איך לעודד עובדים לדבר?

פרופסור יקר,

אני מנהלת צוות בארגון גדול, ורוצה לעודד אנשים להתבטא בישיבות. איך לעשות זאת בלי לגרום להם להתיישר עם דעתי? לא להציג אותה בהתחלה? רק לשאול שאלות מנחות? זה עשוי להיתפס כמניפולטיבי. מה דעתך?

עפרה

כמו שאמרת, אם את מנהלת צוות ומתחילה בלהשמיע את העמדה שלך, לא כל כך הגיוני שיתנגדו לה, וכנראה אנשים שחושבים אחרת ידברו פחות. אבל יש כמה דרכים להתמודד עם זה: דרך אחת, מקובלת ושנראית מובנת מאליה, היא להציג רק את הנושא ואז לתת לאנשים להתבטא בלי לחשוף כלל את דעתך שלך. הדרך השנייה מעניינת יותר לדעתי, והיא להיעזר בטכנולוגיה ולשלב בישיבות שלכם מנגנון של תגובות אנונימיות.

ישיבת עובדים צילום: shutterstock

לפני כמה שנים עשינו פרויקט שנקרא Anti-Group-Ware, משחק מילים שמשמעו "חומרה אנטי־קבוצתית". ניסינו להתמודד עם הבעיה שהבחנת בה, והיא שקבוצות הן מצד אחד המקום שבו אנשים מדברים, מחליפים רעיונות, מקדמים ויוצרים, אבל מצד שני הן לא המקום הכי טוב כדי לקבל בו החלטות. כבר ידוע שהדינמיקה החברתית משפיעה על קבלת החלטות בקבוצה, לפעמים יותר מאשר הטיעונים וההיגיון. מטרת הניסוי שלנו היתה למצוא דרך לליבון רעיונות חף מלחץ קבוצתי, והדרך שמצאנו היתה לתת לאנשים להביע את דעתם באופן אנונימי. דמייני כעת שלכל משתתף בישיבה היה סמארטפון, אייפד או מחשב שבעזרתם היה יכול להוסיף תגובות אנונימיות למסך שמציג את הדעות של האנשים, בלי לציין מי אמר מה. זו היתה הטכנולוגיה שלנו, והקבוצות שעבדו איתה היו מאוד מרוצות. זו טכנולוגיה שהיא פשוטה בבסיסה, ואני מקווה שבעתיד יהיו יותר דברים כאלה.

דרך אגב, דרך מעניינת לדעת מה הצוות שלך חושב שצריך לעשות כקבוצה היא לומר מראש שמטרת הפגישה היא רק להחליף מידע, ובנוגע להחלטות את מבקשת שאחרי הפגישה כולם יגשו לכמה דקות למשרד שלהם, יחשבו על זה ואז יצביעו, גם כן במנגנון אנונימי. שיטת קבלת החלטות כזו תיתן גם היא תוצאות אחרות מאלה שנותנות ישיבות שהכל בהן קורה סביב השולחן.