הדרך המתקדמת לעשות עסקים - חתימה דיגיטלית
הדרך המתקדמת לעשות עסקים - חתימה דיגיטלית
לכל ידוע שהעולם העסקי מתקדם בקצב מהיר, יד ביד עם התפתחויות טכנולוגיות. מדי שנה נכנסות לשוק מערכות ואפליקציות חדשות, המאפשרות התנהלות עסקית יותר נוחה, יעילה, גמישה ומהירה.
אחת ההתפתחויות שנכנסו חזק למשק המקומי בשנים האחרונות היא חתימה דיגיטלית על מסמכים, התורמת לייעול קשרי העסק עם גורמים שונים – לקוחות, ספקים, שותפים ואף העובדים עצמם.
מה זה חתימה דיגיטלית?
כאשר מדברים על חתימה דיגיטלית מתכוונים למעשה לטופס מקוון. הוא זהה לגמרי לטופס המקורי שאתם שומרים בניירת בתיקיות או על קובץ במחשב. למשל, אם יש לכם הסכם רכישה מספקים, הסכם שיתוף פעולה מול גורם עסקי אחר, הסכמי בלעדיות מול לקוחות וכן הלאה, אפשר להפוך אותם לטפסים מקוונים. זה אולי נשמע די מתקדם ומורכב, אבל בעצם את ההמרה הזאת מבצעים בתוך שניות ספורות באמצעות מערכות אונליין שמייצרות טפסים דיגיטליים. רק צריך להעלות את הטופס שכבר יש לכם אל המערכת, והיא עושה את העבודה בלי שאתם נדרשים לידע או הבנה כלשהי. כאמור, תוך כמה שניות המסמך הדיגיטלי כבר מוכן וזמין לשימוש.
אבל מהו בעצם אותו "שימוש" בטפסים דיגיטליים? במה הוא שונה מהטפסים הרגילים? ובכן, השוני המרכזי הוא שעל המסמך יכול הנמען לחתום באמצעות העכבר של המחשב או האצבע על מסך המגע בטלפון הנייד. אין שום צורך להדפיס את המסמך, לחתום עליו ידנית, לסרוק ולשלוח אותו בחזרה, או לתייק אותו לאחר מכן ביד בתיקיות וארוניות כאלו ואחרות. יתר על כן, על המסמכים האלו אפשר לא רק לחתום אלא גם למלא את השדות, במידה שישנם, כי המערכת לוקחת אותם מהטופס המקורי והופכת אותם לחלק אינטגראלי מהמסמך הדיגיטלי. היא אפילו יודעת לכפות מיולי של שדות חובה, לפתוח שדות רלוונטיים לפי הפרטים שכבר מולאו, וכיוצא בזאת.
איך זה מועיל לעסקים?
יש הרבה מאוד יתרונות לחתימה דיגיטלית עבור עסקים. למשל, עם מסמכים ששולחים אליכם במייל, במקום להדפיס ולסרוק וכן הלאה, פשוט מעלים אותם למערכת וחותמים דיגיטלית. במילים אחרות, אין כאן שום תלות במקום ובזמן או בקרבה לציוד משרדי, וכך אפשר לחתום על מסמכים גם מבית הקפה, מחופשה בחו"ל וכן הלאה. הכי מהיר, נגיש וזמין שאפשר. ואם אתם אלו ששולחים את המסמך, אתם מאפשרים ללקוח, לספק, לעובד או לשותף את אותה המהירות והיעילות, בלי סיבוכים וכאבי ראש, בלי מסמכים שהולכים לאיבוד, שדות שלא מולאו נכון או בכלל, וכן הלאה. זוהי הדרך לעשות היום עסקים, ובוודאי שכך יהיה גם בעתיד.
חתימה דיגיטלית מאובטחת
מטבע הדברים, כאשר אתם עורכים הסכמים כגון לקבלת שירות, לרכישה מספק, הסכמי בלעדיות מול לקוחות וכן הלאה, ישנה חשיבות גדולה להיותו של המסמך מאובטח. חתימה דיגיטלית נותנת מענה גם לצורך הזה, רק שהפעם לא מדובר רק בחתימה על המסמך דרך הנייד או המחשב, אלא בתוספת של קובץ מוצפן שנוסף אוטומטית למסמך הנשלח. נדגיש: אין כאן התעסקות נוספת מצדכם אלא פעולה מיידית שהמערכת מבצעת על כל מסמך ששולחים.
מדובר בקובץ מוצפן, המהווה למעשה חלק מדרישות חוק חתימה אלקטרונית וצווים של מס הכנסה, שאותו קשה עד בלתי אפשרי לפצח. מטרתו של הצופן המאובטח הזה היא לוודא שמי שחותם על המסמך (אתם, הצד השני) הינו באמת מי שהוא מתיימר להיות, וכן לוודא שלאחר שהמסמך כבר נחתם לא נעשו בו שינויים. מעבר לכך, חתימה דיגיטלית על מסמכים מעלה באופן כללי את רמת האבטחה, בהשוואה לחתימה על ניירת פיזית שנוטה ללכת לאיבוד, להגיע לידיים לא רצויות, להתקמט או להירטב וכן הלאה. בהקשר זה ראוי לציין כי חתימה כזו עומדת בדרישות של רשות המיסים ורשויות ממשלתיות נוספות.
כל סוגי ההסכמים
כידוע, יש שורה ארוכה מאוד של הסכמים שנעשים בעולם העסקי, כאשר לכל עסק וחברה יש את הצרכים המיוחדים שלהם. מערכת טובה לחתימה דיגיטלית תדע לתת את המענה לכל דרישה, ובראש ובראשונה מאפשרת כמובן להמיר כל הסכם מקובץ מחשב בוורד או PDF לכדי מסמך דיגיטלי. בנוסף לכך, לעיתים קיימים הסכמים שבהם נדרשת חתימה של יותר מאדם אחד, למשל מספר בעלי תפקידים בחברה. לכן מערכת חתימה דיגיטלית טובה מאפשרת לבצע בקלות ובמהירות סבבי חתימות. אם מדובר למשל בהסכם שעליו צריכים חתימות של כמה אנשים, לא לפי סדר חשיבות, המערכת תשלח מיידית את ההסכם לכולם והחתימות יצטרפו ביחד לאותו המסמך. מאידך, אם יש חשיבות לסדר החותמים המערכת תשלח את ההסכם לפי הסדר, כך שרק לאחר גורם א' חתם יועבר המסמך לגורם ב' וכן הלאה.
דוגמא מצוינת למערכת חתימה דיגיטלית העומדת בכל הפרמטרים שלעיל, ועוד רבים נוספים, הינה מערכת easydoc. מאחוריה התכנון והיישום שלה עומדים אנשי מקצוע מצוינים שיצרו קשת רחבה של פתרונות המתאימים לכל סוגי ההסכמים בענפי המשק השונים.
