איך לקצץ בשומן הדיגיטלי של העסק
עסקים קטנים יכולים לחסוך עשרות אלפי שקלים בשנה על מחשוב ותקשורת. הנה 4 דרכים קלות לעשות את זה
12:0727.01.09
גם בימים כתיקונם, חייו של עסק קטן אינם קלים. אין לו תקציבים בלתי מוגבלים לרכש טכנולוגי, חטיבות שלמות של IT אינן עומדות לרשותו וגם לא שורה ארוכה של יועצים. המשבר הכלכלי שפוקד את העולם החריף עוד יותר את הקשיים של עסקים קטנים והגביר את הצורך המיידי לאתר פתרונות יצירתיים ולקצץ בעלויות בכל תחום רק כדי לשרוד. לנוכח תנאי פתיחה עגומים כאלה, איך בכל זאת אפשר לייעל את עבודתו של עסק קטן בכל הקשור לתחומי הטכנולוגיה?
מבחינות רבות, צרכיו של עסק קטן אינם שונים בהרבה מצרכיו של ארגון גדול. הוא צריך תקשורת טלפונית, חיבור פס רחב לאינטרנט ודואר אלקטרוני. הוא צריך מחשבים, מערכות הפעלה, תוכנות משרדיות ותוכנות בתחום העיסוק הספציפי שלו. הוא צריך מדפסות או שירותי הדפסה ומערך אבטחה וגיבוי. את כל הצרכים האלו על העסק לפתור לפי גודלו ותחום עיסוקו, וראוי לזכור כי ברבים מהתחומים שפורטו יש פתרונות יצירתיים וזולים או חינמיים המאפשרים חיסכון בעלויות.
1. החליפו את התוכנות היקרות בשירותי חינם
בעסקים קטנים רבים, ההוצאות על רישיונות שימוש בתוכנה יכולות לנגוס נתח ניכר מעוגת התקציב השנתי, והביס שלוקחת מיקרוסופט הוא בדרך כלל הגדול ביותר. אף שזה נשמע כמו כאב ראש רציני להחליף את מערכת ההפעלה הוותיקה (או את האופיס שהתרגלתם אליו) - יש לא מעט עסקים, קטנים כגדולים, שמצליחים לעשות את זה. במקרה הכי גרוע, מיקרוסופט תמיד ישמחו לקבל אתכם בחזרה.
לכל המוצרים הפופולריים ביותר של מיקרוסופט קיימות חלופות בשלות בקוד פתוח: ממערכת ההפעלה אובונטו שפועלת טוב יותר מכל מערכת הפעלה אחרת על שרתים ומחשבים ישנים, דרך חבילת התוכנות המשרדיות אופן אופיס ועד תחליף האאוטלוק המצוין אבולושיין ותוכנת המייל המשרדית זימברה שמחליפה את Exchange הכבדה.
גם אם אתם מתקשים לוותר על חלונות בשולחן העבודה, תוכלו לפחות לוותר על שאר התוכנות היקרות של מיקרוסופט כגון אופיס, Exchange ו־Windows Server.
עוד חלופה טובה עבור רוב העסקים הקטנים היא חבילת היישומים המקוונים של גוגל. היא מציעה תמיכה מלאה בעברית, ואף מתעלה על חבילת היישומים המשרדיים של מיקרוסופט בכמה היבטים חשובים. לדוגמה, ב־Gmail תוכלו ליהנות מחיפוש מיידי בכל ארכיון האימייל שלכם, ב־Google Docs תוכלו לשתף מסמכים בין כמה עובדים במספר לחיצות בודדות, וב־Google Calendar תוכלו לשתף יומני פגישות בקלות ולקבל תזכורות כהודעות SMS, ללא תשלום. נוסף על כך, אין צורך לדאוג לגיבויים קבועים ולעדכוני מערכת. כמובן שיש לזה מחיר: על השחרור מהתשלום למיקרוסופט תשלמו בדרכים אחרות, למשל, בשעבוד לחיבור הרשת, ובתלות מוחלטת בגוגל - שתחזיק בכל התכתובות המשרדיות, המסמכים וטבלאות התקציב שלכם.
החבילה Google Apps, שכוללת את רוב השירותים של גוגל, מוצעת בשתי חבילות - חבילה חינמית שמאפשרת לרכז את כל השירותים האלה תחת דומיין משלכם (כך, לדוגמה, כתובת האימייל שלכם תהיה me@Avielectric.com במקום Avielectric@gmail.com), וחבילת פרימיום שעולה 50 דולר לשנה לכל משתמש, שמספקת עוד יתרונות כגון שטח אחסון גדול יותר ויבוא תיבות דואר קיימות.
2. התנתקו מהטלפון ודברו בחינם
מעבר לספקיות הטלפוניה הקווית וספקיות האינטרנט שמציעות היום שילובים של טלפוניה ושירותי אינטרנט, יש אפשרות להתקין בחברה מערכת טלפוניה מבוססת IP, שמאפשרת קישור בין שלוחות מרוחקות, סינכרון בין רשת המחשוב לבין מערכת הטלפונים והצגת מידע על המתקשר מתוך בסיס הנתונים. התקנת מרכזיית IP, שעל גבי התשתית שלה מתנהלת התקשורת בכל סניפי החברה, יכולה להיות יעילה וחסכונית משום שהיא מאפשרת לחסוך בעלויות הקבועות של אחזקת קווים ובתחזוקה של מרכזיות. נוסף על כך, כל השיחות בין השלוחות הן ללא תשלום.
לדבר חינם בעזרת האינטרנט צילום: shutterstock עוד יישום שמתאים לעסקים קטנים הוא מרכזיית IP וירטואלית, שמספקת כמעט כל מה שמציעה מערכת IP רגילה, אך ללא צורך בציוד קצה וללא עלויות התקנה ותחזוקה. שתי חברות שמציעות מרכזיות כאלו הן 012 סמייל (במחיר של 20–10 שקל לשלוחה, נוסף על התשלומים עבור האפיונים השונים) ונטוויז'ן (בעלות של החל מ־13 דולר לשלוחה לחודש).
ואפשר גם לא לשלם בכלל. כמעט כל שירותי המסרים המידיים החינמיים תומכים בשיחות קוליות ושיחות וידיאו בין שני משתתפים. כדי לנהל שיחות וידיאו תזדקקו רק למצלמת רשת ולמיקרופון. תוכלו למצוא את שניהם במחיר כולל שלא עולה על 100 שקל. עוד שירות שימושי לפגישות מקוונות הוא גוטומיטינג, שמאפשר לנהל שיחות ועידה קוליות ושיחות בווידיאו בנות 15 משתתפים, וכן מאפשר לשתף את שולחן העבודה וכך לבצע הדגמות או לעבור על מסמכים או אתרי אינטרנט. אחרי תקופת ניסיון של 30 יום, מנוי חודשי ל־GoToMeeting עולה 50 דולר, והנחה של 20% מוצעת למשלמים על מנוי שנתי.
שירותים מקוונים יכולים להחליף גם את קו הטלפון הרגיל שלכם ולחסוך עשרות אחוזים מהוצאות התקשורת. לדוגמה, באמצעות סקייפ, תוכלו להוציא שיחות לא מוגבלות לטלפונים קוויים במחיר אחיד של 10 דולר לחודש ל־36 מדינות (בהן ישראל, כמובן). עם JahJah תוכלו לנהל שיחות קוליות ללא הגבלה באמצעות הטלפון הרגיל שלכם - בחינם לגמרי או במחיר נמוך במיוחד, בהתאם למספר שאליו תתקשרו.
באמצעות השירות המוצלח קומפייר תוכלו לנהל צ'ט מרובה משתתפים ישירות מתוך הדפדפן. אפשרויות שיתוף הקבצים מתאימות יותר לשיחות עבודה ארוכות מאשר יישומי המסרים המיידיים הרגילים, והארכיון עם מנוע החיפוש הוא תחליף לא רע גם לשיחות באימייל. Campfire מציעה כמה תוכניות תמחור - החל משימוש בחינם וכלה ב־100 דולר בחודש.
דרך חינמית לצמצום עליות השיחות בסלולר, בעיקר שיחות לחו"ל, היא הצטיידות במכשירים סלולריים עם קישוריות WiFi והורדת יישומים חינמיים, דוגמת סקייפ מובייל, פרינג או גיזמו, שמאפשרים שיחות חינם כל עוד המשתמש נמצא בטווח של רשת אלחוטית.
3. שדרגו לנטבוקים - מחשבים קלים וזולים
רוב העסקים ימתינו בתקופה זו עם החלפת ושדרוג המחשבים עד כמה שאפשר. עם זאת, כשיגיע הזמן תוכלו לנצל את הירידות החדות לאחרונה במחירי מחשבים ניידים. במקום לצייד את העובדים במחשב שולחני וגם במחשב נייד, רובם יוכלו להסתפק במחשב נייד בלבד. הבדלי ביצועים כמעט אינם קיימים עוד. מחשב נייד עדיין עולה בערך פי שניים יותר ממחשב שולחני עם מפרט דומה, אבל באותו המחיר יכלול גם מסך, מקלדת ועכבר, ויהיה שימושי בהרבה לעובד שיקבל אותו - ויוכל לצאת איתו מעתה גם לשטח.
נטבוק של חברת נובי צילום: אסף אבידן כשתרצו לצייד עובדים שכבר יש להם מחשב שולחני במחשב נייד, שקלו רכישה של מחשב NetBook - מחשב נייד קטן, זול וקל משקל. מחירם של מחשבי NetBook נע בין 2,000 ל־3,000 שקל, אבל רובם לא שוקלים הרבה יותר מקילוגרם אחד; בעבר, מחירו של מחשב נייד קל כל כך היה חוצה בקלות את רף ארבע הספרות.
עוד אפשרות לחיסכון קבוע הוא להחליף את שירות הגיבוי שלכם בגיבוי מקוון - שיטת גיבוי שנהפכה רלבנטית רק לאחרונה לעסקים קטנים וללקוחות פרטיים. באמצעותה תוכלו לגבות את המחשבים שלכם על שרתים מרוחקים, שאת התחזוקה והגיבוי שלהם עושים בחברות גדולות המתמחות בכך. לדוגמה, על ידי שילוב של תוכנת הגיבוי JungleDisk ושירות האחסון המקוון S3 של אמזון, תוכלו לגבות קבצים מכל המחשבים במשרד באופן אוטומטי על הרשת, ולשמור גרסאות רבות של כל מסמך.
הסברים מפורטים לשימוש בשירות תוכלו למצוא במדריך "כלכליסט" לגיבוי אוטומטי ברשת.
4. החליפו את המסכים הבזבזניים
עוד תועלת שיניב המעבר למחשבים ניידים הוא חיסכון משמעותי באנרגיה לעומת מחשבים שולחניים, לעתים יותר מ־50%. מלבד היתרונות האחרים של מחשבים ניידים, הם גם יקטינו את חשבון החשמל שלכם.
יש עוד הרבה שאפשר לעשות כדי לחסוך בחיוב החשמל. לדוגמה, מסכי LCD (מסכים דקים) צורכים כרבע מכמות האנרגיה שצורכים מסכי CRT ישנים.
באתר סוסט־איט (sust-it.net) תוכלו לבחון את צריכת האנרגיה הממוצעת של מאות מכשירי חשמל ואלקטרוניקה מחברות שונות.
המחירים ונתוני פליטת ה־CO2 אמנם רלבנטיים רק עבור בריטניה, אבל הדירוג ההשוואתי יעזור לזהות את המכשירים החסכוניים ביותר בכל קטגוריה. גם באתר של אנרג'י סטאר, יוזמה בינלאומית לעידוד מוצרי צריכה חסכוניים באנרגיה, תוכלו למצוא מידע שימושי על מאפייני הצריכה של מכשירי חשמל של כל החברות. עם זאת, זכרו שמדובר בהשקעה לטווח ארוך. כדי לחסוך בהוצאות חשבון החשמל תצטרכו להגדיל, אפילו אם באופן חד־פעמי, את הוצאות הרכש.
כדי לחסוך בחשמל באופן מיידי, הקפידו לנתק מכשירים לא נחוצים כמו מטענים, והגדירו בכל המחשבים תוכנית ניהול אנרגיה חסכונית יותר.
לדוגמה, בחלונות XP, פתחו את לוח הבקרה ולאחר מכן את Power Options, ובחרו זמני המתנה קצרים יותר לפני כיבוי המסך או מעבר למצב המתנה (Standby). אם המחשב שלכם תומך בכך, השתמשו ב־Hibernation; המחשב יכבה לגמרי ולא יצרוך חשמל כלל, אבל תכולת הזיכרון תישמר לכונן הקשיח וכשתדליקו אותו בשנית, כל התוכנות והמסמכים יופיעו באותו המצב בדיוק.
