אל תאבדו בתרגום: כך תכתבו מיילים מקצועיים ויעילים באנגלית

ניהול ותחזוק קשר שוטף עם קולגה, מנהל או ספק מחו"ל דורש מאמצים הסתגלותיים בכל הקשור לשפה. השוני התרבותי של ארגון מחו"ל לעומת ארגון בישראל בא לידי ביטוי בדפוסי העבודה היומיומיים, לרבות במיילים שאנו שולחים לנמענים שמעבר לים. חשיבותה של ההכנה בעניין זה היא קריטית, המקצועיות עוברת כחוט השני דרך השפה וההבנה התרבותית שלנו את האחר. ככל שנפנים מהר יותר את כללי ההתנהלות שלהם במיילים ובעיקר נפסיק "להיפגע" מהקורקטיות, הקצב, הענייניות והנימוס, שעבורנו הישראלים הם זרים כל כך, נצליח לבסס דרך המייל קשר עבודה מיטבי ופרודוקטיבי.

אז איך כותבים נכון מייל באנגלית?

1. אל תוותרו על הכותרת:

חשוב לא לשכוח לציין כותרת אינפורמטיבית בשורת הנושא – אל תשאירו אותו ריק. הכותרת חייבת להיות קצרה, ברורה ואינפורמטיבית.

2. פתיחה: היי אחי, או עמית נכבד?

רמת הפורמאליות נובעת מהיררכיה של הארגון ועד כמה אתם קרובים לנמען - הקפידו על פתיחה פורמאלית שתיתן לנמען עוד רקע לגבי נושא המייל. אם יש ספק, תמיד נחמד לפתוח כל מייל במילה Dear ואליה ניתן לצרף גם את התואר Sir, Mir, Ms ולצידם שם משפחתו של הנמען או של הנמענת. אם הסיטואציה היא לא פורמאלית אז ניתן לפתוח ב- Hi או Hello ושמו הפרטי של הנמען לאחר מכן.

3. סמול טוק

התחילו את הפסקה ראשונה במעין סמול טוק מנומס – את תחילת הפסקה הראשונה יש לפתוח בתזכורת לגבי ההתקשרות האחרונה ביניכם או עם גוף שלישי, שתלווה במחמאה מנומסת ומעודנת, כדוגמת "It was a pleasure meeting/seeing/talking to you", או "We met at the conference in Paris last month".

וגם "My colleague, David Levy, speaks very highly of you".

היזהרו משגיאות כתיב ואם אתם משתמשים בשירות תרגום עברו על המייל לפני שליחתו צילום: גלעד קוולרצ'יק

4. היזהרו ממילים שיפוטיות מבחינה מגדרית או ממילים סקסיסטיות בעייתיות

מגדר יכול להוות נושא מאוד רגשי בקרב דוברי האנגלית. כלל האצבע הוא להשתמש בשמות עצם ניטראליים, כלומר שמות שלא מזהים את מין השם עצם, למשל Flight Attendant ולא Steward.

5. "כן, אבל" - נחשב כ"לא" לכל דבר

כאשר אתם מתמודדים עם מגוון דעות השתמשו בתגובה עם נימה חיובית: "כן, אני מבין את הרעיון ואשמח להציע חלופה".

6. אל תשוויצו 

אין צורך להראות שאתם יודעים לדבר אנגלית טובה ועד כמה אוצר המילים שלכם מגוון, בהנחה שאתם רוצים להעביר מייל שיתקבל באופן טבעי ולא כמוזר אצל הנמען.

7. בלי סמיילי (עצוב או מחייך)

זכרו שסגנון ההתבטאות באנגלית הוא לא ישיר כמו עברית - חשוב לדעת שסגנון שיכול להתפרש כלגיטימי לנמענים ישראלים, עלול להיחוות כחוצפה בקרב נמענים זרים. לכן, תשקלו מילים והשתמשו בהם בחוכמה וכמובן הימנעו מסמיילים למיניהם.

8. הומור - כן או לא?

השתמשו בהומור אך ורק אם אתם ממש קרובים לאדם שמולו אתם עובדים בחו"ל. מדובר בכלי שמצד אחד יכול להיות קלף חזק ליצירת אווירה חיובית, אך יחד עם זאת עלול להיות מסוכן. כשמתכתבים אז לעיתים קרובות הפירוש בפועל לדברים עשוי להשתמע לשתי פנים מנוגדות וכך לייצר אי הבנות מצערות, ועל אחת כמה וכמה כשמתכתבים בשפה שאינה שפת אם עבורנו, דבר שרק יותר יקשה יותר לזהות מראש בניואנסים הללו.

9. אל תהפכו את זה לאישי

הימנעו מעימות שכיח בשל השימוש הנפוץ במילה You. אמרו:,"Have not received the contract" במקום "You haven’t sent me the contract yet". השתמשו בביטוי "It appears that..." במקום "You claim that", כמו גם ב- "We didn't receive" כתחליף ל-"You failed to inform us", או "I am still waiting for" כדי להימנע מ-"You still haven’t sent me".

10. בידקו שגיאות

לא כולנו כותבים באופן שוטף באנגלית - אבל אם השתמשתם ב-Google Translate או כל שירות תרגום מקוון אחר עברו מחדש על המייל וקראו אותו שוב.

11. קביעת פגישות

הבינו לעומק מתי נכון להשתמש בכל אחת ממילות היחס In ,On, At - הן החשובות ביותר לצורך קביעת לוחות זמנים, מיקומי פגישות ותאריכים. זכרו: כשאתם מציינים שעה או מקומות ספציפיים השתמשו ב-At, כשאתם מציינים ימים השתמשו ב-On וכשאתם מציינים חודשים, שנים או מדינות השתמשו ב-In.

12. אותיות גדולות - מתי?

אל תכתבו את כל המייל שלכם באותיות גדולות של Capital letters.

מתי כן משתמשים ב- Capital letters? כותבים מילה באנגלית עם אות ראשונה גדולה באחד מהמקרים הבאים: ראשית, בתחילת כל משפט. מעבר לכך, כאשר כותבים שמות של אנשים, מקומות, ערים, מדינות, תוצרים אמנותיים (סרטי קולנוע, שירים, ספרים, להקות), ארגונים, מוסדות או מותגים מסחריים וחברות. במקרה ששמם יורכב מיותר מילה אחת אז כל מילה תיפתח ב-Capital letter (למשל, כשכותבים את שמו של אדם מסוים אז גם האות הראשונה של שמו הפרטי וגם האות הראשונה בשם משפחתו ייכתבו באות גדולה, או במקרה של מותגים מסחריים – Jeep, Jaguar, Xerox). כמו כן, נוהגים לסמן באות גדולה כאשר מציינים מילים שנגזרות משמו של מישהו (Marxism, Christian), או תארי כבוד מסוימים ( President of lsrael או Dr).  בנוסף, יש לכתוב קיצורים כשכל המילה מורכבת מאותיות גדולות (CNN, FYI). ולסיום, כאשר כותבים את המילה "אני" – I.

13. תנו מסגרת זמן

14. תאריכים

כתבו תאריכים כהלכה – ניתן לרשום את כל האחד מהצירופים הבאים: June 26th, 2015  June 26, 2015 , 26th June 2015  אך אין לרשום 11/6/15 .

15. פסקה אחרונה

בפסקה האחרונה שוב להודות בנימוס, לבקש מענה באסרטיביות מעודנת ואף להציע סיוע או להתנצל קלות:

בפסקה האחרונה, כמו הפסקה הראשונה, יש לשוב לשלב גינוני הנימוס ולכתוב משפט בסגנון "Thank you again for your attention to this matter", או "Thanks again for looking into this for me" .

במקביל, כדי להפעיל את הנמען כיאות ולהביא אותו לידי פעולה, יש להדגיש באופן מעודן אך אסרטיבי את שאלת השורה התחתונה, שאלת ה"אקשן אייטם", שתכתב בסגנון: "מה תצטרך כעת? מתי אתה מצפה לקבל זאת? מדוע אתה רוצה זאת? מה צפוי באם לא תקבל זאת?", כדוגמת – "Please confirm our meeting date" או "I would greatly appreciate your feedback on this proposal".  

כמו כן, באם אין לנו "אקשן אייטם" אז ניתן לסיימו במבנה הקלאסי שבו ניתן גם להציע סיוע מנומס במידת הצורך: "מצפה לתשובתך/אל תהסס לחזור אלי במידה ו../באם יש לך שאלות נוספות.../אם תרצה לדעת משהו נוסף..", למשל:"Feel free to contact me if you have any questions" , או "If you have further questions please don’t hesitate contacting me".

בנוסף, לגיטימי בשלב זה אף להתנצל קלות ולכתוב דבר מה כגון "Again we apologize for the inconvenience", או "Once again, we regret this delay".

16. סיום

לסיום, יש לחתום את המייל במילת ברכה נימוסית – וזו אמורה להיות אחת מהבאות, תלוי ברמת הפורמאליות בינינו לבין הנמען: Sincerely, Sincerely yours, Regards, Best regards, All the best, Best, Talk to you soon".

הכותב הוא מנחה בכיר במחלקת הסמינרים העסקיים בביה"ס לשפות ברליץ