כשהעובדים לא מגיעים - איך להתמודד עם היעדרויות

ארגונים רבים מפסיקים בשנים האחרונות להסתכל על השעון ונוקטים בגישה ליברלית יותר לנושא הנוכחות: משעות עבודה גמישות ועד לחופשה ללא הגבלה. בין אם אתה מפעילים מדיניות נוכחות קשוחה או חופשית יותר, את כמות האיחורים וההיעדרויות הבלתי מתוכננות צריך לנהל.

רבע מהעובדים מודים כי מסרו דיווחי מחלה כוזבים צילום: שאטרסטוק

לעתים, ועל כך מסכימים לא מעט מנהלי משאבי אנוש, הבעיה היא שלא מאתרים בזמן שאכן יש בעיה. לא מבחינים באיחורים ובהיעדרויות, או מקלים ראש, וחמור מכך – לא מבחינים בהשפעה שיש לכך על שאר העובדים, עד שמתחיל להיות מאוחר מדי.

אז איך מנהלים נכון את עניין ההיעדרויות?

1. התוו ותקשרו מדיניות ברורה

2. נהלו את ההיעדרויות המתוכננות

מערכת ניהול היעדרויות מאפשרת לכם לאשר או לדחות בקשת היעדרות מתוכננת, על בסיס מידע כגון יתרות הזכאות של העובד ואפילו האם יש לכם כיסוי מספיק לעומסי העבודה והצרכים התפעוליים של הארגון.

3. נטרו היעדרויות לא מתוכננות

המפתח לשליטה בהיעדרויות ואיחורים הוא איסוף וניתוח נתונים המאפשרים לבחון את היקף הבעיה ולנקוט באמצעים מתקנים. השוו בין נתונים היסטוריים לנתוני איחורים והיעדרויות עדכניים, על-מנת לגלות האם המגמה מחריפה או משתפרת. בהמשך, מומלץ לתחקר את הנתונים לעומק בכדי לזהות אזורים בעייתיים כגון מחלקות אן עובדים, עם מגמות מובהקות.

4. בררו את העובדות

נהלו שיחה פתוחה עם מאחרים ונעדרים 'כרוניים'. ציינו שהבחנתם בהחמרת המגמה וכי הפנייה אליהם נובעת מדאגה שמשהו לא טוב קרה. נסו לברר האם יש לכך סיבה מוצדקת. יתכן תגלו שמדובר בנסיבות אישיות או משפחתיות בעיתיות וכד'. הציעו עזרה כשניתן וגלו גמישות.

אם לדוגמה האיחורים נובעים מריחוק והסעות שאינן מסונכרנות עם זמני תחילת הפעילות בבתי הספר, יתכן שניתן קצת 'לכופף' את המערכת ולהגמיש את זמני תחילת וסיום העבודה.

5. ממשו בחוכמה את המדיניות כשמדובר במקרים 'כרוניים'

כשצריך להסלים ולהתעמת עם עובדים, עשו זאת. אם צריך, הגדירו לעובד ציפיות והבהירו את ההשלכות במידה והבעיה תימשך. אם גם זה לא עזר, נקטו בפעולה. 17% מהמעסיקים מדווחים כי פיטרו עובדים שמסרו דיווחי מחלה שהתגלו ככוזבים.

6. שיקלו תגמול העובדים שלא מחסירים שעות וימים

נכון, לכאורה לא צריך לתת ״פרס״ למי שמבצע את העבודה כמו שצריך, אבל לעתים, דגש על מילוי משימות ועמידה בלוחות זמנים – יעשה רק טוב למערכת ויעודד נוכחות. זה יכול להיות בונוס תקופתי צנוע, שוברי מתנה או תוספת זמן היעדרות מתוכננת (ימי חופשה וכד').

תוכניות התמריצים נפוצות יותר בעיקר בקרב ארגונים / מחלקות שנותנים שירות, שם כל היעדרות פוגעת מידית בטיב השירות. ואם זו הגישה שלכם, הרי שמנהלים צריכים גם להוקיר פומבית את מקבלי הבונוס, בפני שאר המחלקה, על מנת לעודד התנהגות כזו גם בקרב האחרים.