ניהול עובדים מרחוק: איך תעשו את זה נכון

מעבר פתאומי לניהול עובדים מרחוק, יכול לזמן אתגרים משמעותיים: דרכי התקשורת משתנות, מעקב אחרי המשימות הופך להיות מורכב וקיימת סכנה לירידה בפרודקטיביות. מצד שני, עבודה מרחוק מהווה גם הזדמנות, שכן דווקא הריחוק מסביבת העבודה העמוסה במשרד, עשויה בתנאים מסוימים לשפר את התפוקה ואת איכות העבודה. הנה מספר כללים לניהול עובדים מרחוק שיעזרו לכם לשמור את פרודוקטיביות גבוהה:

קביעת שגרת עבודה יומית

השלב הראשון הוא להגדיר שעות עבודה מסודרות וקבועות מדי יום. ההפרדה בין זמן עבודה לזמן משפחה ופנאי תאפשר לעובד לתכנן את היום שלו בצורה נכונה ולהתרכז בעבודה עם מינימום הסחות דעת. הגדרת הזמן תסייע גם לתיאום ציפיות לגבי מה אפשר להשיג ביום העבודה.

עבודה מהבית עבודה מרחוק צילום: שאטרסטוק

סביבת עבודה נטולת הפרעות (ככל הניתן)

בסביבת עבודה במשרד יש לא מעט הסחות דעת - ריבוי פגישות, רעש, שיחות מסדרון והפסקות קפה. בבית יש כמובן גם הסחות דעת (ילדים, נטפליקס..), אבל אם העובד יכול לדאוג לסביבת עבודה שקטה בחדר סגור, העבודה מהבית יכולה להיות הרבה יותר אפקטיבית מהמשרד בזכות זמני עבודה ארוכים ללא הפרעות שמאפשרים ריכוז ולמעשה יעלו את רמת התוצרים והפרודוקטיביות. חשוב לדאוג כמובן שכל התנאים הבסיסיים לעבודה מרחוק קיימים - חיבור טוב לאינטרנט, מחשב, גישה לתוכנות

ולחומר מהמשרד.

משרד ביתי צילום: שאטרסטוק

הגדרת משימות יומיות ומעקב אחר ביצוע

חשוב להגדיר משימות ברורות לכל יום ולנהל מעקב אחריהן לאורך היום. בשל המרחק, חשוב להקפיד על בריף כתוב ומדוקדק יותר של המשימה כדי למנוע תקשורת מיותרת במהלך העבודה. ההגדרות צריכות להכיל:

- מה מטרת המשימה?

- פירוט מדויק ככל הניתן של המרכיבים השונים שיש להשלים.

- דוגמאות ויזואליות הממחישות את הבריף הכתוב - תמונת מסך, הקלטת מסך או לינק לאתר אחר לטובת

השראה.

- לוח זמנים ברור להשלמת המשימה וכל תת-משימה.

מומלץ להשתמש בתוכנת ניהול משימות כמו טרלו המאפשרת יצירת משימות וניהול תקשורת בקונטקסט של המשימה עצמה.

ניהול מועדי ואופן התקשורת

אחד האתגרים הגדולים בניהול העבודה מרחוק הוא ניהול תקשורת אפקטיבית. ריבוי הודעות במגוון ערוצים (מייל, ווטסאפ, סלאק וכו׳) פוגע בריכוז של העובדים ויוריד את איכות העבודה. מצד שני חוסר בפידבק בזמן אמת עלול להוביל לחוסר יעילות במידה וצריך לחזור על העבודה שוב, או לניהול זמן לא יעיל עקב תעדוף שגוי.

הדרך הטובה להתמודד היא לנהל לו״ז תקשורת יומי קבוע ולנהל אותו בערוצים המתאימים:

- בבוקר - פגישה אישית או צוותית כדי להתעדכן בדברים החשובים ולקבוע את סדר היום.

- צהריים - עדכון בווטסאפ או סלאק לגבי קצב ההתקדמות והאם צריך פידבק נוסף.

- לקראת סוף היום - אימייל המסכם את היום וכולל תכנון למחר.

- במהלך היום מומלץ לבצע תקשורת נוספת בהקשר של המשימה בכלי ניהול המשימות.

פגישות וישיבות בוידאו צילום: Jolt

לסיכום, למנהלים ועובדים שלא מורגלים בעבודה מרחוק, עשויה להיות תקופת הסתגלות למצב החדש. תכנון מראש

של זמן העבודה, הקצאת סביבת עבודה נוחה, הגדרת משימות ברורה וניהול תקשורת יעיל יכולים בהחלט לסייע ולעשות

את המעבר יותר מהיר ויעיל.