התוכנות שיעשו לכם סדר בראש
שיטת GTD, אחד הטרנדים הלוהטים של השנתיים האחרונות, מאפשרת לכם לסדר את המשימות שלכם באופן יעיל ומבטיחה לנקות את המוח מטרדות מציקות ואת היום מבזבוזי זמן. רוצים לנסות? התוכנות, האתרים והשירותים החינמיים שיהפכו את זה לקל מתמיד
כמו כל ספר עיון בנושא ניהול ושיפור-אישי, Getting Things Done, "המדריך לחיים יעילים ללא מתח" של דיוויד אלן, נפתח בהסבר ארוך ומפורט של כל הסיבות שבשלן הוא אינו ספר ניהול ושיפור-אישי, וממשיך בתיאור ההבדלים שבינו לבין ספרי ניהול ושיפור-אישי אחרים.
אבל Getting Things Done באמת שונה מהם. אמנם הוא נוטה למטיפנות ונגוע ביהירות, והוא יכול היה בקלות להיחשד בניו-איג'יות, אך למרות זאת הוא קיבל את חותמת האישור שלו מהקהל הציני ביותר: הבלוגרים הגיקים. ההזדהות עם השיטה של דיוויד אלן גדולה כל כך, שבחוגים מסוימים הקיצור "GTD" הוא מילה נרדפת לפרודקטיביות. אמנם, מדובר גם בציבור העדרי ביותר שיש, אבל ממדי התופעה ואורך החיים שלה מצביעים על האפשרות שיש כאן משהו גדול יותר מאופנה חולפת.
דיוויד אלן. קיבל אישור מהקהל הציני ביותר - הבלוגרים שיטת הארגון שמתאר אלן מבוססת על שני כללים פשוטים, אך היישום המלא שלה לפי ההמלצות בספר עמוס בפרטים קטנים ודורש כלים רבים. אבל דווקא בפילוסופיה שמאחורי שני הכללים האלה טמון הערך האמיתי בגישה של אלן, ולא בהכרח בשיטה עצמה.
לכל אורך הספר, מטיף אלן לריקנות. הכוונה היא לא לדלות הנפש, אלא לדלות המוח. הפתרון של אלן לכל טרדות החיים הוא מוח חיצוני: מערכת שתאפשר לסלק מהמוח הפנימי שלכם כמה שיותר מחשבות, רעיונות, ויזכרונות לא נחוצים, ולאחסן אותם בצורה מסודרת, שיטתית, ואמינה במקום אחר - המוח החיצוני שלכם.
כשכל משאבי המוח עסוקים באחיזה נואשת בעשרות קצוות-חוט שונים - המשימות שעוד לא בוצעו, הפגישות שעוד לא התרחשו, הרעיונות שעוד לא יושמו - לא נשארים מספיק משאבים בשביל שום דבר אחר. כשקושרים את כל החוטים האלה למערכת שאפשר לסמוך עליה, המוח יכול לשחרר, ופתאום אפשר להתרכז במה שעושים באותו רגע. לפי אלן, תהליך ההיטהרות הזה מטרדות היום יום הוא המפתח לריכוז, וריכוז הוא המפתח למניעת הדחיינות ולשיפור הביצועיות. במילים אחרות, ריכוז הוא המפתח ל-Getting Things Done.
המערכת שעליה ממליץ אלן היא רק יישום אפשרי אחד של אותו עיקרון בסיסי, ולמרות שהיא מבוססת על ניסיון עשיר, היא לא היישום היחיד וגם לא בהכרח היעיל ביותר. במדריך זה ריכזנו קישורים לכמה תוכנות, שירותים מקוונים וכלים אחרים שיעזרו לכם להיפטר מכמה שיותר מחשבות ולקבל בתמורה כמה שיותר שלווה - בין אם לפי העקרונות של GTD ובין אם בשיטות חופפות. החליטו בעצמכם עד כמה אתם רוצים לאמץ את הגישה של אלן, אם בכלל.
הספר קריא וקולח והוא מומלץ לקריאה (אם כי רק באנגלית, הוא טרם תורגם לעברית), אבל אל תרגישו מחויבים לצלוח את כולו כדי ליהנות מהרעיונות שמתוארים בו. אחת מתופעות הלוואי של הצלחת הספר בקרב בלוגרים היא שכל כך הרבה מהם כתבו עליו כמעט את כל מה שצריך לדעת, ואפשר למצוא ברשת את כל המידע הנחוץ בנושא.
ראיון מקיף עם דויד אלן, מחבר השיטה, והסבר מורחב על איך היא עובדת
איך להתחיל עם GTD בבלוג 43 Folders
מה זה GTD באתר של דיוויד אלן
מנהל הפרוקטים ToDoList: התוכנה שתחשוב במקומכם
בלבה של שיטת GTD נמצאות רשימות על גבי רשימות, מכל סוג שהוא. יש רשימות עבור פרויקטים, רשימות עבור מקומות, רשימות עבור תאריכים, רשימות עבור רעיונות, רשימות עבור יעדים, ועוד. למרות שאפשר ליצור עם כמעט כל תוכנה שבה אנחנו משתמשים, בהן Notepad ופאוארפוינט, אין להן הרבה יתרונות על רשימות מנייר ועט.
העיקרון הבסיסי שמאחורי GTD הוא "לגבות" כמה שיותר מהמוח לאמצעי אחסון חיצוני, כדי לשחרר אותו לביצוע המשימות החשובות בכל רגע נתון במקום לחשוב על עשרות דברים אחרים באותו זמן. אבל כדי שאפשר יהיה להשתחרר באמת מכל הטרדות היומיומיות, המערכת החיצונית הזו צריכה להיות אמינה ויעילה - צריך לסמוך עליה.
לשם כך, אלן פיתח סט של כללים לניהול הרשימות, שנועדו להבטיח ניצול אופטימלי שלהן. כללים אלו מפרטים את ההגדרה של פרויקט, שהוא אחד מאבני הבניין היסודיים של השיטה, ושל משימות, שהן היחידות הסופיות הקטנות ביותר במערכת. עוד מתייחסים הכללים להפרדה של המשימות לפי פרויקטים וכן לפי "הקשר" - הנסיבות שבהן אפשר לבצע את המשימות האלה, כמו "טלפון", "מחשב" או "בית". עבור המידע הנכנס, כמו אימיילים, טלפונים, או מקורות אחרים, אלן מפרט במדויק שיטה לעיבוד וחלוקה שלו לרשימות המתאימות, וכן לביצוע סקירות תקופתיות שנועדו להשליט סדר ולוודא ששום דבר לא ילך לאיבוד.
ליישום יעיל של השיטה הזו בטווח הארוך, נדרשת מערכת מעט מתקדמת יותר מאשר רשימה טקסטואלית פשוטה. תוכנות ניהול רשימות משימות מתקדמות מאפשרות להגדיר מאפיינים ומידע נלווה נוסף עבור כל פריט ברשימה, לחלק את הרשימה לסעיפים ולתתי-סעיפים, להסתיר או לגלות חלקים ממנה במידת הצורך כדי להקל על העיון, ולמיין או לסנן אותה כדי להקל על איתור המידע הרלבנטי.
מכיוון שלרשימות מהסוג הנחוץ עבור GTD יש כמה צרכים מאוד ספציפיים, ז'אנר שלם של תוכנות לניהול רשימות משימות התפתח כדי למלא את הצרכים האלה. מבין תוכנות ה-GTD לחלונות, ToDoList החינמית היא המתקדמת והעשירה ביותר (אם כי היא לא בהכרח הנוחה או הפשוטה ביותר לשימוש).
כמו תוכנות ניהול רשימות משימות רבות, ToDoList פועלת כ-Outliner - כלומר, היא מאפשרת לארגן את הרשימות בעץ, וליצור היררכיה בין המשימות השונות. אף חשוב מכך, ההיררכיה הזו היא דינמית לגמרי, כך שכל משימה יכולה להפוך לפרויקט שלם ולקבל תתי-משימות מתחתיה, וכל מה שנראה בהתחלה כמו פרויקט שלם יכול לעבור להיות תת-פרויקט או אפילו פשוט משימה אחת בתוך פרויקט אחד. אבל בניגוד לרוב תוכנות ניהול המשימות האחרות, ToDoList מציעה כלים מתקדמים במיוחד לניהול העץ הזה, וכן כוללת עשרות קיצורי דרך להוספת פריטים או להזזה והעברה של הפריטים הקיימים.
ToDoList צילום מסך
ToDoList כוללת אפשרויות חיפוש מתקדמות, ותומכת בהוספת הערות לכל פריט ברשימה - עם אפשרויות עיצוב שכוללות גם הדבקת תמונות וקישורים ישירות לתוך הרשימה.
ToDoList פועלת כתוכנה "ניידת" (Portable) - פירוש הדבר הוא שאין צורך להתקין אותה כדי להשתמש בה, והיא כוללת את כל ההגדרות והקבצים הנחוצים בתוך התיקייה הראשית. אפשר להעתיק אותה לדיסק-און-קי ולהפעיל אותה ממנו, וכך להגיע לרשימות שלכם מכל מחשב.
בפעם הראשונה שתפעילו את ToDoList, היא תציג אשף לקביעת הגדרות כמו אופן שמירת ההגדרות, המידע שיוצג כברירת מחדל, ועוד. אפשר לאשר את כל ברירות המחדל - בכל מקרה, תוכלו לשנות אותן מאוחר יותר.
Todo Freely: לצרכים פשוטים יותר
ToDoList היא תוכנת ניהול רשימות משימות מתקדמת ורבת עוצמה, והיא מתאימה למי שצריכים לטפל ברשימות ארוכות ומסועפות במיוחד. עבור משתמשים עם צרכים פשוטים יותר, הממשק שלה יהיה מאיים מעט, והרבה מהתכונות המתקדמות שלה עלולות להפוך פעולות פשוטות מאוד למורכבות יותר מהנחוץ. אם אתם מתאימים להגדרה הזו, נסו במקומה את Todo Freely, תוכנת GTD חינמית ופשוטה במיוחד.
TodoFreely צילום מסך
Todo Freely נראית כמו שיא המינימליזם והאלגנטיות לעומת ToDoList, אבל למרות הממשק הפשוט שלה היא עדיין כוללת את כל הכלים הבסיסיים הנחוצים עבור GTD. הודות לעץ ההיררכי, היא מאפשרת לחלק משימות לפרויקטים ולתתי-פרויקטים, וכוללת אפשרויות לתיוג משימות, שממלאות את הצורך של GTD לחלוקת המשימות להקשרים. כדי להשתמש ב-Todo Freely, תתבקשו להתקין את .Net 2.0
Remember the Milk ו-SimpleGTD: השירותים המקוונים
תוכנות שולחניות הן מהירות, מוכרות, יציבות, זמינות תמיד וקלות לשימוש, אבל חסרונן העיקרי הוא שהן פועלות רק ממחשב אחד. מסיבות אלו, ועוד כמה אחרות, שירותי רשת מתקדמים החלו להחליף תוכנות שולחניות רבות בשנים האחרונות, ומבין שירותי ניהול רשימות המשימות המקוונים החינמיים, Remember the Milk (או RTM בקיצור) הוא הוותיק והמתקדם ביותר.
כשירות מקוון, RTM מנצל היטב את הכלים הזמינים עבורו, ומאפשר לשלוח תזכורות באימיילים או בהודעות SMS (אך לא בישראל), להשתלב בשירותים אחרים כמו ג'ימייל, Google Calendar, ולהתחבר ממכשירים ניידים באמצעות ממשק מקוון מותאם במיוחד או באמצעות יישומים ייעודיים עבור האייפון ומכשירי בלאקברי. RTM כולל את כל הכלים הנחוצים ליישום מתקדם של GTD.
כאלטרנטיבה ל-Remember the Milk, נסו את SimpleGTD, שירות חינמי פשוט שמציע את התכונות הבסיסיות ביותר הנחוצות ליישום של GTD, ולא יותר. כמו RTM, גם הוא תומך בקיצורי מקלדת, אבל זה פחות או יותר הפיצ'ר המתקדם היחיד שלו - לטובה ולרעה.
Chandler: לנהל את המידע ממקורות שונים
בדומה לאאוטלוק, Chandler משלבת לקוח אימייל, יומן פגישות, ורשימת משימות בתוכנה אחת, כדי להקל על הניהול והארגון של כל סוגי המידע האישי ממקורות שונים. אבל בניגוד לאאוטלוק, Chandler פועלת בכל מערכות ההפעלה, ונראה שב-Chandler, מישהו התאמץ לוודא שבאמת אפשר יהיה להשתמש בכל הכלים המשולבים האלה, בלי לקלל כל הדרך אל הפגישה.
Chandler נוצרה בהשראת Lotus Agenda, תוכנת ניהול מידע אישי כושלת משנות השמונים. תעשיית התוכנה היתה אז בחיתוליה, ועדיין לא היה ברור שתוכנות מחשב צריכות לחקות מודלים קיימים מהמציאות. Lotus Agenda אפשרה למשתמשים להזין מחשבות, רעיונות, משימות ותזכורות באופן חופשי, מבלי לדאוג לגבי הפורמט, ולחשוב על הארגון והניהול של כל המידע הזה בהמשך. החופש הזה הפך את Agenda לתוכנה מורכבת מאוד והיה גם הסיבה לכישלון שלה. Chandler אמנם סובל מבעיות דומות, אבל מודל השימוש הבסיסי שלו מתאים באופן מושלם ל-GTD, מה שהופך את המאמץ לטיפוס על עקומת הלמידה התלולה שלו למשתלם במיוחד.
Chandler צילום מסך כמו Agenda, גם ב-Chandler אפשר להזין מידע באופן חופשי - בין אם מדובר בפגישות, במשימות, ברעיונות, או בסתם מחשבות כלליות. כל פריט מידע כזה מוזן לתוך רשימת על, ובמידת הצורך אפשר להוסיף לכל פריט מאפיינים נוספים כמו תאריכים (לדוגמה, עבור פגישות או משימות), קטגוריות ותגים (לדוגמה, עבור ההקשרים של GTD), ומצב נוכחי (שוב, עבור משימות למשל).
אפשר ליצור קבוצות ולהעביר אליהן פריטים קשורים, ומכיוון שכל קבוצה יכולה להכיל פגישות, משימות, רשימות וגם אימיילים, קל לראות איך Chandler יכול להקל על ניהול פרויקטים.
עוד יתרון גדול של Chandler על תוכנות שולחניות אחרות, אאוטלוק ביניהן, הוא האינטגרציה עם שירות מקוון בשם Chandler Hub, שמאפשר לגבות את כל הנתונים לרשת, או לגשת אליהם ישירות מהאתר, מכל מחשב שהוא. הודות לאפשרויות השיתוף, אפשר להזמין אנשים אחרים ולהקנות להם הרשאות להציג ולהשתמש במידע שלכם, ישירות מהאתר המקוון - ללא צורך בהתקנות נוספות של Chandler.
יש ל-Chandler הרבה קצוות חדים ועבור רוב המשתמשים הוא עדיין לא ממש מסוגל להחליף את אאוטלוק באופן מלא, אבל מי שמוכנים להשקיע ימצאו בו את אחד מהכלים המתקדמים ביותר ליישום של GTD, בכל מערכת הפעלה.
(להורדת Chandler, לחלונות, מקינטוש ולינוקס)
אאוטלוק
אפילו אם GTD הוא קונספט חדש עבורכם, כנראה שכבר השתמשתם פעם ב-"תוכנת ניהול מידע אישי" - אאוטלוק. היא אולי לא התוכנה המתאימה ביותר לעבודה לפי העקרונות של GTD, אבל סביר להניח שאתם כבר יודעים איך להשתמש בה, סביר להניח שאתם משתמשים בה ממילא בעבודה לקריאת מיילים ולניהול יומן הפגישות, וסביר להניח שזו התוכנה היחידה שמסתנכרנת עם הטלפון הנייד שלכם. נסו את מערכת ה"מטלות" שלה.
Getting Things Done: Setting Up Outlook
GTD with Gmail and Outlook 2007
Implementing Getting Things Done using Outlook 2007
אם Chandler נועד כתחליף מלא לאאוטלוק עבור חסידי GTD, מי שעדיין אינם מוכנים לשחרר יכולים לנסות את Jello Dashboard, תוסף אאוטלוק שמציע כמה אפשרויות שמקלות על היישום של GTD עם הכלים הרגילים של אאוטלוק. הוא לא במיוחד פשוט להתקנה או לשימוש, אבל הוא משלים את החורים המעטים שיש באאוטלוק בכל הקשור לניהול משימות ופרויקטים.
Jello Dashboard צילום מסך
(להורדת Jello Dashboard - לחלונות בלבד, דורש התקנה של אאוטלוק)
למרות שדיוויד אלן עצמו ממליץ על תוכנה אחרת בשם Outlook GTD Add-One כתוסף לאאוטלוק (וזו למעשה התוכנה היחידה שאלן אי פעם המליץ עליה ליישום של GTD, מה שמעלה חשדות לגבי מידת הכנות שבהמלצה הזו), Jello Dashboard היא תוכנה חינמית ונראה שהיא זוכה לפיתוח פעיל יותר ולעדכונים תכופים יותר.
GTD DIY: לחזור לנייר ולעט
אלן אמנם מזכיר כמה כלים ממוחשבים לניהול רשימות ומאגרי מידע, אבל ברובו ככולו הספר עוסק בעבודה עם נייר: מחברות, מגשים, ותיקיות. לכלים הממוחשבים יש הרבה יתרונות, אבל גליונות נייר עם רשימות כתובות בעט או בעיפרון הם כל מה שצריך כדי להתחיל עם GTD, וגם כדי להמשיך.
The Printable CEO - "מנכ"ל אישי להדפסה עצמית" מאת המעצב דייב שיאה, הוא סט של תבניות מוכנות להדפסה על גדלי נייר שונים, לניהול של פרויקטים ומשימות. כפרילנסר, שיאה אחראי על הזמן של עצמו, והוא יצר את ה-Printable CEO, כדבריו, כדי שיהיה "מי שיגיד לו מה לעשות". העבודה עם התבניות של שיאה לא בהכרח שונה בהרבה מניהול רשימות רגילות, אבל הן מספקות מסגרת ברורה ומגדילות את המוטיבציה להתמיד בשימוש בהן. למרות ששיאה לא יצר אותן לפי העקרונות של GTD, הן ממלאות את אותן המטרות.
D*I*Y Planner, בדומה ל-Printable CEO, הוא ערכה של תבניות מוכנות להדפסה, להרכבת ארגונית מותאמת אישית מתוצרת בית. התבניות פחות נעימות לעין מאלו של שיאה, אבל הן רבות ומגוונות יותר, ומתאימות יותר ליישום העקרונות של GTD. מלבד זאת, תמצאו באתר עוד הרבה מאוד קישורים לכלים דומים, ומידע רב על GTD ועל פרודקטיביות בכלל.
יש משהו רומנטי ומושך בשימוש בנייר, ואוהדי GTD רבים משקיעים תשומת לב רבה לבחירת העט ולמחברת המועדפים עליהם, אבל יש לשיטה זו גם לא מעט חסרונות - במיוחד עבור מי שמיישמים במלואה את המערכת המפורטת בספר. אי אפשר למיין רשימות מנייר ואי אפשר לחפש בהן, קשה יותר לנהל רשומות צולבות, אי אפשר ליצור גיבויים, אי אפשר לסנכרן אותן עם שירותים וכלים אחרים והמחברת או הפנקס צריכים להיות איתכם תמיד - וזה עוד לפני שמתייחסים למגבלות הברורות של נייר, ובטווח הארוך גם לבזבוז המשאבים הניכר.
במקום GTD, נסו את WSD
למתקשים, מייקל קונדוריס מהבלוג Smallist מציע אלטרנטיבה שהיא למעשה גרסה רזה של GTD. קונדוריס קורא לה WSD, או Write Stuff Down. במילים אחרות, פשוט תכתבו דברים: הראש שלכם לא חייב להיות ריק לגמרי, מספיק שהוא יהיה דליל יחסית.
WSD יכולה לשמש גם כסם-מעבר לשיטה המלאה. התחילו עם WSD, ויישמו את העקרונות של GTD רק כשתרגישו שהתרגלתם להיות מאורגנים.
מידע נוסף
43 Folders - בלוג הפרודקטיביות של מרלין מאן, אחד האחראים לפופולריות הנוכחית של GTD בקרב גיקים
GTD Times - הבלוג "הרשמי" של GTD (לא נכתב על ידי דיוויד אלן)
רשימה מבוארת של 111 תוכנות GTD באתר Pricata
