את העבודה מהבית צריך לנהל: ארגונים במשק מנסים למצוא פתרונות יצירתיים לשיפור העבודה מרחוק
בעולם הפוסט-קורונה המעבר לעבודה מרחוק תופס תאוצה בקרב ארגונים וחברות רבות. את הנושא מובילות כיום בארץ מספר חברות, יחד עם המרכז השלטון המקומי, שמצליחים ליישם טכנולוגיות חדשניות של עבודה מרחוק ומוכיחים – בטווח הארוך, השיטה תסייע לכל המשק
עד חודש מרץ האחרון, המושג "עבודה מרחוק" יושם בכ-4% מהחברות במשק הישראלי. עם פרוץ מגפת הקורונה הבינו חברות רבות בארץ כי עליהן להעביר את מרכזי הפעילות שלהן לבתים הפרטיים של העובדים ולאמץ את עקרונות העבודה מרחוק. בעוד שחברות רבות מנסות להסתדר לפי הנהלים שהן מכירות, ישנן מספר חברות במשק שהבינו שהמצב החדש בעולם דורש חשיבה יצירתית, שינוי תפיסתי וגמישות מחשבתית.
מרכז השלטון המקומי, מוביל ברשימה של ארגונים וחברות שיצרו מערך עבודה מרחוק לעובדים ואימצו מיד עם פרוץ המגפה טכנולוגיות חדישות לניהול העבודה מרחוק. לירון דורון-לוי, סמנכ"לית אסטרטגיה וקשרי ממשל במרכז השלטון המקומי מסבירה שהחשיבה והתכנון לעבור לעבודה מרחוק החלו עוד לפני הקורונה. "בשנים האחרונות ראינו בכל העולם ארגונים ציבוריים ומוניציפליים שמאפשרים עבודה מרחוק מתוך רצון לשפר את איכות החיים ותפוקת העובדים. בעקבות הקורונה חלו מגבלות על התקהלויות ועל הגעה למקום העבודה, ואולצנו למצוא שיטת עבודה חלופית. התגובה הראשונית של כולם הייתה לעבור לפגישות עבודה בווידאו כלומר לשיחות זום, אך מהר מאד הבנו שנדרשים פתרונות מערכתיים פורצי דרך המייצרים סדר בעבודה הכולל מדידה ובקרה על מנת לתת פתרון מערכתי לטווח ארוך".
לירון דורון-לוי, סמנכ"לית אסטרטגיה בשלטון המקומי צילום: אפרת סער טכנולוגיות שמאפשרות חסכון כלכלי והתייעלות בכח אדם
במרכז השלטון המקומי בחרו לנהל את העבודה מרחוק על גבי מערכת שכבר הייתה מוכרת בעולם המוניציפלי – מערכת מוקד 106. "אנחנו לוקחים את תוכנת המוקד שיש לרשויות ומוכרת לאלפי עובדים, ובשינוי מונחים משתמשים במערכת לניהול משימות ללא השקעה רבה" מספרת לירון דורון-לוי. "המערכת תאפשר מעקב אחר משימות, הרגלי עבודה ושמירת הידע הארגוני, כל מנהל יוכל להעביר לעובד משימה, או את אותה משימה למספר עובדים בו זמנית ובכך לייצר רשת של עובדים במנהל כזה או אחר תחת אותה משימה. בנוסף לכל משימה ניתן לקבוע זמן תקן לביצוע".
במרכז השלטון המקומי טוענים כי אם פעם כדי לקבוע פגישה עם ראש רשות היו צריכים לתאם שבועות מראש, היום מקיימים פגישות וירטואליות מהיום למחר. בעזרת תוכנות כמו Zoom הפגישות מתקצרות לכחצי שעה. לטענתם כל המשתתפים מציגים נקודות ביעילות, לא מבזבזים זמן ומשאבים על אירוח וכיבוד וגם לא על ניירת. כך ההתייעלות מורגשת בפגישות מרובות משתתפים של קבלת החלטות ברמה מקומית או לאומית - עולים לוידאו צ'אט כל הנציגים ממשרד המשפטים, הפנים, הבריאות, פיקוד העורף, נציגי רשויות ועוד. "גם אם מדובר בפגישה של מעל 200 משתתפים, הוכחנו שעם עבודה מרחוק אפשר לקבוע החלטות קרדינליות במהירות וביעילות". המערכת נמצאת בימים אלו בפיילוט במרכז השלטון המקומי ותהיה מוכנה לשימוש במהלך חודש ספטמבר 2020, ולאחר מכן להיטמע בכל רשות שמעוניינת בכך.
איכות חיים לעובדים והגדלת האמון מול הציבור
העבודה מרחוק יכולה לספק פתרונות לנושאים רבים המעסיקים את הציבור הרחב בארץ. בישראל למשל כ-60% מהעובדים במשק מגיעים לעבודה ברכב פרטי, הצפיפות בכבישים היא מהגבוהות במדינות ה-OECD והתשתיות אינן עומדות בקצב. מחקרים שנעשו בעולם מראים כי עבודה מרחוק תקל על צפיפות תחבורתית, תדלל באופן ניכר פקקים בכבישים, ותפתור מצוקת חנייה. בנוסף, צמצום כוח האדם במשרדים יוביל להורדה ביוקר נדל"ן משרדי ולחסכון בהוצאות. העבודה מהבית משפיעה גם על שיווי המשקל בין עבודה לחיים האישיים של העובד. העובדים יכולים לנהל חיים בקצב איטי יותר, אם זה בחיק המשפחה והילדים, לבלות יותר עם חברים, או לנצל זמן פנוי לתחביבים אישיים. כמו-כן, חברות רבות טוענות כי עובד מרוצה הוא עובד נאמן – לכן העבודה מרחוק היא דרך אפשרית להגדיל מוטיבציה ונאמנות לארגון בקרב עובדים. כך העבודה מרחוק תשפיע על חיסכון בעתיד בנדל"ן, בדלק, תרחיב את שעות העבודה, תבטל פקקים, ותאפשר לעובד לעבוד בסביבה פחות מלחיצה, עם יותר זמן בית.
במקרה של השלטון המקומי, גם הציבור ירוויח מהמעבר לעבודה מרחוק – קבלת קהל online מייצרת מצב מונגש לכל אדם- דבר המאפשר שוויון הזדמנויות נרחב לקשישים, לנכים ולמגזרים נוספים. לוחות הזמנים של המענה יתקצרו ואיתם גם הבירוקרטיה מה שיהפוך את השירות לתושב ליעיל יותר. כל החומרים יהפכו להיות מתועדים ומגובים בענן, לא יהיו עוד מסמכים שילכו לאיבוד וטפסים שייעלמו בדרך. בשלטון המקומי מאמינים כי למרות שזה נשמע כמו חלום רחוק, זו כבר המציאות של התקופה הקרובה.
אפליקציות, הרצאות מקוונות ומערכות ממוחשבות – חברות רבות פונות לטכנולוגיה כדי לשמור על יעילות העובדים לצד העבודה מהבית
מעבר למערכת שפיתחו במרכז השלטון המקומי, גם החברות הגדולות במשק הישראלי כבר מצטרפות לשינוי התודעתי והניהולי. חברת מימון ישיר, חברת האשראי החוץ-בנקאי מהמובילות בישראל, פיתחה במסגרת האפליקציה הפנים-ארגונית מערכת ייחודית עבור מנהלי החברה. המערכת החדשה, Playlist, היא מערכת לניהול ומנהיגות מרחוק. מטרתה לתת כלים יישומים למנהלים בחברה כיצד לשמור על יעילות העבודה, ולא פחות חשוב מכך, כיצד לשמור על קשר רציף עם העובדים, לוודא את מצב בריאותם הכללית ולשמר את דמות המנהיג גם כשלא מגיעים למשרד.
טלי גזית, מנהלת תחום הלמידה והפיתוח הארגוני בחברת מימון ישיר צילום: יח"צ
במערכת החדשה של מימון ישיר מוצאים המנהלים מגוון רחב של כלים המועברים בצורה פשוטה – פודקאסטים בנושא מנהיגות, סרטונים בנושא שמירה על קשר רציף עם העובדים ומצגות על מעקב אחר אפקטיביות הצוות. לדברי טלי גזית, מנהלת תחום הלמידה והפיתוח הארגוני בחברת מימון ישיר, הפעולה הראשונה הייתה לדבר עם המנהלים ולהבין את המיומנויות והצרכים הנדרשים מהם לעבודה מרחוק: "במימון ישיר נוקטים בגישת Quick & Fine. כלומר העדפת פיתוחים פשוטים, מהירים ויעילים לטובת הכשרת מנהלים וצוותים לעבודה מרחוק. פיתחנו בתוך האפליקציה הארגונית הקיימת פלייליסט עשיר ומגוון של הדרכות ופודקאסטים ללמידה עצמית באורך 2-5 דק שניתן להקשיב ולצפות בהם מכל מקום ובכל זמן, לצד מפגשים פנים אל פנים. המסר החשוב הוא לתת אמון במנהלים שייקחו אחריות על הלמידה שלהם".
חברות יצרניות נאלצו להרכיב מודל היברידי – המשלב בין עבודה מהבית לבין עבודה במשרד
לצד חברות התוכנה, ההיי-טק, והשירותים, שם ניתן להעביר את העבודה לבית, ישנם ענפים במשק שאצלם עבודה מרחוק היא לא פונקציה כלל – גינון, תברואה, מפעלים וכדומה. בין שני הסוגים יש גם סוג שלישי – חברות היי-טק יצרניות, לדוגמה, שבהן חלק מהעובדים יכולים לעבוד מהבית חלק מהזמן וחלק אחר שלשם עבודתו חייב להגיע לעבודה במשרדי החברה.
חברת DSP GROUP, חברת היי-טק ישראלית הפועלת גם בארה"ב, היא יצרנית שבבים למוצרים בהפעלה קולית ולאמצעי תקשורת. החברה עובדת עם חברות הטכנולוגיה הגדולות בעולם ואת השבב שלהם אפשר למצוא במוצרים של גוגל, אפל, מייקרוסופט, אמזון, סמסונג ועוד. בשל אופי מוצר החברה, המהנדסים ב-DSPG זקוקים לציוד רב שלא ניתן להביאו הביתה, ומרבית העבודה חייבת להמשיך ולהתבצע במעבדות החברה בהרצליה.
הילה מנוח, סמנכ"לית משאבי אנוש ב-DSPG צילום: יח"צ הילה מנוח, סמנכ"לית משאבי אנוש ב-DSPG מסבירה: "ביום אחד עשינו סוויץ'. המציאות החדשה יצרה צורך בעבודה היברידית, שהיא שילוב של עבודה מרחוק ועבודה מהמשרד. התחלנו להשתמש בטכנולוגיות 'קולבוריישן' כמו תוכנת Zoom, או Microsoft Teams. המנהלים והעובדים של DSPG התגייסו וגילו רמת הבנה מאד גבוהה, דאגנו שתהיה תקשורת שוטפת בין המנהלים לצוותים, שלחנו חומרי הדרכה מקיפים על כלים לעבודה מרחוק, וערכנו מפגשים חברתיים לכל אורך התקופה על מנת להתאוורר ולשמור על קשרים סוציאליים. נכון להיום רוב העובדים מרגישים יותר פרודוקטיביים, אבל חלקם עדיין צריכים להתרגל לעבוד מרחוק. יש בקרבנו הבנה שעבודה מרחוק לא תמיד מתגלה כיעילה בתהליכים מסוימים, כגון הנעת פרויקט חדש או פתרון בעיות מהיר שעדיף שיתנהלו בפגישה קבוצתית פנים אל פנים".
