איך להתמודד ולנצח במכרז
איך להתמודד ולנצח במכרז
עו"ד ד"ר גאי כרמי, מומחה במשפט מנהלי וייצוג במכרזים, שותף מייסד משרד ד"ר גאי כרמי ושות'
מדינת ישראל היא הלקוח הגדול ביותר בארץ בתחומים רבים, אך הרבה מאד חברות ועסקים אינם יודעים איך לפנות אליו ואיך לגרום לו להיות מלקוחותיו. הימנעות מהתמודדות במכרזים גורמת להפסד גדול הן לעסקים עצמם, והן למדינה, אשר לא מקבלת את הצעת הרכש הטובה ביותר. אז מה צריך לדעת כדי לעשות עסקים עם מדינת ישראל ורשויותיה? נציג כאן מפת דרכים תמציתית להשתתפות מוצלחת במכרזים.
האם בכלל יש לי סיכוי לזכות במכרז?
הטעות נפוצה בעולם המכרזים היא – לא להשתתף. אי השתתפות מבטיחה שלא תזכה. יש הרבה מאד מכרזים שיש בהם משתתפים ספורים, והסיכוי לזכות בהם הוא גבוה. למרות זאת – בגלל חוסר מודעות – הרבה לא מגישים הצעה. אכן, כדי לזכות במכרז דרושה מיומנות, אך היא מתפתחת רק באמצעות התנסות ולמידה של התהליך. לכן, העצה שלי היא: קודם כל, תגיש הצעה. או במילים אחרות – הכישלון האמיתי הוא אפילו לא לנסות.
גם אם המכרז נראה ממש תפור למתמודד מסויים, אין סיבה להרים ידיים מראש. לפעמים, המתחרה נפסל בגלל תנאי סף או כיוון שלא עמד בדרישה כלשהי, או אפילו שהשליח שבא להגיש את המסמכים פשוט איחר, וכך הכל התפספס.
איך אני יכול לדעת על מכרזים שרלוונטיים לעסק שלי?
חשוב לבנות אסטרטגיית מכרז, וכחלק ממנה לזהות מי מגופי הממשלה והרשויות צורך את השירותים או המוצרים שאני מוכר. אפשר לבדוק באתר האינטרנט של אותו גוף, אילו מכרזים הוא מפרסם, באילו תקופות הוא מפרסם אותם, מתי פוקעת תקופת ההתקשרות של המכרזים הקיימים, מיהם המשתתפים במכרזים ובאילו רמות מחיר. חשוב לעשות עבודת מחקר איפה מתפרסמים המחקרים, ולהירשם לרשימות התפוצה הרלוונטיות. אם רוצים להשקיע יש מנועי חיפוש שעושים זאת עבורכם – רובם בתשלום.
מה אני צריך לדעת כדי להתמודד במכרז?
ראשית, דע את עצמך - להכיר את הנתונים שלך, ולדעת מה טווח המחירים שמותיר לך רווח הולם. אין טעם לנצח במכרז עם העסקה היא הפסדית (וגם המדינה לא אוהבת את זה). מה שאתה שעוד צריך זה ללמוד היטב את תנאי המכרז, ולוודא עמידה בכל תנאי הסף. שזה אומר ניסיון רלוונטי, רישיונות רלוונטיים, ידע רלוונטי ויכולת להתחייב ולעמוד בתנאי השירות שמובטחים.
מה השגיאות הנפוצות שמפילות מתמודדים?
הטעויות הכי כואבות הן השגיאות שנראות פעוטות, אך יכולות להפיל את הכל. למשל, טעות בסכום הערבות (כולל טעות כלפי מעלה!) פוסלת את המציע. כך גם טעות בתאריך הערבות (גם כאן, כולל טעות מיטיבה) פוסלת את המכרז. גם אי-פירוט תנאים שנדרשים במכרז, כמו למשל פירוט מספר העובדים וניסיונם, אך בטעות חסרו פרטיו של עובד אחד בלבד. אלה שגיאות כואבות, כי הן לרוב בתום לב, נראות חסרות משמעות, אך הן יכולות להפיל הכל.
שגיאה נפוצה נוספת היא טעות בתמחור המכרז. אין דבר מאכזב יותר מזכייה במכרז שבדיעבד מתברר כהפסדי עבור המציע. לכן, משתתף שכבר סיפק השירותים בעבר יכול לתמחר בצורה טובה יותר את הצעתו, ויש לו יתרון מובנה על-פני המציעים האחרים.
מה לעשות אם אני חושב שתנאי הסף אינם הוגנים?
תנאי סף יכולים להיות לא מדוייקים, לאו דווקא בגלל זדון או "תפירת מכרז". במקרים רבים זה תוצר של חוסר תשומת לב, או בגלל החמרה יתרה ומיותרת. ניתן לפנות בשאלת הבהרה לוועדת המכרזים, ורצוי באמצעות עו"ד הבקיא בתחום. פניה מפורטת, המסבירה מדוע תנאי הסף איננו נכון או מיותר, תביא את וועדת המכרזים לדון בעניין, בתקווה שזו תשתכנע ותבצע התאמה מדוייקת יותר של התנאים.
חשוב לדעת שאת תנאי המכרז לא ניתן לתקוף בדיעבד, אלא רק במסגרת שאלות ההבהרה. אם לא מרוצים מהמענה לשאלות, חייבים לעתור לבית המשפט לפני המועד האחרון להציע הצעות – אחרת הרכבת כבר יצאה מהתחנה. מהסיבה הזאת, כדאי לקרוא בעיון את המענה לשאלות ההבהרה, כדי לוודא שתנאי המכרז לא שונו לרעתכם "בדקה התשעים". במקרה שכזה, צריך להגיש עתירה "בזמן פציעות" – קרי, לפני המועד האחרון להציע הצעות, ולא אחרי שהגשתם את ההצעות – שזה אחרי שריקת הסיום של המשחק.
מה צריך לדעת לגבי הערבות הבנקאית?
הערבות הבנקאית במכרז היא מסמך קריטי, וטעות קטנטנה בו יכולה בקלות להביא לפסילה במכרז. הטעויות האלה נפוצות. טעות בסכום, אפילו בשקל, יביא לפסילה. גם טעות במועד פקיעת תוקף הערבות, אפילו טעות ביום אחד, תביא לפסילת ההצעה צריך לוודא שהערבות חתומה על ידי כל מורשי החתימה, ושהיא מופנית לגורם הנכון. למסמך הזה צריך להתייחס ממש כמו סופר סת"ם לספר תורה – כל טעות פוסלת.
ממה צריך להיזהר, כדי לא להסתבך עם החוק?
לשבת בכלא בגלל השתתפות במכרז זו הטעות הכי גדולה שיש, ובשביל זה לא צריך "לתת מעטפה מתחת לשולחן". דברים קטנים בהרבה יכולים להוות סיכון. המודעות כאן חשובה, ויכולה למנוע את הבעיה. מכרז הוא תחרות בין מתחרים עסקיים, ולכן כל תיאום עמם הוא אסור. רשות התחרות מבצעת מאמצי אכיפה משמעותיים. לכן, צריך להיות זהירים בקשר עם המתחרים שלכם, ולא לשוחח בנושא המכרז ובטח שלא לתאם מחירים, אזורים, לרבות אי השתתפות במכרז. אם במקרה מתחרה פונה אליכם וגורר את השיחה לנושא מכרז, תגדעו שיחה כזאת באיבה. שלא יצטייר אפילו שיתוף פעולה קלוש שלכם בעניין.
ומה אם הפסדתי במכרז?
זה ממש לא סוף הסיפור. מכרזים הם מבוך שקל לטעות בו, התפקיד שלכם הוא לוודא שוועדת המכרזים עשתה את עבודתה כנדרש ובדקה כיאות את הצעת המתחרה. חשוב שתעברו על ההצעה של המתחרה בזכוכית מגדלת, ויש סיכוי טוב שתעלו על פגמים שוועדת המכרזים פספסה. את הבדיקה הזו חשוב לעשות מיד, כבר באותו היום שאתם מקבלים את ההודעה. יש לפנות באופן מסודר לוועדת המכרזים, ולבקש לממש את זכות העיון שלכם.
כאשר אתם מזהים פגמים, יש לפנות בהשגה מנומקת ומסודרת לוועדת המכרזים, ולעשות זאת בהקדם האפשרי. חשוב לערב עו"ד הבקיא בתחום המכרזים, כיון שטענה שלא תטענו בהשגה לא תוכלו לטעון לאחר מכן בבית המשפט. יש להתייחס להשגה כאל תשתית להגשת עתירה מנהלית לבית המשפט. מי שמומחה בתחום ידע לזהות פגמים שבעין חובבנית לא יקפצו לעין.
מאת עו"ד ד"ר גאי כרמי, מומחה במשפט מנהלי וייצוג במכרזים, שותף מייסד משרד ד"ר גאי כרמי ושות'
d&b – לדעת להחליט
