ימים ללא פגישות: האסטרטגיה החדשה לשיפור היעילות ושביעות רצון של עובדים
ימים ללא פגישות: האסטרטגיה החדשה לשיפור היעילות ושביעות רצון של עובדים
היומנים של עובדים רבים נראים לא פעם כשטח זרוע תעלות צבעוניות, אחת לצד השנייה, ללא כל מרווח ביניהן. כל תעלה מייצגת פגישה, בדרך כלל בין עובדים, שתופסת משבצת זמן של חצי שעה, שעה ולעתים יותר. הצמידות בין הפגישות מייצגת את חסרונו של "אוויר לנשימה", הזמן החסר לעובד לחשוב, להתמקד ולבצע את העבודה.
פגישות פנימיות בין עובדים ומנהלים נחשבות לאחד המנועים החזקים של שיתוף פעולה ארגוני, כלי התעדכנות, חילופי דעות, סיעור מוחות, הגדרת מטרות, גיבוש דרכי פעולה והנעה קדימה. תקופת מגיפת הקורונה הולידה את תופעת פגישות הזום שנחשבו כמעט לנס עסקי, טכנולוגי ותפעולי שאפשר לכל חברה להמשיך לתפקד בתנאי משבר קיצוני.
הקלות שבה ניתן היה לפתע לקבוע פגישות הולידה אינפלציה במספרן בשיעור של פי 5 לעומת התקופה שלפני המגפה, על פי ממצאים של חברת Polly. לפתע התברר, שבחברות רבות יש בזבוז גלוי של המשאב הארגוני היקר ביותר, הלא הוא הזמן של העובדים. על פי מחקר של MIT Sloan עובדי ידע מקדישים 85%! מזמנם לפגישות. סקר שערכה חברת Atlassian בקרב 5,000 עובדי ידע בארבע יבשות מצא שפגישות עבודה הן בלתי אפקטיביות ב-72% מהזמן ו-78% מהנסקרים אמרו שבשל כמות הפגישות בהן הם נדרשים להשתתף, קשה להם להספיק לעשות את עבודתם.
התופעה לא נעלמה מעיניהם של מנהלים ומנהלות רבים בארץ וברחבי העולם ורבות מהחברות אימצו ויישמו פרקטיקה חדשה של ימי עבודה ללא פגישות. שיטה זו חוללה פלאים בקרב חברות רבות שאימצו אותה. לפי סקר של MIT Sloan בקרב 76 חברות מ-50 מדינות המעסיקות כל אחת למעלה מ-1,000 עובדים, 47% מהן צמצמו את מספר הפגישות בשיעור של 40% באמצעות הוראה להימנע באופן מוחלט מפגישות שני ימים בשבוע. 35% החליטו על שלושה ימים ללא פגישות, 11% על ארבעה ימים ו-7% ביטלו לחלוטין פגישות פנים ארגוניות.
התוצאות הפתיעו לטובה. בקרב חברות שקבעו שני ימים עבודה ללא פגישות פריון העובדים עלה ב-71%. העובדים והעובדות חשו תחושה של העצמה אישית, אחריות אישית ואוטונומיה לנהל את משימותיהם ולהצליח. שביעות הרצון שלהם עלתה ב-52% והמתח ירד ב-43%. העובדים והעובדות מצאו דרכים חלופיות לתקשר ולשתף פעולה ביניהם שמתבצעות בשעות נוחות להם וללא קטיעה של רצף העבודה.
לא לשפוך את המים עם התינוק
במקרים רבים תפישות חדשות סוחפות ארגונים לתרחישים קיצוניים שנראים כפתרונות זהב. כך היה בתקופת אינפלציית הפגישות וכך עלול לקרות גם עתה כאשר בחלק מהחברות הפגישות הפכו למעין "מטרד" שיש לסלקו. חשוב לזכור, שבפגישות טמון פוטנציאל עסקי גדול והתועלות המגוונות שלהן לא עברו מהעולם. מציאת נקודת האיזון בין מספר הפגישות לבין הזמן הפנוי לעבודה היא משימה ראשונה במעלה של כל הנהלה. הדרך המומלצת היא ליישם מדיניות הדרגתית, כלומר להתחיל ביום אחד ללא פגישות, לבחון את התועלות ובהתאם להן להחליט האם להרחיב את השיטה ליומיים או להסתפק ביום.
בנוסף לכך, יש לשדרג את איכות הפגישות ואת התוצרים שלהן על מנת שלא תהיינה פגישות סרק חסרות תועלת. כל הזמנה לפגישה צריכה לכלול הגדרת מטרה, יש להכין סדר יום תכליתי, ברור ומחייב ולהיצמד לו במהלך הפגישה. יש לשלוח למשתתפים סיכום של הפגישה ומשימות שיש לבצע בלוח זמנים מוגדר. נוסף על כך, מומלץ לנסות לקצר פגישות ל-15 דקות ולא להקציב להן 30 דקות כברירת מחדל.
האבחנה בין פגישות לבין זמן עבודה היא במידה רבה מלאכותית, שכן פגישה יכולה להיות מנוע לייעול העבודה ולשיפור הביצועים העסקיים. מינון נכון של מספר הפגישות ושיפור הדינמיקה שלהן יהפכו את הפגישות לחלק אינטגרלי וחיובי מיום העבודה.
עינת בנימיני היא מייסדת השלוחה הישראלית של חברת שירותי הטכנולוגיה הגלובלית Concentrix
