עוברים לעסק חדש? כך תעשו את זה יעיל

הדבר הראשון שכדאי לעשות בתחילת כל פרוייקט גדול הוא רשימה מסודרת. כמה מסודרת? ככל שתהיה מפורטת ומלאה יותר כך ייטב בהמשך. הרשימה הזו תלווה אתכם מהרגע בו תקבלו את ההחלטה על המעבר ועד הימים הראשונים בעסק החדש. לכן ככל שתוכלו לסעף אותה, לפרק אותה לקטגוריות ולמנות אחראים ברורים על כל שלב – כך העבודה בשלבים הבאים תהיה קצת פחות קשה.

סעיפים מרכזיים שהרשימה צריכה לכלול:

• משימות בראשי פרקים (מיפוי מלאי, בחירת מעצב פנים, רכישת ריהוט, הודעה ללקוחות וכו')

• הערכה מדויקת של מצב הציוד המשרדי והטכנולוגי הקיים

• רשימת מלאי של ציוד אותו תרצו להעביר

• רשימה של כלל הציוד אותו תרצו לחדש

• אנשי קשר חשובים במשרד החדש

• ספקי ציוד, טכנולוגיה, תקשורת, כולל פרטי התקשרות

• תקציב ריאלי לכל הוצאה (ועליו תקחו בחשבון 30% תוספת לכל האירועים שלא תכננתם ושצריך למצוא להם פתרון)

צילום: שאטרסטוק

2. תשתיות או לא להיות

שלושה חודשיים עד חודשיים לפני המעבר כדאי לברר האם לבניין המשרדים החדש יש דרישות מיוחדות שנוגעות באבטחה או בתקשורת. כמו כן תבררו מה מצב המשרד והאם דורש שיפוץ. אם התשובותלשאלות חיוביות, כדאי להבין מראש את העלות המוערכת ואת הזמן הריאלי שיקח לטפל בכך.

כדאי גם לקחת בחשבון את תוואי המשרד, הן מבחינה עיצובית והן מבחינת תקשורת וחשמל. בנוגע לשקעים וליציאות תקשורת, תבררו מראש כמה יש, איפה והאם צריך להוסיף.

חשמל, טלפון, רשת, פקס, שירותי ענן, שירותי מחשוב ואפילו תמי 4. חודש לפני המעבר לוקחים את הרשימה שהכנתם ומתחילים לסמן עליה מה בוצע, מה לא בוצע ומה צריך להיות מבוצע בהקדם.

בנוסף, אם עדיין לא העברתם כלל המידע העסקי של החברה לשירותי ענן זה הזמן לחשוב על זה. מעבר של עסק למיקום חדש הוא הזדמנות להתחדש לא רק ברמת התפאורה אלא גם לייעל את העסק בצורה משמעותית דרך מערכות ניהול חכמות כמו שירותי ענן. שירותים מסוג זה חוסכים מקום ועלויות לבית העסק, כך שבמקום חדר מחשבים תוכלו לייצר פינת ישיבה לעובדים או ללקוחות הממתינים, ובנוסף, הגיבוי לכל בסיס הנתונים של העסק ישמר בצורה אמינה ובטוחה. יתרה מכך, היום בענן יש אפשרות להתחבר למרכזיה וירטואלית שחוסכת את הצורך במרכזייה פיזית במשרד, ולנטר את פעילות בית העסק דרך לוח בקרה מרכזי אחד ("דאשבורד"). ניהול הפעילות דרך מערכת הענן וניטורה דרך הדאשבורד מאפשרים לכם כבעלי העסק לבצע בקרה על הפעילות 24/7, ולקבל התראות בזמן אמת ואפשרות שליטה על העסק מרחוק.

אין דבר שיוצר חוסר בטחון ורעש רב יותר בחברה מאשר כשהעובדים מרגישים שהם האחרונים לדעת על מעבר העסק, על אחת כמה וכמה אם מדובר בעסק קטן. בתוך כל ההתעסקות שבמעבר, הדבר האחרון שתרצו כבעלי עסק הוא שהעובדים יתחילו לחשוש מכך. לכן, לאחר שגיבשתם החלטה לגבי מיקום המשרד החדש ותאריך מעבר, כנסו את עובדי החברה ותודיעו להם על כך בצורה מסודרת, על מנת לגרום לעובדים להרגיש מעורבים בתהליך ושלא יחיו בתחושת "הולכים אל הלא נודע".

בנוסף לעובדים חשוב לשלוח מייל ולהודיע על המעבר לכל הספקים והלקוחות. כדאי שהמייל יצא במועד מוקדם יחסית (כחודש מראש) על מנת שלצדדים יהיה מספיק זמן להערך. אם המעבר הוא כזה שצפוי להשפיע באופן ישיר על ההתנהלות השוטפת מול הלקוחות (שירות לקוחות, שינוי כתובת למשלוח דואר או מספר טלפון ועוד) כדאי ואף רצוי ליידע על כך באתר החברה, בעמוד הפייסבוק ואפילו לשקול לשלוח SMS. כשבועיים לפני המעבר תשאירוהודעהקולית בנתב השיחות שיידע באופן אוטומטי את הלקוחות והספקים שמנסים ליצור אתכם קשר.

כמו כן לא לשכוח ליידע את משרדי הממשלה והספקים הרחוקים יותר של העסק (ארנונה, חברות אינטרנט ותקשורת, חברת הנקיון, הבנק, ספקי הציוד המשרדי ועוד) על המעבר ולעדכן את הכתובת החדשה.

צילום: שאטרסטוק

5. שבוע-שבועיים לפני המעבר- תובילו, אל תהיו מובלים

מתאמים עם המוביל את היום והשעה המדוייקים. מודיעים על מועד המעבר גם לבניין המשרדים החדש ולעובדי החברה, ומוודאים שכל אחד מבין את תפקידו ביום המעבר, אם יש כזה (וכדאי לשקול לתת יום חופש למי שאין תפקיד מוגדר). בשלב זה גם מודיעים לכל עובד איפה הוא צפוי לשבת ועם מי.

בנוסף, מוודאים שכל הציוד המשרדי שנרכש הגיע למשרד החדש (ואם לא הגיע אז מתי), מקבלים מפתחות מספר ימים מראש ומשריינים אנשי IT יעודיים. חשוב לזכור – כשהעובדים יגיעו למשרד הכיסאות והשולחנות לא חייבים להיות במקום מיד, אבל כל המערכות חייבות לעבוד כדי לצמצם את הפגיעה בתפוקת העסק עד כמה שניתן.

שבועיים לפני המעבר רצוי לעבור על התוכנית האדריכלית של המקום החדש, מיקום המשרדים ומקומות הישיבה של העובדים. כמו כן, צרו קשר עם חברת התקשורת על מנת לבצע תיאום העתקות של מערך התקשורת כולו (אינטרנט, טלפוניה ועוד).

6. ביום המעבר

תוודאו שיש נציג חברה בכל אחד מהלוקיישנים (הישן והחדש). אם יש יותר ממשאית אחת שתעביר את הציוד – מישהו משלכם צריך להיות במקום החדש כדי לקבל את פניה ולהנחות היכן לפרוק את הארגזים.

אל תתפתו לחבר את המערכות לפני שהאורזים פורקים את הארגז האחרון. זה יצור בלאגן מיותר ויהיה קשה להבין בהמשך למי שייך הציוד שפרקתם והיכן נמצאים הארגזים הנוספים.

כדאי ואף רצוי שיחכו לעובדים שמגיעים למשרד החדש תגיות שם ליד כל שולחן, על מנת למנוע חיכוכים ואי הבנות. עם זאת חשוב לקחת בחשבון שבימים הראשונים תגלו חוסרי ציוד שלא תכננתם לגלות, לכן מראש כדאי להערך לכך תקציבית וגם נפשית. ושיהיה בהצלחה!