דואר אדום ועידות

סדרת השראה: האיש היעיל ביותר בעולם, דיוויד אלן

החיים של דיוויד אלן היו בכאוס מוחלט. אז הוא המציא את השיטה שמסדרת לאמריקה את היום, את השולחן, את הבית ובעיקר את הראש. כמה כללי התנהגות משונים לכאורה אך יעילים לביצוע מבטיחים לפטור כל אדם מטרדות היומיום ולפנות לו זמן להתחיל לחיות

אמיר שטוקהמר ואסף אביר 09:4129.11.08

כשסולן להקת גרין דיי בילי ג'ו ארמסטרונג ביקש לישון עד סוף ספטמבר, הוא חשב על השדות הרחבים של העיירה אוהאי (Ojai) בקליפורניה כמקום המושלם לנמנם בו. בעיירה, המוקפת גבעות ציוריות, גם צולם הקליפ לשיר "העירו אותי בסוף ספטמבר".

אבל דווקא המקום הזה, שכונה לא פעם בעיתונות האמריקאית "מקדש האטיות", הוליד תת־תרבות שסוחפת מאות אלפי בני אדם ושמוקדשת לזריזות, יעילות ושיפור הקריירה באמצעות שיטת עבודה חדשנית. אבי התופעה הוא תושב אוהאי דיוויד אלן (63), מחבר הספר "Getting Things Done".

דיוויד אלן. המציא את השיטה שמסדרת לאמריקה את היום

מאז יצא בשנת 2002 נמכר "Getting Things Done" (בתרגום חופשי: "לגרום לדברים לקרות") ביותר מ־600 אלף עותקים ב־23 שפות. השבועון "Time" הכתיר אותו כ"ספר הניהול החשוב ביותר בתקופתנו" ו"גרדיאן" הבריטי הגדיר אותו "ספר משנה חיים". לספר יצאו שני המשכים; האחרון שבהם, "לגרום לזה להצליח", יתפרסם בארצות הברית בחודש הבא. עשרות הסמינרים לניהול זמן שאלן מעביר ברחבי העולם עולים 600 דולר ליום לאדם, וההרשמה אליהם נסגרת שנה מראש. החברה שבבעלותו מעסיקה 30 עובדים שתפקידם לתאם את הרצאותיו ולמכור ציוד משרדי ממותג. הרווח הנקי של "חברת דיוויד אלן" עמד ב־2007 על כ־6.5 מיליון דולר. הספר עצמו לא תורגם לעברית.

באינטרנט הפכה השיטה של אלן למגיפה: במנוע החיפוש לבלוגים טכנוראטי רשומים כאלף בלוגים העוסקים בה ובנגזרותיה. שניים מהם, lifehacker.com ו־43Folders.com, הם מהבלוגים הפופולריים בעולם. ראשי התיבות GTD היו לסיסמה פרסומית של מאמנים אישיים ויצרני תוכנות משרדיות ולשם נרדף לדרכים להספיק יותר ולקדם את הקריירה. אם הסיסמה "זמן שווה כסף" היא הדת של אמריקה, דיוויד אלן הוא הכהן הגדול שלה.

שיטה מורכבת לחיים פשוטים

"לאחרונה חזרתי מסדרת הרצאות ביפן, בפולין ובבריטניה", מספר אלן בראיון ראשון לכלי תקשורת ישראלי, "ובכל פעם אני נדהם מחדש מהדמיון בין הבעיות של אנשים ממקומות שונים ברחבי העולם ומההשפעה שיש לספר שלי, שכתבתי ומחקתי שלוש פעמים ושכמעט לא פרסמתי כלל".

אף שספרו של אלן ידוע בארצות הברית לפחות כמו ספרי ההצלחה "אבא עשיר, אבא עני" ו"הסוד", הוא שונה מהם.

"אבא עשיר" מגולל את סיפור חייו מעורר ההשראה של המחבר רוברט קיוסאקי ומטיף לקוראים לרכוש השכלה פיננסית. "הסוד" מעודד את קוראיו לחשוב מחשבות אופטימיות וטוען שדי באלה כדי להשפיע על התרחשויות בעולם ואף כדי להגשים משאלות. אבל ב"לגרום לדברים לקרות" אין שיחות עידוד ואין הבטחות לניסים כמו ב"הסוד", והוא אינו ולא מבקש מקוראיו לדבר אל עצמם לאורך היום, כפי שממליץ ספנסר ג'ונסון, מחבר "מי הזיז את הגבינה שלי?".

"לגרום לדברים לקרות" כלל לא דומה למדריך הצלחה. הוא דומה יותר לספרות טכנית: עמוס בפרטים, שלבים ודיאגרמות, שבסופן, על פי המובטח, יוכל הקורא לבנות במו ידיו מכשיר יעיל ופשוט לשימוש שיסדר את חייו.

האיש היעיל ביותר בעולם איור: ליאב צברי

"הטכניקה שפיתחתי עובדת מלמטה למעלה. מהברגים הקטנים עד לראש המערכת", אומר לנו אלן. "היא לא עוסקת במקום שאליו אתה רוצה להגיע, אלא פותרת את הדברים הקטנים שמפריעים כאן ועכשיו - המייל הדחוף שקיבלת בשבע בערב והטסט לאוטו שצריך לעשות עד מחר. כשאתה פותר את כל אלה, החיים הופכים לפשוטים באופן ממכר".

אלן פיתח, למעשה, שיטה סדורה לחיסול מטלות. השיטה מורכבת ממדריך מדוייק לפעולות השונות שיש לבצע בכל פעם שקורה משהו - כל דבר שהוא, בין אם זו הודעת SMS, ישיבת עבודה, פגישה אקראית ברחוב או מחשבה שחולפת בראש. "היא נראת מעט מסובכת, אך ברגע ששולטים בה היא טבעית לגמרי", הוא אומר. ההבטחה שאלן נותן לקוראי ספרו מרשימה: חיים משוחררים מכל מתיחות או לחץ, תוך הכפלה ואף שילוש ההישגים המקצועיים והאישיים.

כל שיש לעשות כדי להגיע לשם, אומר אלן, זה לעקוב אחר הסבריו (המפורטים כאן במלואם), ולהשקיע רק כמה עשרות שקלים בפנקס פשוט וזול, עט ומגירת פלסטיק.

השאלות שישחררו את המוח

"תהליך החשיבה עליו עומדת כל השיטה מורכב בסך הכל משתי שאלות שיש לשאול אותן ולענות עליהן -", אומר אלן. "מה התוצאה שאני רוצה להשיג, ומהי הפעולה הבאה שאני צריך לבצע בשביל להתקרב לתוצאה הזו. התשובות לשתי השאלות האלה יעזרו לכם להחליט איך להגיב לכל אימייל, לכל שיחת מסדרון ולכל רעיון שעולה בראשכם.

"זה לא מובן מאליו. פעם זה היה. לפני חמישים שנה, 80% מכוח העבודה שלנו התפרנס מלהרכיב דברים ולהזיז דברים. אנשים באו לעבודה בבוקר ומצאו ערימה של דברים לא מורכבים ולא מוזזים. יום העבודה היה מוגדר, והתוצאה הרצויה והפעולה הבאה היו מובנות מאליהן. היום, 90% מכוח העבודה שלנו הם 'עובדי מידע'. הם מגיעים בבוקר למשרד, לא יודעים ממה להתחיל ומה חשוב יותר. פלא ששום דבר לא מסתיים בזמן, ואף אחד לא מצליח להתרכז בדבר אחד יותר משעה ברציפות?".

אלן אומר שכל בעיות הריכוז, בעיות ההספק ובעיות הזיכרון, בכל תחום שהוא, נובעות מדבר אחד - הטרדות שמסתובבות לנו במוח. "כל חשבון שעוד לא שילמנו ויושב על השולחן בסלון או צמוד למקרר במגנט, כל פתק מקומט שמצאנו במכנסיים ועליו רק מספר טלפון מסתורי, כל פעם שאמרנו למישהו שנתקשר אליו ומיד שכחנו. כולם נשארים לנו במוח ותופסים מקום".

אלן טוען שכל אותם הדברים שמצטברים בירכתי מוחנו ("מעגלים שלא נסגרו", הוא קורא להם) גורמים לנו לתחושה תמידית שמשהו לא בסדר. "הם לא מאפשרים לנו להיות משוחררים ויצירתיים. גרוע מכך, הם מפריעים לנו לסיים דברים".

השיטה של אלן להתמודד עם הטרדות היא להוציא אותן מהמוח - לא במדיטציה, אלא בסדרת פעולות שמערבת מגשיות פלסטיק, תיקיות, רשימות והוראות מדוקדקות שמי שיפעל על פיהן, לדבריו, יתחיל לעזוב את העבודה בחמש אחר הצהריים, יספיק את כל שתכנן מבחינה אישית ומקצועית ויצטרף, לפי הבטחת מצדדי השיטה, לאלפיון העליון של האנשים היעילים בעולם.

"היעילות היא לא מטרה בפני עצמה", אומר אלן, "אלא רק אמצעי לחיים מלאים וטובים יותר - כאלה שאפשר להשיג רק אם אתם יוצאי בזמן מהעבודה ובזמן שאתם שם עושים אותה היטב".

לכתוב עכשיו, להחליט אחר כך

עניינה של שיטת GTD הוא דברים - Stuff באנגלית - כל אלפי המשימות הקטנות שממלאים את חיינו.

השלב הראשון בשיטה הוא לאסוף את כל הדברים - מהפשוטים ועד המורכבים - במקום אחד, פיזי. "זה יכול להיות סל, מגירה או מגשית פלסטיק, אבל אתם צריכים שיהיה לכם מקום אחד שבו תרכזו את הכל", הוא אומר. השיטה דורשת ממשתמשיה להכניס לאותה מגירה או מגשית פלסטיק לא רק מכתבים וחשבונות, אלא כל מה שחולף במוחם.

בסך הכל צריך לרוקן הכל מהראש. אחר כך החיים יסתדרו מעצמם איור: ליאב צברי

זהו אחד מכללי היסוד של GTD: שחרור המוח מנטל הזכירה באמצעות רישום אובססיבי של כל מה שעובר בו.

"הכללים שלי יכולים להתאים לכל טכנולוגיה, יומן מהודר, מחשב כף יד, טייפ מנהלים או אייפון", הוא אומר, "אבל אני אישית בעד פנקס פשוט". את הדפים וההקלטות שמצטברים, אומר אלן, זרקו בסוף היום למגשית הפלסטיק. "אל תתנו לדבר לדלוף", הוא מדגיש.

"הצלחת השיטה תלויה בכך שתוציאו את הזיכרון שלכם מרצף העבודה, ושלעולם לא תצטרכו להסתמך עליו, ולא תתהו אם הייתם אמורים לזכור משהו. ואל תתבלבלו - מגשית הפלסטיק הזאת היא לא תוספת זרה להרגלים שלכם. כשאין מגשית פלסטיק, המשטח הישר הקרוב ביותר לדלת הבית הופך למגשית הפלסטיק. וכשאין משטח כזה, כל הבית הופך למגשית אחת גדולה".

אלן מבהיר כי תהליך הרישום והאיסוף הזה אינו נוגע רק לענייני עבודה: "אני לא בטוח שיש הבדל בין חיים פרטיים לעבודה. המושג 'עבודה' מתאר, עבורי, כל דבר שאתה רוצה לעשות ולא נעשה, גם במשרד וגם בחיים הפרטיים. לקחת את האוטו לטסט, לבחור לילדים קייטנה, לעשות מצגת לבוס - הם כולם סוג של 'עבודה', וכולם דורשים אותו סוג של טיפול.

"אימנתי מנהלים בכירים עם משכורות בנות שמונה ספרות, שיום אחד כבה להם האור בבית כי הם שכחו לשלם את חשבון החשמל. החיים המקצועיים שלהם היו בשליטה מלאה, אבל הם הפקירו לגמרי את החיים הפרטיים שלהם. הם אמרו לי שלא הרשו לעצמם להקדיש לכך זמן. הדרך היחידה לנהל את החיים שלך היטב היא לסדר את כל הספקטרום, מה שאומר שהכל - דו"ח שצריך לשלם וסיכום ישיבה בעבודה - נכנס לאותה מגירה".

השלב השני הוא לגשת למגירה פעם בכמה זמן ולעבור על מה שהצטבר בה. מתי ניגשים? "זה כמו לצחצח שיניים", אומר אלן. "יש מי שעושים את זה שלוש פעמים ביום ויש מי שעושים את זה רק כשהמצב כבר בלתי נסבל". לפי שיטת GTD, כשעוברים על מה שהצטבר יש לבצע בקנאות את סדרת הפעולות הבאות: תחילה לקחת את הדבר הראשון בערימה, ולשאול את עצמכם "מה זה?". אחר כך לשאול: "האם הדבר הזה דורש ממני לבצע פעולה?". אם הדבר לא דורש לבצע פעולה - למשל, אם הדבר הוא קבלה מהסופרמרקט או כרטיס ביקור - תייקו אותו או זרקו אותו. אם הוא כן דורש פעולה נסחו אותה.

סוד ההצלחה הוא בניסוח. לפי אלן, הפעולה שעליכם לנסח צריכה להיות משהו שעושים עם הידיים. משהו כמו להבריג, לחייג, לכתוב. פתק שעליו כתוב “תריסים" לא אומר דבר. "לצלצל לשיפוצניק ולבקש ממנו שיבוא להתקין תריסים" זאת פעולה. "לפתוח תוכנית חיסכון", אומר אלן, זה רצון מעורפל. "ללכת לבנק ולשאול את הפקיד אצל מי פותחים תכנית חיסכון" זו פעולה. "ומהר מאוד תגלו שדברים שאתם לא מצליחים להגדיר את הפעולה הפיזית הברורה שהם דורשים, הם דברים שאתם בעצם לא יודעים מה לעשות איתם, או יעדים שאתם לא יודעים איך להגשים", הוא מסביר.

בשלב הבא, אחרי שמנסחים פעולה מוחשית ופשוטה, יש לשאול עוד שאלה: היכן תתבצע הפעולה הזאת? האם זה יהיה בטלפון? בדוא"ל? בעבודה? את התשובה יש לכתוב על נייר שהוכן מבעוד מועד ומכונה "רשימת הפעולות הבאות". בראש הנייר יופיעו כותרות שמציינות את המקומות שבהם פעולות מתבצעות: מקומות כמו "בטלפון", "בבית", "על המחשב", "בעבודה" ו"בעיר".

כל פעולה פיזית שנוסחה תירשם מתחת לכותרת המתאימה לה: פעולה כגון "לחפש את הדרכון" תירשם מתחת ל"בבית", "להתקשר לשיפוצניק" תחת "בטלפון". כך יש להמשיך, עד שמגירת הפלסטיק תתרוקן מהפתקים, המכתבים וההוראות לטיפול שבה.

בלעו צפרדע על הבוקר. התחילו כל בוקר בביצוע המשימה הכי פחות מלהיבה שממתינה לכם איור: ליאב צברי

"מה שתקבלו בסוף זאת רשימה של פעולות קטנות ופשוטות, ממוינות לפי המקום שבו עליכם לבצע אותן", אומר אלן, "כל הפעולות יהיו בסגנון של 'להתקשר למספר הזה', 'לקנות סוללות', דברים שקל לדמיין, ולכן לא מרתיע לעשות".

את הרשימה צריך לקרוא פעם בשבוע. זה השלב האחרון בשיטת GTD, שנועד לתכנת את המוח להזכיר לנו לבצע כל פעולה במקום ובזמן הנכונים. דבקו בקריאה השבועית, ובשאר הזמן אל תחשבו על הרשימה כלל. אלן מבטיח שטקס הקריאה יביא לכך שכשמשתמשי השיטה ירימו את הטלפון, הם ייזכרו לבדם בטלפונים שרצו לעשות. כשיהיו בעיר, הם ייזכרו לפתע בסידורים שלהם. בכל פגישה עם הרשימה, מבטיח אלן, תוכלו למחוק את רוב הסעיפים שבה, לקחת דף נייר חדש ולמלא אותו בפעולות חדשות. "זו אמנות לחימה", אומר לנו אלן. "ברגע שתשלטו בשיטה לא תוכלו בלעדיה. הדבר המפתיע הנוסף הוא שהיא תשחרר דברים שנתקעו, לפעמים שנים. יתברר לכם שכל מה שהיה חסר זה לנסח את הצעד ההגיוני הבא".

לכללי השיטה צריך להוסיף גם את "חוק שתי הדקות" - כל פעולה שניתן לבצע בתוך שתי דקות או פחות, צריך לבצע מיד, תמיד. כל פעולה שאורכת יותר משתי דקות אסור לבצע מיד וצריך להכניסה למערכת (כלומר לפנקס, וממנו למגשית ומשם לרשימות). כמו את כל שיטת ה־GTD, אלן מאמץ גם את הכלל הזה בחייו. על השולחן במשרדו באוהאי עומד שעון חול קטנטן, שמודד שתי דקות בדיוק.

התחיל באשפוז פסיכיאטרי

שיטתו של אלן אינה מדברת על מוטיבציה, על משמעות או על רוח. המושג היחיד בה שמזכיר מעט את עולם העידן החדש הוא "לחשוב כמו מים", Mind Like Water. המושג לקוח מעולם הקארטה ומתאר מצב שבו הראש ריק ממחשבות והגוף מגיב לסביבתו בדיוק מושלם.

הוא משתמש במושג כדי לתאר את חייהם של מאמצי ה־GTD. "פתאום כששום דבר לא יישב לכם בראש, רק תרצו לחסל משימה אחר משימה. זה יהיה קל משום שזה הדבר היחיד שהמוח שלכם יעשה".

אבל קארטה אינו הגורם הרוחני היחיד ששימש השראה לשיטה. עולם הרוח מעורב בתולדותיו של אלן יותר מכפי שהוא עצמו היה רוצה לזכור. סיפורה של השיטה מתחיל לפני 37 שנה, בבית החולים הפסיכיאטרי נאפא שבקליפורניה, שאליו הובא אלן; הוא היה אז מכור להרואין, הפסיק את לימודי הדוקטורט בהיסטוריה באוניברסיטת ברקלי ועזב את אשתו. "הייתי צלוב גופנית, כלכלית ורגשית", סיפר בראיון לכתב המגזין "Wired". הקריסה הגדולה של חייו, הוא טוען, היתה גם המפתח לקריירה הבאה שלו.

לאחר שהשתחרר מבית החולים פגש אלן במיסטיקן האמריקאי רוג'ר דיליינו הינקינס המכונה "ג'ון רוג'ר", מנהיג "התנועה להקצת התודעה" (MSIA).

אלן חבר בקבוצה האזוטרית הזאת עד היום. אף שספריו, הרצאותיו ושיטתו לא מכילים אף רמז לאמונות הקבוצה בדבר אנרגיות חיים ומצבי תודעה, הוא עצמו טוען שאת מרב ההשראה קיבל מדרכי ההתבוננות של ג'ון רוג'ר. "גם אחרי 35 שנה אני מרגיש שעוד לא סיימתי ללמוד ממנו", אמר פעם בראיון.

לאורך שנים התמחה אלן בהרצאות בנושא שיפור אישי ורוחני במסגרת סמינרים שהעבירה התנועה של ג'ון רוג'ר. בשנות השמונים, כשסדנאות רוחניות הפכו לאופנה באמריקה, הוא העביר את סמינרי התודעה לעובדים בתאגידי ענק. ב־1983, בעקבות המפגש עם התאגידים, הוא החל לעבוד גם כיועץ עסקי של יצרנית הנשק האמריקאית לוקהיד מרטין. אלן מעיד שבתקופה הזו פיתח את השיטות שלו, באימון אחד־על־אחד של יותר מ־400 מנהלים בדרגים שונים, לאורך יותר מעשרים שנה.

"בהתחלה הדרכתי רק עובדים זוטרים", הוא אומר לנו. "הנחתי, בטעות, שמנהלים בכירים יודעים לנהל את עצמם ביעילות. כשהבנתי להפתעתי שמצבם לרוב גרוע יותר מהממוצע, הבנתי שצריך למצוא מודל ניהול עצמי ששונה מהשיטות הקיימות. עבדתי על הכללים שלי תוך כדי הדרכה, בדרך של ניסוי וטעייה, והתחלתי להעביר סמינרים. אבל גם כשראיתי שהשיטה שלי עובדת ועוזרת לאנשים, עדיין לא ידעתי אם אצליח להפוך אותה לספר קריא. בהתחלה ניסיתי לכתוב את הספר לפי מבנה הסמינר שלי, אבל זה לא עבד. את הגרסה הראשונה שלו גנזתי ממש לפני הפרסום".

רק כעבור ארבע שנים סיים אלן את הכתיבה ופרסם את הספר. שמו של הספר שונה ברגע האחרון מ"זן ואמנות הניהול באמצעות מגשית" ל"לגרום לדברים לקרות: פרודוקטיביות ללא לחץ".

"בזמן הכתיבה עוד לא ידעתי מי יהיה הקהל של הספר, כי המודל עצמו מיועד לכולם, מהמנכ"ל עד עקרת הבית", הוא אומר. "גם תהיתי אם מישהו יבחין בכלל שמדובר במשהו שונה משאר אלפי ספרי הניהול העצמי באמריקה". ובכל זאת, הבחינו. "עצם העובדה שתוך כדי כתיבת הספר הקמתי עסק וניהלתי חיים שלמים הוא עוד הוכחה שהשיטה עובדת".

הגורו של הלייף האקרים

מה גרם דווקא לשיטה של אלן לכבוש את לבם של חובבי טכנולוגיה בכל העולם? לצמיחה הפנומנלית בכמויות האימייל והודעות ה־sms יש בוודאי חלק בזה. מעולם בהיסטוריה לא נדרשו אנשים להתמודד עם כמויות גדולות כל כך של מידע, ועוד כזה המפריע ללא הרף לעבודה השוטפת. אלן מכוון היישר לעצב החשוף הזה, הרגיש במיוחד אצל מי שנאלץ לחיות בסביבה מתוקשרת עד כאב ראש - עובדי חברות טכנולוגיה ותקשורת.

"לא ייאמן כמה טוב זה עושה לראות בכל רגע נתון תיבת מייל ריקה" הוא אומר בהרצאותיו, והקהל ממלמל בהבנה. "אני יודע שהתיבה שלי ריקה עכשיו, ותהיה ריקה גם 24 שעות לאחר מכן. אני יודע את זה כי עבורי גם הודעות מייל הן 'דברים'. אני לא נותן להן להירקב בתיבה, אלא מחליט ללא הרף מה נמחק מייד ומה עובר לטיפול. זה לוקח לא יותר מדקה בכל פעם. אותם כללי שפועלים על ניירות ומטלות עובדים היטב גם כאן: אם המייל דורש פעולה של פחות משתי דקות, עשו אותה ברגע זה. אם יותר, הכניסו אותה לרשימת הפעולות הבאות והעבירו את המייל לתיקייה מיוחדת. הודעות מייל אחרות שאולי תזדקקו להם תייקו בספרייה אחרת. כל השאר חייב להמחק. מיילים שנשארים בתיבה משום שלא החלטנו מה לעשות בהם, הופכים להפרעה".

עוד גורם דומיננטי בהצלחתו של אלן הוא הטיימינג: "לגרום לדברים לקרות" יצא לאור במקביל לעלייתם של הבלוגים וצמיחתן של קהילות גיקים מקוונות, שהזדהו מייד עם אמירותיו ועצותיו של אלן על מולטי־טאסקינג ועבודה בסביבה עתירת מידע.

"לייף האקינג" (Life Hacking), תופעה חברתית שהחלה לצבור תאוצה בשנים האחרונות, מדברת בדיוק על מה שאלן מטיף לו. עיקרה הוא להפיק תועלת רבה יותר ממחשבים וממכשירי חשמל ולמצוא דרכים להשתמש בטכנולוגיה באופן לא שגרתי כדי להקל על החיים.

שיטתו של אלן מתוארת על ידי מעריציה כמהות ה"לייף האקינג": שימוש מקורי במוח ו"פריצה" לתבניות המחשבה ולשגרת העבודה כדי לשנות אותן ולהפכן לשימושיות יותר. "אני מטבעי טיפוס עצלן ומפוזר", אומר אלן, "משם השיטה הזו בעצם צמחה - אני אלוף העולם באיך להגיע מכאן לשם בדרך הקצרה ביותר האפשרית".

אלן גם טען בעבר ששיטתו היא הניצן הראשון באבולוציה תרבותית שיעבור כל העולם. "בקרוב מאוד", אמר לאחרונה, "נתקשה להאמין איך פעם האנושות הסתובבה על כדור הארץ כשכל כך הרבה דברים מתרוצצים אצלה בראש".