הידע בורח מהחברות

גל הפרישה הגדול של דור הבייבי-בום מתקרב: בארה"ב ובקנדה עומדים לפרוש בעשור הנוכחי למעלה מ-20% מכלל העובדים. הידע שיעזוב את החברות יהיה גדול פי כמה, עקב העובדה שהמומחים המובילים בחברות הינם בעיקר בקבוצת העובדים המבוגרים יותר.

המשמעות הכלכלית למשק של אובדן ידע חיוני כה רב הינה רבה ביותר. אם נעריך את עלות היצירה מחדש של הידע של פורשים בעלי מומחיות ייחודית, כולל העלויות התוצאתיות (כמו העיכוב בלוח הזמנים של הפיתוח והקושי להגיע לאיכות) בסדר גודל של 100 אלף דולר, ובהערכה זהירה של חצי מליון מומחים ייחודיים הפורשים בארה"ב בעשור הנוכחי, עלות אובדן הידע שם בעשור הנוכחי יהיה בסדר גודל של 50 מיליארד דולר ובישראל - בסדר גודל של כשני מיליארד דולר.

שימור ידע המומחה הפורש. חשוב לברור את הידע הקריטי לשימור צילום: shutterstock

אחת הסיבות המשמעותיות להיווצרות הבעיה היא הקמת חברות גדולות, בעיקר חברות תשתית, באירופה וארה"ב לאחר מלחמת העולם השנייה ובישראל לאחר קום המדינה. בתקופה זו תפיסת ההעסקה הייתה מתן קביעות (lifelong employment). כך מוצאות את עצמן, באופן בלתי נמנע, מתמודדות עם הנושא חברות גדולות כמו בואינג, חברות חשמל, חברות מים בארה"ב וחברות כמו התעשייה האווירית, רפאל, קמ"ג, חברת החשמל, מקורות, בישראל. כמובן שחברות קטנות, כולל חברות משפחתיות, נאלצות להתמודד אף הן עם הנושא.

הדרך לפתרון: המשכיות הידע

חלק מהארגונים מתמודדים עם הבעיה באופן רציני ופועלים למען המשכיות הידע (knowledge continuity) של המומחים לתועלת הפעילות העסקית של הארגון. אנשי משאבי האנוש מזהים יחד עם המנהלים העסקיים את העובדים הפורשים בעלי הידע הקריטי. נקבעים עובדים "ממשיכי דרך", המומחים העתידיים, בין אם מתוך הארגון או כאלה המגוייסים לצורך תפקיד זה. מתבצעת העברת ידע תוך כדי עבודה, במקרים מיוחדים אף במשך מספר שנים. זהו תהליך לא מובנה, אשר לא נוצרים ממנו נכסי ידע מוחשיים. הידע "החבוי" (tacit) אצל המומחה הופך לידע חבוי אצל ממשיך הדרך.

עם זאת, קיים צורך בביצוע תהליך מובנה, יצירת ידע "גלוי" (explicit) כלומר מתועד. ידע שהינו נגיש לממשיך הדרך בכל עת וכמו כן זמין גם לעובדים נוספים, בעיקר חדשים. הידע המתועד תומך בביצוע העבודה ומאפשר קיצור משמעותי של עקומת הלמידה.

תהליך מובנה זה נקרא "שימור ידע" והינו אחד מהמנגנונים של התחום המקצועי של "ניהול הידע". שימור הידע מתמקד בהנגשה נוחה של ידע הקיים בארגון לעובדים הזקוקים לו לצורך ביצוע עבודתם. 

תהליך ב-4 שלבים

1. שלב מיפוי הידע  - רושמים בטבלה את התהליכים והנושאים בהם עוסק המומחה הפורש, את הידע התומך בכל אחד מהם, אצל מי נמצא הידע, האם הידע בנושאים מסוימים כבר מתועד והיכן נמצא תיעוד זה. למיפוי יש גם ערך העומד בפני עצמו: זוהי רשימה מלאה של הפעילויות בתחום עליו מופקד המומחה הפורש וכל המידע באשר לידע התומך בפעילויות אלה.

שימור כלל הידע של המומחה עלול לכלול גם נושאים שאינם רלוונטיים יותר וכן לכלול ידע שאיננו קריטי, כאשר אנחנו רוצים לשמר את הידע בו אכן יעשו בפועל שימוש המומחים העתידיים, אשר נתונים בעומס עבודה מתמיד ומתקשים להקדיש תשומת לב לידע מתועד אשר איננו חיוני עבורם. לפיכך בוחרים לצורך שימור כ-5% מכלל הידע, שיש לו משמעות של כ-75% מהתועלת של כלל הידע של המומחה הפורש.

2. אריזת הידע - תיעוד הידע במסמך, בסרט וידאו או לחילופין ביחידת לימוד מתוקשבת. התיעוד כולל גם מרכיבים כמו ספר טלפונים של גורמים העובדים עם המומחה הפורש, ותובנות באשר לכל אחד מהם.

3. הקמת מאגר ידע - אתר בו אנחנו מארגנים באופן ידידותי למשתמש את תוצרי שלב התיעוד. חשוב שאתר זה יהיה זמין לעובד במקום אליו הוא רגיל להיכנס לצורך ביצוע עבודתו.

4

. שלב ההטמעה - פעילות שמטרתה חיבור בין העובדים הזקוקים לידע לבין מאגר הידע – מודעות, שילוב תוצרים בתהליכי העבודה, נגישות נוחה עבור גורמים בכלל הארגון הזקוקים לידע זה.

המאמר נכתב על ידי אבי קדם, מנהל הידע של התעשייה האווירית, שבה מיושם תהליך מובנה של שימור ידע