ממציא ה-Outlook: "הדור שלי עבד בשביל לחיות, הדור החדש רוצה גם לחיות בזמן העבודה"

בשנת 1989 מכר מקדונלד את הסטארט-אפ שהקים למיקרוסופט והיה אחראי לפיתוח ה-Outlook, תוכנת ניהול המיילים והפגישות הפופולארית שהיא חלק מתוכנות ה-Office של מיקרוסופט. הוא עבד על הגרסה הראשונה של מנוע החיפוש Bing ביחד עם מנכ"ל מיקרוסופט הנוכחי, סאטיה נאדלה והיום, בין היתר, הוא אחראי לפיתוח והניהול של אפליקציית Teams - אפליקציית התקשורת הפנים ארגונית שמאגדת בתוכה את כל שירותי הפרודוקטיביות היומיויומיות של המשתמשים לסביבה אחת.

בריאן מקדונלד, ממציא Microsoft Outlook בעבודה צילום: Microsoft

אנחנו נפגשים במרכז הפיתוח של מיקרוסופט בהרצליה, במהלך ביקורו בישראל, שם נעשית הרבה מעבודת הפיתוח של Teams הכוללת בינה מלאכותית. "מאחר שישראל ידועה כאומת הסטארט-אפ ויש בה כל כך הרבה חברות שהיינו רוצים לשלב לתוך Teams הגעתי להיפגש איתן. עבור מיקרוסופט ישראל היא ממש מרכז לבינה מלאכותית והרבה מהפיתוח החיוני של Teams כולל בינה מלאכותית", אומר מקדונלד. יראת הכבוד סביבו מצד עובדי החברה ניכרת וגם אני, שמנהלת יחסי אהבה-שנאה עם תוכנת הדגל שלו, חשה צורך להודות לו בכבוד הנדרש על פיתוחה. כמי שאחראי על פיתוח תוכנות וכלים שנועדו לסביבת העבודה במשך כל כך הרבה שנים יש לו הרבה תובנות על השינויים והמגמות שהתרחשו ומתרחשים בעולם העבודה.

"אנחנו ממש מנסים לפתח חוויית עבודה שונה, אישית יותר, שמאפשרת תקשורת הבעתית יותר. למעשה, אחד העקרונות שהצבנו לנו בפיתוח המוצר הוא שצוותים שמאמצים את Teams ייהנו יותר לעבוד אחד עם השני. מעולם לא עבדתי על מוצר במיקרוסופט שבו זה היה עקרון הייסוד, בדרך כלל מתמקדים בשיפור התפוקה או היעילות בעבודה", הוא אומר. מטרה של הגברת ההנאה היא מטרה גמישה ולא מאוד מדידה וכדי להשיג אותה מקדונלד והצוות שלו נאלצו להבין מה גורם לאנשים הנאה בעבודה משותפת. אחד הדברים שמצאו שעומד בבסיס החוויה החיובית בעבודה הוא התקשורת והדרך בה אנשים מתקשרים בצורה הבעתית יותר ופורמלית פחות.

"בזמן שיצרתי את Teams נדהמתי לצפות בשני אנשים ביפן שהשתמשו במקבילה לוואטסאפ שם שנקראת Line, תוך שהם שולחים אך ורק סטיקרים אחד לשני. זה לא היה כדי להראות שלאחד יש סטיקר משעשע והשני משיב באותו מטבע. זו הייתה ממש שיחה שהתנהלה בסטיקרים. זה נראה לי מופלא", הוא אומר.

אחד הפיצ'רים של Teams מאפשר טישטוש הרקע בפגישת וידאו Microsoft

לגבי השילוב של בינה מלאכותית (AI) בתקשורת בעבודה כמו למשל בשליחת הודעות שגרתיות בצורה אוטומטית, כדוגמאת הודעת מזל טוב לקולגה בעבודה ביום ההולדת שלו, הוא מסביר: "כמשתתף בשיחת הסטיקרים הייתי שמח ש-AI תציע לי סטיקר לשימוש בתגובה ואז אוכל בכפתור אחד לאשר או לדחות. אם יש סדרה של סטיקרים שאפשר להציע לי אז אני חושב שבמובנים האלה זה יכול לסייע לאנושות. אנחנו מוצאים שהתנסויות כאלה מחברות בין אנשים יותר מאשר טקסט פשוט". באופן דומה, לגבי הודעת מזל טוב אוטומטית לדעתו כלי AI שהיה מציע ומזכיר אירועים חשובים אצל חברי הצוות, לקוחות או קולגות ואת מי כדאי לברך באופן אישי יכול לסייע.

במהלך העבודה על פיתוח האפליקציה החדשה, כשבראשם המטרה של הגברת ההנאה מהעבודה, חקרו מקדונלד וציוותו מקומות עבודה ותקשורת בין צוותים. התובנות העיקריות אליהן הגיעו לגבי השינויים העיקריים בסביבת העבודה הם ראשית שהתקשורת הפורמלית השתנתה; שמקום העבודה זז בקצב מהיר יותר וכן שהמגמה היא לעבוד בצורה גלויה יותר – בשימת דגש על שקיפות.

"אנחנו צריכים למשל לתקשר עם יותר אנשים בנוגע ליותר נושאים במסגרת זמן קצרה יותר. ראינו את השינוי הזה במעבר מדואר רגיל לאימייל – מה שאיפשר לתקשר עם הרבה יותר אנשים לעתים יותר קרובות ובהודעות יותר קצרות. כתואה מכך, היום שולחים פחות מכתבים ויותר אימיילים. אנחנו חושבים שאותו הדבר קורה היום עם צ'אט – נוכל לתקשר עם יותר אנשים, בתכיפות גבוהה בהרבה ובהודעות קצרות אף יותר – וזה מאפשר קצב מהיר יותר בעבודה".

אתה חושב שהצ'אט יחליף את המייל במקום העבודה?

"אני לא חושב שהעניין הוא בהכרח החלפה, אלא התייעלות. בגלגול הקודם שלי יצרתי את אאוטלוק למיקרוסופט והאימייל מעולם לא תוכנן להיות כלי שיחה של הלוך וחזור בזמן אמת. הוא הותאם להודעות חשובות, דו"חות וכדומה ולא להודעה של "אני מאחר בעשר דקות'. מה שגילינו זה שאחרי שמנקים את הודעות זמן האמת מההתכתבויות, מה שנשאר לתקשר באימייל הם הדברים שבאמת צריכים להיות באימייל – ואז הוא חוזר להיות כלי יעיל יותר. אני חושב שבמידת מה האימייל הוא קורבן להצלחה של עצמו. קצת ניצלו אותו לרעה עם הודעות ספאם ועם כל הודעות השורה העסקיות והתזכורות הארגוניות שמצטברות".

איך, מנקודת המבט הטכנולוגית שלך, אתה הופך את העבודה למהנה יותר?

"אנחנו מנסים להשתמש ב-Teams כדי לחבר בין אנשים. מעבר לשליחת מסרונים, טכנולוגיה של Teams שפותחה בישראל מאפשרת ליצור מראית עין של פגישה פיסית. לפגישתי האחרונה הצטרפו אנשים מהודו ומסיאטל וכולם היו שם בזמן אמת. לא מדובר רק על טקסט וצ'אטים אלא על לנסות ליצור חוויה שבה כולם מרגישים כאילו הם בחדר אחד ומדברים פנים אל פנים.

אז המטרה היא לחבר בין צוותים מרוחקים?

"אני בהחלט חושב שלחבר כל קבוצה של אנשים, בין אם אלו עובדים, לקוחות, שותפים על מנת שישתפו פעולה בין אם הם פיסית באותו מקום או מרוחקים אחד מהשני זו המטרה של Teams. מטרה נוספת היא לתמוך בשינוי שחל בעולם העבודה והוא המגמה לעבוד בצורה גלויה – בשקיפות.

בעבר תרבות העבודה הייתה במקרים רבים תרבות של מידור ובמובנים מסויימים האימייל, למרבה הצער חיזק זאת, מכיוון שאו שאתה מכותב למייל או שלא. או שאתה ברשימת תפוצה או שפיספסת ולפעמים זה מביך לעובד או מנהל לבקש להצטרף לרשימת תפוצה. היום העבודה נעשית במבנה של קבוצות – אתה מגדיר את הקבוצה שלך ואז הכל גלוי לחברי הקבוצה הזו.

לדוגמא, בצוות שלי יש כ-1,500 איש וכמות כפולה בקבוצת המוצר שלי שכוללת אנשים כאן בישראל, בסין וצוותים אחרים במיקרוסופט. לכן, אני עורך פגישות עדכון קצרות שבהן אנשים מציגים סטטוס של פיתוח כלשהו וזה מפורסם בערוץ שגלוי לכולם בצוות. בעבר, סיכומי הפגישות האלה היו נשלחים רק לחלק מהאנשים והיום זה גלוי לכולם – באופן דומה לעבודה באופן ספייס. זה היה גם אחד הדברים שהניעו אותנו בפיתוח – ראינו שסביבת העבודה עוברת ממשרדים פרטיים לחללים פתוחים וחשבנו איך אנחנו הופכים את המוצר להיות יותר פתוח".

לדוגמא נותן מקדונלד סיטואציה שבה עובד רואה חמישה אנשים במסדרון מנהלים שיחה. הוא יכול לנחש מה נושא השיחה ואז לנוע לעברם ולנסות להצטרף לשיחה. באפליקציה אותו עובד יידע בוודאות מה נושא השיחה וכולם בצוות יכולים להצטרף לשיחה. "כל זה יוצר תרבות ארגונית מסוג מאוד שונה", הוא אומר.

האם זה יכול לייצר סוג חדש של פוליטיקה משרדית? אתה מתאר מצב שבו חלק מהאנשים עלולים לחשוב פעמיים לפני שהם מצטרפים לשיחה או פגישה שמתקיימת.

"כן, אבל אני חושב שזה בעיקר חיובי. באמת אחת המגבלות בפגישות היא שלחלק מהאנשים מאוד נוח להתפרץ לשיחה ואילו אחרים מאוד מסוייגים. היופי באפליקציה הוא שאתה לא חייב להיות חלק מהפגישה. יש ערוץ, נושא ושירשור של הצ'אט – כולם שווים ולא צריך להידחף על מנת להשתתף בשיח".

אם אתה מנסה לנתח את זה, מהם האלמנטים שהופכים עבור אנשים את העבודה למהנה יותר?

"אנחנו מדברים על ליהנות יותר מהעבודה המשותפת ויש לכך הרבה היבטים. לפעמים יש שיחות קשות במקום העבודה, לאנשים יש נקודות מבט מאוד שונות, אבל אפשר לרכך מסרים קשוחים עם גיפים ולגרום לאנשים גם לחייך; רבים חשים תסכול במקום עבודתם משום שאינם מצליחים להשמיע את דעתם, או אולי משום שלא הוזמנו לפגישה מסויימת או שאינם מכירים את האנשים הנכונים כדי להציע רעיון חדש. הטכנולוגיה יכולה לצמצם את המתח באופן גורף מעצם השיתוף. חלק מתרבות עבודה חיובית זה שכולם מרגישים שהם יכול להתבטא, שלא מדכאים את קולם ושהם מקבלים את הפידבק לו הם זקוקים".

איך אתם מתמודדים עם ההיררכיה המשרדית והפוליטיקה הארגונית? משום שלמרות הטכנולוגיה מקום העבודה הוא עדיין סביבה מאוד היררכית וצוותים עדיין מנוהלים בצורה מסודרת ובמידה מסויימת מיושנת.

"אם משווים את זה נאמר לשימוש באימייל אז אם למישהו בארגון יש איזשהו רעיון הוא צריך להתעסק בפוליטיקה של למי זה נשלח, או מה שאני מכנה, אלגברה של טייטלים. למשל, אם אני סמנכ"ל ויש לי רעיון שאני רוצה לשלוח למנהל מוצר, עלי לשקול אם לשלוח אותו גם לעמיתו במחלקת ההנדסה או אולי גם לאיש עיצוב, כי אחרת הם ירגישו מחוץ לעניינים. ואז, אם אני שולח את זה לאיש ההנדסה אני צריך לשלוח את זה גם למנהל שלו – ופשוט נהיה בלאגן. תמיד מישהו ירגיש מחוץ לעניינים. לכן ההיבט הזה ב-Teams הרבה יותר קל – אני פשוט מפרסם את זה בפוסט והאנשים הנכונים רואים את זה מכיוון שזו תקשורת מבוססת נושא בניגוד לתקשורת מבוססת אנשים. אותו הדבר קורה אם יש לי רעיון שאני רוצה שהבוס הגדול יידע עליו. אם אני אלך ישירות לבוס זה נראה די רע אבל אם יש לי אפשרות לתייג אנשים ספציפיים – אני יכול בדרך זו למשוך את תשומת ליבם".

אחת הבעיות של הדור הנוכחי ובכלל של העובדים היום הוא שאנחנו לוקחים איתנו את העבודה הביתה וזה פוגע בחיינו האישיים. האם זה משהו שאתם חושבים אליו? במילים אחרות – אתה יכול לכבות את זה?

"אחד הדברים הטובים בטלפון הנייד הוא היכולת לשלוח הודעות שניתן לקרוא בכל מקום ובכל זמן. לפעמים רוצים בכך ולפעמים לא ולכן ניתן לכוון את הטלפון כך שיהיו לנו כמה שעות של שקט. לנו יש דבר דומה עבור האפליקציה אבל יש עוד הרבה דברים שאנחנו חושבים עליהם בנוסף לכך. למשל, תזכורת לאדם לפני שהוא שולח הודע או מתקשר "הנמען נמצא באיזור זמן אחר – האם תרצה להעיר אותו?". אנחנו רוצים של-Teams תהיה השפעה חיובית על אנשים ושייהנו יותר לעבוד יחד – לכן, הצבת גבולות בין החיים הפרטיים לעבודה היא חשובה".

מקדונלד התחיל לעבוד במיקרוסופט ב-1989 כאשר הסטארט-אפ שלו נרכש על ידי החברה. אישתו, הייתה אחת מהעובדים הראשונים במיקרוסופט והאישה הראשונה בצוות האפליקציות של החברה. הוא קורא לביל גייטס בשמו הפרטי ועבד ביחד עם מנכ"ל מיקרוסופט הנוכחי סאטיה נאדלה על הגרסא הראשונה של Bing. נאדלה, שהחליף ב-2014 את סטיב באלמר פעל לשינוי התרבות הארגונית בחברה וידוע בסגנון רך יותר משל קודמיו. בתור מי שחווה את השינויים במהלך השנים הן בתוך הארגון והן כמי שאחראי על יצירת פתרונות למקומות עבודה אחרים מקדונלד הוא בעמדה טובה לתת הצצה לשינויים התרבותיים בענקית הטכנולוגיה ששולטת גם במקומות העבודה.

אתה מרגיש שהתרבות במיקרוסופט השתנתה?

"כן, אנחנו מרגישים את ההכללה – את העובדה שליותר אנשים יש יכולת להביע דעה ולבטא באילו שינויים הם מעוניינים או מהן התוצאות להן הם מצפים ממוצר זה או אחר – אני חושב שזה הוביל ליותר השתתפות של העובדים והמנהלים וזה באמת דבר חיובי.

בנוגע לפורמליות, אם נסתכל על הודעות המייל בעבר הן היו מאוד פורמליות בהשוואה לצ'אט של היום. לכן, אני חושב שאנשים יכולים לתקשר אחד עם השני קצת יותר כבנאי אדם בצ'אט. זה מרגיש קצת יותר כמו שיחה אינטימית והיום אנשים גם יותר נוטים לקשט את הודעותיהם עם ממים, סטיקרים או אימוג'ים – וזה מעביר קצת רגשות ויכול במידה מסויימת גם להפיג מתח בין אנשים. אני די גאה באופן שבו המוצר שלנו מייצר תרבות ארגונית טובה יותר ואני חושב שאנחנו מתחילים לראות את השינוי הזה במיקרוסופט".