יוצאים לחופשה? זה המייל "אני לא במשרד" היחיד שאתם צריכים להשאיר

קשה לפעמים לצאת לחופשה ולהתנתק לגמרי מהעבודה, במיוחד עם הטכנולוגיה של היום שמאפשרת לנו להיות זמינים בכל עת וכמעט בכל מצב. רובינו מצאנו עצמנו בסיטואציות בחופשות שבהן רק חיפשנו נואשות wi-fi כדי לוודא שלא פספסנו שום דבר מהותי בעבודה.

יש לכך פתרון והוא טמון בניסוח מייל "אני לא במשרד" שתשאירו לפני היציאה לחופשה. באתר theladders מציעים להשאיר את ההודעה הבאה:

"אני לא אהיה זמין עד יום ראשון ה-1 בספטמבר ולא אבדוק מיילים בכתובת הזו. לאחר החזרה שלי אני כנראה אמחק אוטומטית את כל ההודעות שמחכות לי, כך שאם יש לכם מקרה דחוף, אנא פנו ל- XXX@xxx.xxx, אם מדובר בנושא שאתם מעוניינים שאתייחס אליו, בבקשה שלחו מחדש את ההודעה לאחר ה-1 בספטמבר, תודה".

כדי שלא תצטרכו לחשוב על העבודה בזמן החופשה - הבהירו לאנשים שאתם לא זמינים צילום: שאטרסטוק

האיום במחיקת המיילים אולי נשמע קיצוני, אך האמת שהוא משחרר ביותר עבור כל הנוגעים בדבר. בכל מקרה, מומלץ להשאיר אצל מספר מצומצם של אנשים במשרד דרכים להתקשרות איתכם במקרים דחופים בלבד, וכל שאר הדברים בהחלט יכולים לחכות.

המייל הזה עדיף גם על הניסיון לרוקן את תיבת המייל לפני היציאה לחופשה, שכן בכל מקרה חוזרים לרוב לאלפי מיילים שממתינים. הבעיה היא כמובן שמרבית המיילים האלה שעכשיו נאלצים לעבור עליהם הם לא רלוונטיים במקרה הטוב ופשוט מיותרים במקרה הרע. הם כוללים, הודעה על חגיגות יומולדת לאחד העובדים בקפטריה, הזמנה להתכבד בעוגות שנשארו אחרי פגישה, הזמנות לפגישות שכבר התקיימו, בקשה להשאיל מטען לטלפון ולא מעט מיילים שכיתבו אתכם עליהם בלי סיבה נראית לעין. התמונה ברורה – תיבת המייל שלנו מלאה בהודעות לדברים הקורים באופן מיידי אך אינם בהכרח חשובים. לכן, הודעת אני מחוץ למשרד שבה מציינים במפורש כי כל המיילים יימחקו מאפשרת להחדיר מעט שפיות לחזרה לעבודה. מקרה כזה מאפשר כן לענות לכל מי שבכל זאת שלח מייל לאחר סיום החופשה.

בעקבות זאת, אפשר ליהנות מהחופשה כמו שצריך ולהקדיש את הזמן למשפחה ולחברים שאתכם.

באתר פרסמו כמה כללים להתנהלות במייל בעת החופשה:

• בכל פעם שאתם יוצאים לחופשה או אפילו אם יש לכם יום עמוס רק בפגישות שלא מאפשר לכם להתפנות לענות למיילים, הקפידו להשאיר הודעת אני לא במשרד, כך השולח מבין שלא סיננתם אותו בלי סיבה.
• וודאו שבמקום העבודה מבינים שאתם מתכוונים להתייחס לחופשה שלכם ברצינות.
• אל תשתמשו במייל העבודה לשום דבר שאינו קשור ישירות לעבודה. חברים צריכים לשלוח לכם הודעות למייל הפרטי. שמרו על הפרדה בין העבודה והחיים האישיים.
• אם יש לכם טלפון של העבודה, אל תבדקו בו מיילים אישיים או השתמשו בו לשיחות פרטיות. זה אמנם לא נוח להסתובב עם שני מכשירים, אך טלפון העבודה שייך למעסיק וכל  מה שיש בו נגיש לצוות ה-IT, מה שעלול לסבך את העניינים לאחר שתעזבו את מקום העבודה ותרצו לקבל את המידע שלכם בחזרה.
  

• אם יש לכם את המייל של העבודה והמייל הפרטי באותו מכשיר, מחקו בעת היציאה לחופשה את מייל העבודה וגם אפליקציות מסרים המיועדות לארגונים כמו סלאק ו- Gchat. השארתם הודעה שמסבירה שאתם בחופשה, זה אמור להספיק לאנשים שמחפשים אתכם.