אל תפתיעו אנשים בווידאו: איך להתנהג בשיחות זום

אנשים שעולים לשיחה בלי חולצה, עם פיג'מה, ארוחת צהריים מונחת לפניהם וחיטוט אינטנסיבי באף, הם רק חלק מהתופעות עליהן אנשים מדווחים שחוו בשיחות הוידאו שהשתלטו על חיינו בשנה האחרונה. העולם משתנה וצריך להסתגל. כחלק מההסתגלות נדרש פיתוח ואימוץ כללי התנהגות מתאימים. להלן כמה כללים בסיסיים, שכדאי להכיר לפני שעולים לשיחת וידאו:

1. תדאגו להוציא זימון ברור. לרוב מזמן השיחה יהיה בכיר המשתתפים או מי שהיה מזמין בפגישה רגילה. כדאי לציין בזימון מי המוזמנים ומה נושא השיחה, וחשוב במיוחד – באיזו תוכנה עולים – זום/סקייפ/גוגל וכיוב' כדי שאנשים לא יצטרכו להתחיל לבדוק איפה כולם.

2. אל תאחרו לפגישות. כמו בעולם האמיתי, הקפידו על זמנים והודיעו מראש אם אתם עומדים לאחר.

3. שימרו על קשר עין והראו הקשבה - תסתכלו למצלמה לשם יצירת קשר עין עם הקולגות שלכם, סיגרו את כל היישומים האחרים ואת ההתראות, השתיקו את הטלפון ואל תעברו לשיחות אחרות. בדיוק כפי שהייתם נוהגים בפגישת עבודה פיסית.

עדי באריל צילום: אסנת רום

4. אל תדברו כולם בבת אחת. מתברר ששיחות הוידאו יכולות לתרום רבות לתרבות השיח שלנו. כבר אי אפשר לדבר בו זמנית כי זה מקשה לשמוע את המשתתפים. כדי לקבע מצב של דובר אחד בכל פעם, נסו לקבוע מנהל לשיחה, שינהל את הדיון ויעניק את רשות הדיבור. בנוסף, אפשר לקבוע מראש סימנים קבועים-להרים יד או לשלוח אייקון כשרוצים את זכות הדיבור, לציין שרוצים להגיב בצ'ט וכיוב'. אם אתם עובדים עם צוות קבוע, אתם יכולים להיות יצירתיים ולשלוח להם טקסטים מעוצבים להדפסה, או כוסות עם כיתוב מתאים, שיראו למצלמה ברגע המתאים.

5. תדאגו שלא יהיו תקלות טכניות. אין כמעט שיחה שלא מתחילה עם תקלות טכניות - מישהו לא שומע, לא שומעים אותו. נסו לעשות ניסוי כלים לפני עלייה לאוויר.

6. תסגרו את המיקרופון כשאתם לא מדברים. מכירים את אלה שממשיכים לדבר עם יושבי הבית, לקבל שיחות או לריב עם בני הזוג שלהם, הכל בשידור חי מולכם? בשיחות מרובות משתתפים, מומלץ שמנהל השיחה ישתיק בתחילת השיחה את כולם ויודיע על כך. פתיחת מיקרופון-רק אצל מי שמדבר.

7. תתאימו את הלבוש לאופי השיחה. הורה לחייל סיפר לי שהבן שלו היה צריך לעלות לשיחת וידאו מהבית, ונדרש ללבוש מדים, כולל כומתה על הכותפת. הגיוני. יש משמעות לביגוד הרשמי ולמדים ביחס לשיחה, ברצינות ובדרך בה אנשים מתייחסים זה לזה במסגרתה. אתם מסתובבים בבית בלי חולצה? יופי. כשאתם עולים בוידאו-תתלבשו.

8. אל תאכלו במהלך השיחה. כמו שאנחנו לא באים בד"כ לפגישת עבודה עם ארוחת הצהריים שלנו, גם כאן לא נעשה את זה. זו פגישה עם קולגות שאין איתם דיסטנס? נברר מראש שמקובל עליהם ונתנצל. אפשרות אחרת, לבקש לסגור את המצלמות לכמה רגעים עד שנסיים. עדיין, עדיף שלא, כי זה מסיט את תשומת הלב, גם של זה שאוכל וגם של האנשים שמולו. אם כן אוכלים, תשתדלו בלי קולות רקע ובנימוס. תזכרו-אין לאן להסתכל, אז מסתכלים עליכם ועוקבים אחרי כל ביס וביס.

9. אם כולם פתחו מצלמה, אז גם אתם צריכים. מכירים שאתם עולים לשיחה ורק חלק מהאנשים עם מצלמה פתוחה? זה מאוד לא מכבד. אל תביכו את אלה שטרחו לעלות בוידאו. אם עולים לשיחת וידאו צריך להיות עם מצלמה פתוחה. יש לכם בעיה טכנית, או שלא נוח לכם לעלות בוידאו מסיבה כלשהי, ציינו בתחילת השיחה או לקראתה שלא תוכלו לעלות בוידאו. שיחה בה רק חלק מהמשתתפים בוידאו פוגעת באיזון בין הדוברים והתנהגות זו נתפסת לא מנומסת.

10. דברו ממקום שקט ולא בתנועה. בדיוק כמו שעושים שיחת עבודה מהמשרד או ממקום שקט, גם הפעם, השתדלו להמנע משיחות עבודה מהדרכים, מחנות או מהגינה עם רעש ילדים ברקע. זה פוגע במקצועיות שאתם רוצים להעביר.

נסייג ונציין שיש נסיבות מיוחדות, שאפשר להבהיר בתחילת השיחה, כמו 'אני כל היום עם הילדים ואין לי פתרון אחר, אז אני חייב לעלות מהגינה או מהאוטו'. כמו תמיד, כל עוד הודעתם מראש שזו הסיטואציה והתנצלתם, סביר שזה יתקבל בהבנה.

שיחת זום, ארכיון קרדיט: Zoom

11. שיחות וידאו הן לא המקום למולטיטסקינג. לאחרונה עליתי לשיחת נטוורקינג רבת משתתפים ולא רשמית, בה אחת המשתתפות הלכה על הליכון כשהיא לובשת בגדי ספורט. שאלנו אותה על כך והיא הסבירה שהיא סגורה כל הזמן בבית וחייבת לזוז. קיבלנו את זה בהבנה ואפילו בחיוך, אבל ברור שזה השפיע על איכות הסאונד, ואם זו היתה פגישת עבודה זה היה פחות מתאים. עירכו פגישות עבודה במקום מתאים עם מצלמה יציבה, כשאתם זקופים, סטטיים ומרוכזים בשיחה. פגישות עם חברים יהיו פחות רשמיות ולכן אפשר ממגוון מקומות, רק הקפידו שלא יהיו מקומות רועשים בהם מתקשים לשמוע אתכם.

12. אל תעבירו הלאה לינקים לשיחות והרצאות ללא רשות. קיבלתם הזמנה או לינק לפגישה? אל תעבירו הלאה ללא בדיקה עם המזמין שזה מאושר מצידו.

13. אל תקליטו את השיחה ללא אישור המשתתפים. אם אתם מקליטים פגישה, ראיון או הרצאה, וודאו שהמשתתפים מודעים לכך ומאשרים מראש. כדאי להסביר להם מהו השימוש המתוכנן להקלטה.

14. אל תפתיעו אנשים בשיחת וידאו. מדיום הוידאו דורש מאיתנו להיות מוכנים-במיקום, בזמן, בניראות שלנו וכיוב'. זה אומר שאתם לא יכולים להפתיע מישהו בשיחת וידאו. אל תצלצלו ללא התראה למישהו כשאתם בפורמט וידאו ומצפים שיעלה בוידאו. תאמו מראש את המדיום והבהירו באיזו תוכנה.

15. תודיעו מראש אם השיחה עומדת להתנתק. אם אין לכם מנוי לשירות שיחות הוידאו, כדאי להתריע באזור ה- 30 דקות לתוך השיחה, שיש עוד 10 דקות לסיומה ולסכם מה עושים אם תתנתק לפני שתוכן השיחה סוכם. יש יתרון בדד-ליין שמכתיב הניתוק המוקדם של השיחה, כי הוא מספק לנו "תירוץ" להיות יעילים יותר.

16. סיימו את השיחה בצורה מסודרת. כמו בטלפון, שלא מנתקים לאנשים בפתאומיות, האחריות על סיום השיחה היא של מי שזימן אותה. בסוף השיחה יש להכריז על כוונות לסיימה. אפשר גם להחליט שכולם עושים שלום למצלמה ואז מנתקים ביחד.

17. הימנעו מהתנהגויות שאתם מרשים לעצמכם לעשות רק כשאתם לבד בחדר. רואים אתכם. הימנעו מתנועות והרגלים שלא מקובל לעשות בפני אנשים אחרים. גירוד הפנים או מקומות אחרים בגוף, חיטוט באף, ניקוי השיניים משאריות אוכל וכיוב'- לא בבית ספרינו.

הכותבת היא יועצת שיווק ותקשורת, מנחת סדנת "הופעת זום מנצחת"