הקץ לקיצורי הדרך

ממחקר שבוצע באוניברסיטת אוקספורד באחרונה, עולה כי אחד מתוך שישה פרויקטי IT  גדולים יוצא משליטה, ועולה בממוצע כ-200% יותר מהמתוכנן. מהמחקר עולה כי הסיכוי לכישלון בביצוע פרויקט IT  גדול גבוה עד כדי פי 20 מהסיכוי לכישלון בפרויקטים עסקיים אחרים.

גם כיום,

הסיבות למציאות העגומה המתבררת שוב מהמחקר רבות ומגוונות, ולרוב אינן תלויות רק במפתחי המערכת. במצב של חריגות מלוח הזמנים והתקציב, קיימת חשיבות יתרה והשפעה מכריעה על הצלחת הפרויקט לתהליכי העבודה בפיתוח ולאופן ניהול הפרויקט.

כיום כבר ברור כי הקפדה על תהליכי פיתוח מסודרים, הכוללים בקרות מובנות וניהול סיכונים מתמשך, הינה תנאי הכרחי להצלחה של פרויקט פיתוח והטמעה של מערכות מידע בארגון. הדבר ברור ומוסכם על כולם: מנהלי ה-IT, מנהלי הפרויקטים, מנתחי המערכות והתוכניתנים. עם זאת, מסיבות שונות ולעיתים קרובות מדי, כל אחד מהנ"ל "מעגל פינה", וזונח את הכללים עליהם הוא התחייב או שאותם הוא דורש מאנשיו.

הכל בגלל לחץ זמן

הסיבה העיקרית לעקיפה של נהלים או בקרות, היא לחץ הזמן בו נתון הפרויקט. לוחות הזמנים הלחוצים מחייבים לעיתים קרובות הפנייה של משאבים פנימיים בפרויקט, לכיוון הפיתוח, הבדיקות, ההסבות ועוד. הדבר נכון במיוחד לגבי משאבים שתוכננו מראש, במשרה מלאה או בחלקי משרה, לטיפול בהבטחת האיכות ובבקרה על תהליך הפיתוח.

הדוגמאות ל"קיצורי דרך" הן רבות: חוסר בוועדת היגוי או העדר מיצוי מטרות הוועדה; מעורבות נמוכה של לקוחות המערכת בשלבי הפיתוח ובמיוחד בשלבי האפיון והבדיקות; קבלה של שינויים תכופים בתכולה שסוכמה; אפיון לקוי – אפיון כללי מדי או אפיון שלא בהתאם לצורכי המשתמש ועוד.

הפתרון ל"עיגולי הפינות" טמון ביכולת של מנהלי הארגון בכלל ומנהלי ה-IT בפרט להבין את הבעייתיות שתוארה לעיל, וליישם תהליך בקרה על הפרויקט, רצוי באמצעות גורם חיצוני שאינו כפוף ישירות למנהל הפרויקט. הגורם האמור משתתף בוועדות ההיגוי של הפרויקט (ואם אינן מתקיימות כראוי, יתריע גם על כך), ומוודא כי תהליכי הפיתוח אכן מתקיימים בהתאם למתודולוגיה מקובלת שאומצה עבור הפרויקט, וכי הבקרות שתוכננו אכן מיושמות ומשולבות כראוי.

חשוב שגורם חיצוני זה יהיה בעל יכולות תקשורת עם ההנהלה הבכירה, עם לקוח המערכת החדשה ועם הגוף המיישם. תקשורת זו הינה קריטית להצלחת התהליך, שכן פערי ידע ותקשורת בין הגוף המבצע והנהלת החברה, הם אלו שגורמים לאי ההבנות המכשילים פרויקטים רבים.

כבעלי ניסיון הן בפיתוח מערכות וניהול פרויקטים מורכבים והן בבקרה ובביקורת על תהליכי פיתוח מערכות, התבקשנו לא אחת לבקר ולתחקר פרויקטים ותהליכי פיתוח בדיעבד, לאחר סיום הפרויקט. זאת, כאשר התברר שהפרויקט הסתיים עם סטיות ניכרות - בעלות הפרויקט, בתכולה שסופקה ללקוח או בלוח הזמנים. תחקיר, חשוב ככל שיהיה, עשוי לסייע במידה מסוימת רק לפרויקטים הבאים. בדיקה זו מתבצעת לאחר "שהסוסים כבר ברחו מהאורווה", כאשר ניתן היה למעשה למנוע או לצמצם את היקף הבעיות, באמצעות בקרה ראויה וליווי של התהליך מתחילתו ועד סופו. היתרון בשירות זה הוא הערך המוסף שההנהלה מקבלת תמורת השקעה קטנה יחסית.