בחירת אולמות אירועים
היא אחת הפעולות הראשונות שנבצע ולא נוכל להתקדם עם הסידורים לאירוע לפני שיהיה לנו אולם מוכן ומוזמן. על מנת להתאים את האולם לאירוע יהיה עלינו להבין תחילה כמה אורחים אנו מתכננים להזמין. מידע זה הינו חשוב מאוד, שכן אם נבחר אולם קטן מידי, אז הוא לא יספיק לכמות האורחים שנזמין, ואם הוא יהיה גדול מידי, אז יתכן מצב שהוא יראה ריק למדי.
אז מה צריך לבדוק בהשכרת אולמות אירועים?
אחת השאלות החשובות שעולות כשמדברים עם בעלי אולמות אירועים הוא האם קיים רישיון עסק בתוקף שיכסה כל תקלה או תאונה שלא תקרה. תאונות עשויות להתרחש בכל מקום ורצוי שיהיה מי שיכסה את הנזקים. כדאי להיות חצופים ולבקש לעיין ברישיון עצמו, בסופו של דבר זו זכותכם לדעת.
היות שאתם תיאלצו להתנהל מול בני אדם למשך תקופה מסוימת, כדאי שתהיה לכם שפה משותפת איתם וכימיה טובה. עבודה מול אנשים לא נחמדים ועצבניים תעכיר את העבירה ותהפוך את האירוע להרבה פחות נחמד ממה שהוא אמור להיות. אם אתם קולטים שאין לכם כימיה אז מומלץ לנסות לחפש מקום אחר.
לחשוב גם על האורחים ולא רק על עצמכם
כאשר אתם מארגנים אירוע יש לקחת בחשבון שמאות אנשים יוזמנו אליו, ועל כן יהיה עליכם להתאים את המקום לאורחים שלכם. אם רב האורחים שלכם מגיעים מאזור הצפון, לא מומלץ לערוך את האירוע בדרום, מה שיקשה עליהם מאוד להגיע. גורם זה יהווה שיקול משמעותי אצל מי שהתלבט אם להגיע לאירוע. בנוסף גם זמן האירוע יתקצר, שכן רבים מן האורחים יחתכו מוקדם בשביל לחזור הביתה בזמן. על כן מומלץ לעבוד על פי רשימה ולהתאים את המיקום.
אף אחד לא רוצה שרחבת הריקודים תהיה ריקה, מאידך גם צפיפות רבה לא תאפשר למוזמנים לרקוד בחופשיות. על כן, יש להתאים כאמור את מספר האורחים לגודל המקום. מוטב לדאוג גם לענייני אבטחה באולם וחשוב שתתקיים שמירה על הכספת ואבטחה של החניה והאולם. חשוב גם לוודא שקיים באולם גנרטור למקרה של הפסקת חשמל אזורית.
נקודות נוספות שכדאי להכיר
יש לוודא שלאולם קיימת חניה פרטית, וכדאי גם שמישהו מטעם האולם יסייע בכל מה שקשור בהכוונה של הרכבים. כדאי לבחון את גודל הבר ולבדוק כמה ברמנים עובדים במשמרת כך שלא ייווצר עומס. מומלץ לבדוק גם את מצב השירותים במקום ולוודא שיש כמה תאים לכל מגדר. הריקודים יהוו חלק ניכר מהערב שלכם, ועל כן מומלץ לבדוק מראש את רחבת הריקודים של האולם.
כמו כן, סידור הרמקולים הוא חשוב וקיים הבדל בין רמקולים שמופנים רק לכיוון הרחבה או מפוזרים בכל האולם. חשוב גם לראות עד כמה הרעש חודר לאזורים שבהם הוא אמור להיות יותר חלש, כמו למשל אזור הישיבה של האורחים. האורחים אמורים להרגיש בנוח ולהצליח לנהל שיחה שקטה מבלי לצעוק אחד על השני על מנת להתגבר על רעש המוזיקה. אם תיקחו את כל הדברים הללו בחשבון אז הסיכוי לאירוע איכותי יהיה גבוה, וההנאה של האורחים תהיה מובטחת.
כל הזכויות שמורות לכלכליסט ©
