כמה מיילים "דחופים" עובדים מקבלים ביום?

למרות דרכי התקשורת הרבות והמגוונות שקיימות לרשותנו - אפליקציות צ'אט, וידאו, הודעות מסוגים שונים, רשתות חברתיות - בסביבת העבודה, עדיין, האימייל הישן והמוכר מהווה את כלי העבודה הנפוץ ביותר.

על פי סקר עולמי שנערך על ידי ,Radicati דרך התקשורת וההתנהלות השכיחה והמקובלת ביותר במקומות עבודה היא מייל, כ- 120 מיליארד מיילים עסקיים נשלחים ביום (מתוך כ- 270 מיליארד מיילים בעולם בכלל). זאת לעומת כ- 60 מיליארד ווצאפים ו- 40 מיליארד הודעות במסנג'ר.

"תוצאה זו משקפת את המציאות של ימינו, בה אנו מוצפים בתקשורת דיגיטלית והתראות (Notifications) רבות, ששואבות את הפניות השכלית והנפשית שלנו לתוך פרטי ידע רבים מדי" אומר יגאל ברומר, שותף ובעלים של חברת שביל QM7, מפתחת מערכת שיתופית המאפשרת בקרה, ניהול וארגון משימות ותהליכים: "המייל והתוצרים הארגוניים הנלווים אליו מהווה את המרכיב המרכזי להעברת מסרים בסביבת העבודה ולכן נחשב גם כמסיח הדעת הבלתי רשמי והבלתי מעורער. מצב זה בו אנחנו מותקפים על ידי כלים שאמורים לסייע לנו רק ילך ויחריף במהלך השנים, כאשר קצב הגידול של המיילים, שיחות דיגיטליות ובוטים נוספים הוא מהיר מאוד".

אנחנו 'טובעים' במיילים ולתחושתנו כולם דורשים תגובה מיידית צילום: שאטרסטוק

על פי סקר שנערך בישראל על ידי חברות שביל QM7, בשיתוף עם מטריקס וחברת AVIV- AMCG, בקרב 200 מנהלים ועובדים בחברות שונות, מסתבר שאנחנו לא שונים מהעולם בכל הקשור להתנהלותנו בנושא המיילים. 47% מהנשאלים העידו כי המייל הוא הכלי העיקרי לריכוז התהליכים והמשימות בעבודתם. לשם השוואה, 21% משתמשים באקסל ו-9% בפתקים.

מרכזיות האימייל בחיי העובדים מתבטאת בכמות המיילים המתקבלים ונשלחים בכל יום. 65% מהנשאלים מקבלים בין 20 ל-100 מיילים ביום ו-15% מקבלים מעל 100. רק 5% מוצאים פחות מ-10 אימיילים בתיבת הדואר הנכנס שלהם מדי בוקר.

כמות המיילים אינה משמעותית כמו הדחיפות בטיפול שהם דורשים לדעת הנשאלים. 78% מהנסקרים העידו כי מעל מחצית מכמות המיילים שהם מקבלים הם לטיפול מיידי.

"ממצאים אלו ממחישים את העומס המנטלי המיותר שיש על המנהלים והעובדים כתוצאה מהעומס במיילים. בהרגשה שלנו, כל מייל חשוב וצריך לענות לו מיד. אבל על פי תוצאות מחקר שערכתי, רק כעשירית מהודעות הדוא"ל נחשבו לחשובות מספיק כדי לקרוא אותן בתוך חמש דקות מקבלתן ו- 50% מהודעות הדוא"ל שלנו דורשות ניהול והתייחסות במהלך שבוע מרגע קבלתן. הפער בין מה שאנחנו חושבים שאנחנו צריכים לבין מה שאנחנו צריכים בפועל הוא גדול ויש לתת עליו את הדעת.

תחזוקת הדואר הנכנס שלנו לוקחת לנו יותר מדי זמן, שלטעמי מבוזבז וזה רק הולך וגדל. לכן חשוב להשקיע בכך מחשבה ולנסות לקבל כלים שיעזרו לנו לדעת מה חשוב יותר ומה פחות ובכך להחזיר לעצמנו את השליטה", מסביר פרופסור דן אריאלי – מומחה לכלכלה התנהגותית ושותף בשביל QM7.

הסקר מצא גם כי 77% מהמנהלים מעריכים שהם עסוקים לפחות מחצית מהיום בפגישות ו-84% מהם נדרשים למלא בעצמם בין 5 ל-25 משימות ביום. "מחד, הנגישות הנוכחית לאימייל מכל סביבה מאפשרת תקשורת מתועדת, מהירה ותפוצה מדויקת, אך מאידך הרעש שהוא מייצר מקשה על מנהלים להתמקד במשימותיהם" אומר קובי בן משה, מנכ"ל AVIV- AMCG.

עם זאת, כנראה שעדיין אין תחליף ראוי לאימייל במקום העבודה. "בהינתן הבעיות שישנן למייל, לכאורה צריך להחליף אותו בכלי אחר. עם זאת לא ברור שהחלפת המייל בווצאפ, מסנג'ר או בכל ערוץ תקשורתי אחר, תפעל לטובתנו. נכון שהיום הדוא"ל מעביד אותנו, אך אין סיבה לשפוך את התינוק יחד עם המים ויש לראות איך משפרים את הקיים ומייעלים אותו לכלי שנותן מידע נכון בזמן הנכון מבלי להציף אותנו", אומר אריאלי.