צריך להתנהל פרויקט בנייה עשויה להיות שונה מהמקובל בישראל. לדוגמה, ישנם תורמים שמצפים לרמת דיוק, איכות, דיווח ומצוינות בכל שלב, בעוד בישראל לעיתים קרובות יש גמישות מסוימת בהתנהלות פרויקטים בשל אילוצים מקומיים, כמו רגולציות משתנות, בעיות תקציביות, קושי בהתנהלות מול קבלנים מבצעים והצורך להשאיר מרחבים שונים לשינויים, קבלת החלטות בתהליך והשארת מקום לפרשנות.
לעיתים, קיים פער אדיר בין השיטה הישראלית לפעול בסביבה רזה וחסכונית ועם כוח אדם מצומם יחסית לבין האופן שנהוג לנהל ולהתנהל בניהול פרויקטים בארצות מפותחות בעולם. פערי התשומות עשויים להיות פי 2 ויותר וכך גם חלוקת התפקידים במבנה הארגוני ומכאן שגם התפוקות בהתאם, החל מהיכולת להגיב לדרישות שעולות אד הוק, עובר ביכולת לספק דו"חות, לנהל משימות וסיכונים ועד לניהול המידע והתכנים.
זאת ועוד, התורמים שהינם בדרך כלל בעלי ממון החשופים לפרויקטים ברמה עולמית, שואפים לתכנון אדריכלי בינלאומי ולעבודה עם יועצים בעלי ידע וניסיון דומה. הדבר דוחף פעמים רבות לדרישה למינוי אדריכל ויועצים בעלי שם בינלאומי ומכאן ובאופן ישיר להגדלת צוותי התכנון (בשל דרישות הרגולציה המקומיות למינוי יועצים ישראלים), לפערים משמעותיים בעלויות תכנון ווביצוע אשר יכולים להגיע לעשרות ואפילו מאות אחוזים. כאן במקרים רבים החשיבות האדירה בתיאום ציפיות, הבנה מעמיקה של הציפיות של התורמים המממנים ושיקוף הפערים הצפויים.
בירוקרטיה ורגולציה
העבודה בישראל מצריכה עמידה במערכת רגולציה ובירוקרטיה מסועפת המקשה על התקדמות הפרויקטים בקצב מהיר. על פי החוק הישראלי, כל תהליך בנייה מחייב אישורים מגורמים ממשלתיים, מרגולטורים ומהרשויות המקומיות. בשנים האחרונות תהליכי התכנון התארכו אף יותר ועיכובים בהוצאת האישורים הנדרשים הם תופעה מוכרת, דבר שמוביל לתסכול בקרב תורמים המורגלים לשיטות עבודה מהירות יותר במדינותיהם.
בנוסף, קיימות דרישות חוקיות ותקנים מקומיים הנבדלים מאלו הנהוגים במדינות התורמים. למשל, בעוד שבמדינות מסוימות תיתכן גמישות בכל הנוגע לתכנון האדריכלי, בישראל יש דגש רב על בטיחות ועל התאמה לסטנדרטים מקומיים שנקבעים בחוק.
אתגרי תקשורת וניהול ציפיות
הצלחת פרויקט בנייה תלויה במידה רבה בתקשורת פתוחה ושוטפת בין כל הגורמים המעורבים. אך כאשר מדובר בתורמים מחו"ל, המרחק הפיזי והפרשי הזמן עלולים להקשות על קיום שיח רציף. לפעמים ישנה ציפייה שהקבלנים והמנהלים בשטח יעבדו בקצב זהה לזה של התורמים, אך בפועל הצוותים בישראל עשויים להתמודד עם אילוצים שונים המשפיעים על לוחות הזמנים והיכולת לעמוד בציפיות התורמים.
יש לציין גם את החשיבות של ניהול ציפיות מדויק מול התורמים. המציאות יכולה להיות מורכבת יותר, ולעיתים קרובות יש צורך להבהיר כי התהליך דורש זמן נוסף עקב גורמים שאינם בשליטת המנהלים.
מחויבות לתרבות המקומית ולקהילה
היבט נוסף שמשפיע על ניהול פרויקטים ציבוריים הוא הצורך במחויבות לערכים המקומיים ולמשתמשי הקצה שמקבלים את המבנה. בעוד שהתורמים מגיעים עם חזון מסוים ותפיסות עבודה בינלאומיות, מזמיני עבודה ציבוריים וחברות ניהול הפרויקטים נדרשות לקחת בחשבון את הצרכים והערכים של הקהילה המקומית..
לדוגמה, תורם עשוי לרצות להשקיע במבנה שיתאים לעיצוב מסוים או לטכנולוגיות חדשניות, אך בפועל הקהילה המקומית עשויה לדרוש פתרונות פשוטים יותר שמתאימים לאילוצים מקומיים של תפעול ותחזוקה.
פתרונות לאתגרים
כדי להתמודד עם האתגרים הנ"ל, יש צורך לגלות גמישות והתאמה למצבים המשתנים. הנה מספר פתרונות אפשריים:
1. יצירת צוות קשר ייעודי: מינוי צוות שמטרתו היא לשמור על קשר רציף עם התורמים, לעדכן אותם בהתפתחויות, לשמוע את דעותיהם ולנהל את הציפיות שלהם, לדווח ולהיות נכון לייצר עזרים להצגה והנגשה של המידע.
2. הסברים ופרשנויות מקדימות: חשוב להבהיר מראש את כל התהליכים הרגולטוריים והאילוצים המקומיים, כדי שהתורמים יכירו את המערכת הישראלית ויוכלו להתאים את הציפיות שלהם. השימוש במפת דרכים ותוכניות עבודה עשוי להקל מאוד על הנגשת המידע.
3. מעורבות הקהילה ומשתמשי הקצה: לשיתוף בתהליך התכנון יש חשיבות רבה. באמצעות שיתוף פעולה זה ניתן להבטיח כי המבנה יותאם לצרכים המקומיים, ויקבל תמיכה רחבה שתסייע בהצלחת הפרויקט. חשוב להנגיש לתורמים את רצונות וצרכי הגוף הציבורי, הקהילה ומשתמשי הקצה כך שתאום הציפיות יחל כבר בשלב האפיון.
4. ניצול טכנולוגיות תקשורת מתקדמות: בשנים האחרונות השתפרו משמעותית יכולות ההצגה והמפגש מרחוק (VC) ואמצעים נוספים אשר יכולים לסייע לשמור על שיח פתוח ושקוף בין כל הגורמים המעורבים בפרויקט.
5. דיוק, מתודולוגיה ומצוינות: לרוב, התורמים המשמעותיים מביאים עימם שנים של חשיפה לעבודה עם חברות ניהול בינלאומיות אשר פועלות בסביבה סדורה, רגולטיבית ומובנית. היכולת להציג מתודולוגית עבודה סדורה, דיוק ומצוינות בתהליכי עבודה ובתוצרים (לדוגמא על פי PMBOK) מסייעת מאוד בהפחתת חיכוכים וביצירת סביבת התנהלות סדורה ועניינית.
אנו בפורן שרים, מייחסים חשיבות רבה לתכנון מוקפד, תקשורת פתוחה וסנכרון בין ציפיות התורמים לבין אילוצים פרויקטאליים שהם על פי רוב נגזרת של חוקים, תקנות ודרישות מקומיות נוספות. הניסיון הרב שצברנו בפרוייקטים מעין אלה מלמד על כך שבהחלט ניתן להביא להצלחת הפרוייקט ולשביעות רצונם המלאה של התורמים והמזמין כאחד.
עמי פורן, מייסד ומנכ"ל משותף בפורן שרים
d&b – לדעת להחליט
