כמה הפסקות אתם באמת צריכים ביום עבודה

היומן שלכם בוודאי מלא במטלות ובפגישות, אבל האם אתם מקציבים גם זמן להפסקות? אם אתם מתקשים למצוא זמן פנוי ביומן כדי שתשקיעו מחשבה בכמות העבודה שאתם לוקחים על עצמכם. מומחים ליעילות בעבודה טוענים כי הפסקות קבועות יכולות לעזור לכם להגביר את הריכוז ולהספיק יותר. לדבריהם, תדירות ההפסקות תלויה בעומס העבודה, רמת האנרגיה והשעה ביום.

"אל תחשבו על מספר קבוע של הפסקות שצריך לקחת ביום, כמו 12 או 5", אומר רוברט פוזן, מרצה בכיר בבית הספר לניהול ב-MIT ומחבר הספר "פריון עבודה קיצוני: תעלו את הביצועים, תפחיתו את השעות". לדבריו, השאלה האמיתית היא "מהו פרק הזמן ההולם של עבודה מרוכזת שאפשר לבצע לפני שיוצאים להפסקה?"

לפי המלצתו של פוזן, יש לקחת הפסקה כל 75-90 דקות. "זהו פרק הזמן שמאפשר להתרכז ולהספיק הרבה", הוא מסביר. "גילינו את זה באמצעות מחקר על מוזיקאים מקצועיים, שמגיעים לשיא הפריון כשהם מתאמנים למשך פרק הזמן הזה. זהוו גם משך הזמן של מרבית השיעורים באוניברסיטאות".

כשאתם כבר לוקחים הפסקה, עדיף לעשות פעילות שמגבירה אנרגיה, הפסקת קפה אינה יעילה צילום: שאטרסטוק

עבודה רצופה במשך 75-90 דקות מנצלת את שני השלבים בהם פועל המוח: לימוד או ריכוז וגיבוש המידע. "כשאנשים מבצעים משימה ואז נחים למשך 15 דקות הם מסייעים למוח שלהם לגבש את המידע ולשמור עליו בצורה טובה יותר", מסביר פוזן. "זה מה שקורה מבחינה פסיכולוגית במהלך הפסקות".

טוני שוורץ, מייסד אנרג'י פרוג'קט מכנה את דפוס העבודה הזה "פעימות והפסקה" (pulse and pause), כלומר הגדלת האנרגיה ואז חידושה. "המחקר שלו הראה כי בני אדם עוברים באופן טבעי מריכוז מלא ואנרגטיות לתשישות פסיכולוגית בכל 90 דקות", אומר קווין קראוס, מחבר הספר "15 סודות על ניהול זמן של אנשים מצליחים".

לדבריו, אם נקדיש תשומת לב נבחין בכך שהגוף שלנו שולח לנו מסרים לנוח ולהטעין מצברים. "אבל אנחנו מתגברים על המסרים האלה באמצעות צריכת קפה, משקאות אנרגיה וסוכר...או על ידי שימוש בעתודות שלנו עד שהן אוזלות".

לעבוד פחות - להספיק יותר

עם זאת, קורה שאין לכם שעה וחצי רצופה של עבודה. החדשות הטובות הן שאפשר לעבוד בפרקי זמן קצרים יותר ועדיין ליהנות מהיתרונות של הפסקות קבועות. ניסוי שערכה חברת הסטארט אפ דראוגיאם גרופ (Draugiem Group) באמצעות שימוש באפליקציית ניטור הזמן DeskTime מצא שהעובדים הפרודוקטיבים ביותר יצאו להפסקות קבועות ותכופות – הם עבדו במשך 52 דקות רצופות ואז יצאו להפסקה של 17 דקות. העובדים האלה הספיקו יותר מבלי לעבוד יותר שעות, וההפסקות הקבועות הפכו אותם ליעילים יותר.

"הסיבה לכך ש-10% העובדים הפרודוקטיבים ביותר מצליחים להספיק יותר במהלך פרקי הזמן הקצרים יחסית של עבודה היא שהם מנצלים בצורה הטובה ביותר את 52 דקות העבודה. במילים אחרות, הם עובדים עם מטרה", נכתב בסיכום הניסוי.

אפשרות נוספת היא להשתמש בטכניקת פומודורו (Pomodoro Technique) שמחלקת את זמני העבודה המרוכזים לפרקי זמן קצרים יותר. לפי הטכניקה הזו, עובדים במשך 25 דקות ואז נחים במשך 5 דקות. היא פותחה על ידי פרנסיסקו צ'ירילו, שקרא לה על שם הטיימר בצורת עגבניה שבו השתמש במטבח. הטכניקה הזו עובדת בצורה הכי טובה כשלפנינו משימה אחד שדורשת את מלוא ההתמקדות.

מציאת הזמן הנכון לצאת להפסקות היא תהליך של ניסוי וטעייה. הנקודה המהותית אינה האורך המדויק של העבודה או ההפסקה, אלא מציאת מחזור הפעימות וההפסקות שעובד בצורה הטובה ביותר עבור כל אחד, מדגיש קראוס. "היכולת הקוגניטיבית שלנו פוחתת לאורך היום, לכן חייבים להכניס לסדר היום הפסקות מנטאליות תכופות שיעזרו לשמור על פריון העבודה", הוא מדגיש.

הפסקת קפה?

בכל מקרה יש לקחת בחשבון שלא כל ההפסקות נולדו שוות, כך לפי לריסה ברבר מהחוג לפסיכולוגיה באוניברסיטת צפון אילינוי והדוקטורנטית לפסיכולוגיה אמנדה קונלין. "העובדים נוטים לבחור לצאת להפסקות שלא תמיד מועילות להם", כתבו במאמר שהתפרסם בכתב העת פסיכולוג'י טודיי. חלק מההפסקות הפופולאריות ביותר, כמו אכילת חטיף, שתיית קפה או קיטורים על העבודה, מובילות בסופו של דבר דווקא להגברת העייפות.

העובדים בוחרים בפעילויות הללו כדרך להתמודד עם העייפות, אך הפסקות מסוג זה לא עוזרות לחדש את רמות האנרגיה. כדי להפוך הפסקה ליעילה, צריך להתנתק מנטאלית מהמחשבות על עבודה. לפי פוזן, ההפסקות בבוקר יכולות לכלול מדיטציה, שיחה עם חברים או עזרה לחבר לעבודה, אך ההפסקות אחר הצהריים חשובות יותר ומחייבות פעילויות מסוימות. "אנרגיית הגוף שלנו פוחתת בזמן הזה, והפסקה יכולה לרענן אותנו", הוא מוסיף.

לפיכך, קראוס ממליץ לנסות פעילות גופנית. "זו לא סוד שאימונים קבועים משפרים את המטבוליזם ואת רמות האנרגיה", הוא אומר. "אך רבים חושבים שזו דרישה מוגזמת לכלול התעמלות במהלך יום העבודה, ולכן ניצול ההפסקה הארוכה יותר לפעילות פשוטה היא כל כך יעילה. פעילויות פשוטות יכולות לכלול הליכה מהירה במשך 20 דקות או נסיעה על אופניים".

פוזן מוסיף ומציין כי שנת צהריים היא אחת מסוגי ההפסקות המוצלחות ביותר. "שינה קצרה בזמן הנכון היא מרעננת ביותר", הסביר. "אנשים רבים חוששים שירדמו לשלוש שעות, אך יש לכך פתרון פשוט, קוראים לו שעון מעורר".

יציאה להפסקות מרגישה לרוב כמו פינוק וכזלזול בעבודה, אך המומחים מדגישים כי מדובר בחלק חשוב בתכנית הפרודוקטיביות. "לא מדובר בזמן שמקדישים לעבודה, אלא למה שמספיקים לעשות בזמן הזה", אומר פוזן. "עלינו להפסיק להסתכל על זמן כעל פרמטר להצלחה. אפשר להספיק יותר כשמאפשרים הפסקות לרענון".