המשכיות עסקית - במדינה בה המציאות עולה על כל דמיון, מה עוד יכול להשתבש?
מהקורונה ועד המלחמה – ארגונים גילו מחדש את חשיבותה של תוכנית המשכיות עסקית מותאמת, שמסתכלת למציאות הישראלית בעיניים
התקלה שאירעה בשבוע שעבר בשירותי המסחר של מספר חברי בורסה היא תזכורת כואבת לכמה שבירה יכולה להיות המערכת הפיננסית, וכמה קריטית ההיערכות המוקדמת לתרחישי קיצון. בעולם המסחר, שבו כל שנייה היא כסף, עצירה של הפעילות, ולו לזמן קצר, עשויה לגרום להפסדים כבדים, לפגיעה במוניטין ואמון הלקוחות ולזעזוע שהתאוששות ממנו הנה ממשוכת ויקרה. למרות זאת, פעמים רבות, ארגונים מנהלים את הסיכונים השונים כבדרך אגב, או כחובה רגולטורית ולא כחובה עסקית. כל אלו עשויים להביא ארגון לעמוד בפני משבר עמוק בקרות אירוע.
גופים פיננסיים מחויבים על פי הרגולציה להחזיק בתוכניות מסודרות להבטחת פעילותם גם במקרים של שיבוש תפעולי משמעותי , אך המציאות מלמדת שאלו לא תמיד נערכים לכך כראוי. רשות ניירות ערך, רשות שוק ההון והמפקח על הבנקים דורשים מגופים מפוקחים לתכנן ולהטמיע תוכניות המשכיות עסקית והיערכות לאירועי חירום, לרבות תוכניות התאוששות מאסון (Disaster Recovery) , מערך גיבויים מסודר ותרגולים תקופתיים. היגיון פשוט אומר שהערכות כזו הייתה יכולה למנוע או לפחות לצמצם משמעותית את ההשבתה שחוו לקוחות החברות שנפגעו.
אם לפני מספר שנים האיום המרכזי שאיים על יציבותם של ארגונים היה מתקפות סייבר, הרי שהשנים האחרונות הוכיחו שהמציאות מורכבת בהרבה.
תוכנית המשכיות עסקית אפקטיבית היא הרבה מעבר לנוהל פורמלי – מדובר בהיערכות פרואקטיבית שמבדילה בין ארגון שמתמודד עם משברים לבין ארגון שקורס לתוכם. תוכנית טובה כוללת מיפוי סיכונים, הקמת תשתיות גיבוי, תכנון מפורט של שלבי התאוששות, וחשוב לא פחות – הטמעת נוהלי חירום ותרגולים שוטפים כדי להבטיח שהמערכת מוכנה לכל תרחיש. פעמים רבות עצם העיסוק בתוכנית ההמשכיות עסקית מעורר שיח ומחשבה עמוקה על תהליכים פנימיים בארגון ומאפשר שיפור מתמיד לחיזוק החוסן הארגוני. במקרה של גופים פיננסיים, המשמעות כפולה: לא רק הגנה על הפעילות העסקית, אלא גם שמירה על היציבות של שוק ההון כולו.
מגפת הקורונה לימדה אותנו שלא מספיק להגן על מערכות המידע, אלא שיש להיערך גם לתרחישי עבודה בלתי שגרתיים – עבודה מרחוק, משמרות עבודה למניעת הדבקות המוניות, והתאמות לוגיסטיות שיאפשרו את המשך הפעילות. מה שבזמנו נראה כמו אתגר תפעולי וניהולי, התברר כהזדמנות לאימוץ שיטות עבודה אחרות, מודרניות יותר המאפשרות איזון בין עולמות, בין העבודה ובין הבית והמשפחה, כאשר רבים מהארגונים ממשיכים לאמץ גישה מאפשרת גם לאחר שהמגפה חלפה. בפועל - עולם העבודה כפי שהכרנו אותו השתנה.
מלחמת חרבות ברזל הייתה המחשה נוספת לפער בין תכנון למציאות. אמנם אף חברה הפועלת בישראל לא באמת יכלה להרשות לעצמה שלא להיערך לתרחיש של מלחמה, אך הממדים שאליהם הגיעה המלחמה הנוכחית שברו כל שיא או תרחיש אפשרי. אם יש משהו מרכזי שניתן ללמוד מהאירועים האחרונים, זה שאירועי קיצון עשויים לגעת בכל צד בארגון, כך לדוגמא: פתרונות עקב גיוס מילואים ישפיעו הן על תהליכי העבודה הפנימיים וחליפיות בין עובדי מפתח, אך גם במציאת פתרונות משפטיים להעסקה זמנית של עובדים אד הוק או פתרונות למתן מענה ייעודי ללקוחות באזורי עימות.
גיוסי מילואים חוזרים, היעדרויות ארוכות של עובדים, הצורך של בני ובנות זוג למלא תפקידים נוספים בבית, והצורך לתת מענה ייחודי ומותאם ללקוחות באזורים שנפגעו – כל אלו יצרו אתגרים שלא תמיד נלקחו בחשבון בתרחישים המקובלים. לצערנו, ארגונים נאלצו להתמודד עם אירועים שאף תרחיש, אפילו הקיצוני ביותר, לא הביאו בחשבון – לדוגמא: פיקוח מקרוב על חשבונות בנק ונכסים פיננסיים של חטופים וחללים כדי למנוע ניסיונות הונאה מצד השובים שלהם; או כיצד מזהים לקוח שאיבד את כל אמצעי הזיהוי שלו בביתו שנשרף? האם עלי כגוף פיננסי להגדיל מסגרות באופן אוטומטי על מנת לאפשר למפונים התנהלות נוחה יותר או שמא עלי להקטין מסגרות על מנת לצמצם סיכון של הונאות על חשבונות חטופים?
השאלה כיום היא לא אם התקלה הבאה תתרחש – אלא מתי. אל תחכו למשבר הבא – זה הזמן לפעול ולגבש תוכנית המשכיות עסקית אפקטיבית, המותאמת לארגון ולמציאות שבה אנו חיים.
