סקר: מנהלים מבזבזים עד 65 ימים בשנה על אדמיניסטרציה

מנהלים בכירים 'מבלים' יותר מדי זמן במשימות אדמיניסטרטיביות ולא מנצלים את זמנם בצורה יעילה לטובת הארגון. כך, מעל ממחצית (53%) מהמנהלים ומקבלי ההחלטות בארגונים הודו כי הם עסוקים 26 יום במצטבר בשנה במשימות הקשורות לאדמיניסטרציה ועוד 30% מהמנהלים אמרו כי הם מקדישים לכך עד 65 ימים בשנה, כך עולה מסקר שערכה חברת Priority Software באחרונה בקרב מנהלים בבריטניה.

בין המשימות האדמיניסטרטיביות אליהן התייחס הסקר נכללו תשלום חשבונות, אישור הוצאות, ארגון פגישות, איסוף מידע ממחלקות אחרות ואיתור מסמכים. הסקר בוצע על ידי Priority Software, העוסקת בתחום מערכות מידע ארגוניות ו ERP ,בקרב 650 מנהלים בכירים ומקבלי החלטות בבריטניה.

אם למנהלים היה יותר זמן הם היו מקדישים אותו לחשיבה אסטרטגית ופיתוח אישי צילום: שאטרסטוק

חוסר יעילות עלה בסקר גם כאשר נבדקה היכולת של מנהלים לצאת להפסקות במהלך יום העבודה. כשליש מהנשאלים העידו כי הם יוצאים להפסקת צהריים בתדירות של פחות מפעם בשבוע. אם היה להם יותר זמן פנוי 30% מהמנהלים היו מעדיפים לנצל את הזמן לתכנון אסטרטגי, 28% היו מעדיפים לנצל את הזמן לפיתוח ואימון אישי ושיעור זהה לקידום הצמיחה העסקית של הארגון. 

אנדרס ריכטר צילום: Priority Software

"הנקודה המדאיגה בסקר שערכנו, היא שמנהלים ומקבלי החלטות אינם מצליחים להקדיש מספיק זמן לתכנון אסטרטגי ארוך טווח. בנוסף, במציאות שבה הדרגים הניהוליים מדווחים על חוסר יעילות כה רב, ניתן להניח כי הבעיה משתקפת לרוחב כלל העובדים בארגון. ניתן לשער, שהמצב הזה לא שונה מהותית בארץ או בשווקים אחרים", אמר אנדרס ריכטר, מנכ"ל Priority Software. "הנסיון שלנו מראה, שחלק גדול מהמשימות הארגוניות, ודאי האדמיניסטרטיביות שבהן, ניתנות לביצוע בצורה אוטומטית תוך שימוש בכלים טכנולוגיים פשוטים שניתנים להתאמה לתהליכים בארגון. תשתית נכונה של מערכת מידע ארגונית מצמצמת מאד את הזמן למשימות כמו: איתור מסמכים, שיתוף מידע, תהליכי אישור, דיווחים, הפקת דוח"ות וכיו"ב ובכך ומגדילה בעשרות אחוזים את יעילות הארגון".

אם אתם מנהלים, כך תוכלו לנצל את הזמן ביעילות רבה יותר:  

1. החליטו אילו סמכויות אתם יכולים להאציל

פעמים רבות יש יותר סמכויות שניתן להאציל מכפי שאתם מעוניינים. התחילו ביצירת רשימה של הדברים שרק אתם יכולים לעשות, למשל: לעשות החלטות ניהוליות, לגייס סמנכ"לים, לאשר את המוצר הסופי או את התקציב. לאחר מכן ערכו רשימה של כל הדברים האחרים שאתם עושים: כאן טמונה ההזדמנות שלכם להאצלת סמכויות. ברגע שתבינו אילו משימות יכולות להתבצע על ידי עובדים אחרים תוכלו להשקיע יותר אנרגיה במשימות הייחודיות לכם בהם את מצטיינים או שרק אתם יכולים לעשות.

2. בנו "מדריך נבוכים"

3. הקצו זמן לפעילות יצירתית:

חלוקת היום למקטעי זמן יסייעו לכם להיות יותר יעילים. לדוגמא, בבוקר אם אתם 'אנשים של בוקר, הקצו שעה לעבודה על פרויקטים שדורשים מכם להיות יצירתיים כמו תכנון לטווח ארוך או סיעור מוחות. אחר הצהריים, כאשר אתם פחות מרוכזים בצעו משימות שדורשות פחות חשיבה יצירתית כמו מענה למיילים או פגישות קצרות.

4. תנו לעצמכם דדליינים קצרים ועמדו בהם:

 זיכרו שעדיף לבצע את המשימה גם אם היא לא מושלמת. אחד האתגרים של מנהלים הוא להחליט החלטות מהירות, אל תתנו לעצמכם יותר מדי זמן להתלבט בהחלטות היומיומיות. מחקרים מראים שאחד המאפיינים של מנהלים מצליחים הוא היכולת לקבל החלטות במהירות גם במחיר של טעויות מדי פעם. תנו לעצמכם דדליינים קצרים משאתם חושבים שאתם צריכים ותראו שתספיקו יותר.

5. אל תבצעו כמה משימות במקביל:

כל המחקרים מראים שמולטיטסקינג אינו יעיל. הרבה יותר יעיל להתרכז כל פעם במשימה אחת בלבד ולסיים אותה. לכן, הפחיתו הסחות דעת, כבו את ההתראות של המיילים או הרשתות החברתיות והתרכזו במשימה שלפניכם.