איך לייעל עסק משפחתי?

עסק שאינו יעיל מפסיד הרבה כסף. אם העסק פועל במלוא הפוטנציאל אפשר לקבל את ההחזר הגבוה ביותר על ההשקעה או להגדיל את היעילות התפעולית. העסק יכול להגיע לביצועים גבוהים וליעילות אופטימלית כאשר משלבים בצורה טובה אנשים, תהליכים, טכנולוגיה וניהול.

עסק משפחתי מתחיל בדרך כלל מיזם שמנהל עסק יחד עם עובדים או בני משפחה נוספים. העסק יכול לעבוד מצויין בשלב ההתחלתי אבל כדי להישאר תחרותי ורווחי הוא גם מחויב לשפר את ביצועיו העסקיים.

הפעילות בתחילת הדרך היא פחות פורמלית ואם היא מנוהלת היטב הרי שבתחילתה אין צורך ביותר מדי עזרה מבחוץ. אבל כשזו גדלה ומתרחבת קשה יותר לשמור על יעילות עסקית כי עם הצמיחה בא הצורך בתחכום, בחשיבה אסטרטגית ובשילוב מושכל של בני המשפחה בעסק.

גורם המשפחה יכול להוות גורם פעיל ותורם לעסק המשפחתי או גורם שפוגע ביעילות. מחקרים בנושא לא ענו על השאלה הזו. מחקרים בקרב עסקים משפחתיים ציבוריים נמצא כי עסקים אלו יעילים יותר מעסקים אחרים, לעומת זאת בקרב עסקים משפחתיים במזרח הרחוק נמצאו תוצאות הפוכות.

צילום: שאטרסטוק

ישנם מספר גורמים שמשפיעים על הטיית הנתונים לכאן או לכאן, בין היתר נכללים מעורבתו של המייסד כגורם חיובי או מעורבתם של בני הדור השני כגורם שיכול להזיק ופוגע לעיתים בביצועי החברה.

ניהול עובדים. בעל עסק יכול להיות בתחילה כמו כלבוניק כי הוא מכיר את החברה לפני ולפנים. אך כשהעסק גדל ונכנסים עובדים וגם בני משפחה, נדרשת התנהלות יותר מדויקת ומוגדרת: הדרכת עובדים לגבי תפקידם, קביעת סמכויות ואחריות והגדרת תפקידים בכתב.

תכנון אסטרטגי וקבלת החלטות. עבור רבים מבעלי עסקים משפחתיים החזון והמטרות האסטרטגיות יושבות בראשם של הבעלים ולא תמיד מועברות לדרגים הנמוכים יותר. ככל שהעסק גדל, דרוש תכנון אסטרטגי וקבלת החלטות תוך עירוב אנשי המקצוע הרלוונטים.

מדידת ביצועים. כדי לדעת היכן העסק עומד מבחינת ביצועיו (תפעול/ מכירות /רכש) כדאי ראשית למדוד אותם. לדוגמה, מדדי מכירות, מדדי מלאי, מדדי גביה. כאשר מדובר בעסקים יצרניים אזי גם מדדי תפוקות ופסולות יכולים להוות מדדים חשובים למעקב.

מערכות מידע. התאמת מערכת המידע לפי התפתחות עסקית מאלצת את בעל העסק לבחון האם הוא עובד עם מערכות ישנות אשר מצריכות זמן רב בהזנת הנתונים או שמא הם אכן מותאמות לאופי הפעילות העסקית של העסק המשפחתי. בעל עסק צריך להכיר את מערכת המידע שברשותו, את החיובי והשלילי בה, לא לחשוש מטכנולוגיה, ולצמוח למערכת שתכיל את השינויים שחלו בעסק.

עסק משפחתי הוא עסק מיוחד משום שהוא משלב משפחה ופרנסה. אחת ההמלצות העיקריות היא לנהל את המשפחה בעסק. כלומר. הגדרת תפקידים ברורה תחת סמכות ואחריות רלוונטים, קיום ישיבות הנהלה לפחות פעם בשבועיים, הגדרת יעדים לביצוע ומעקב אחריהם, ויצירת הפרדה בין הבית לעסק ולא לגרום לזליגה בינהם. כך ניתן ליעל את העסק המשפחתי, לנצל היטב את הפוטנציאל שלו ולמנוע חילוקי דעון וסכסוכים.

הכותבת היא יועצת ארגונית וכלכלנית העובדת בעיקר עם עסקים משפחתיים