העתיד הטכנולוגי של משרדי עורכי הדין נמצא בפתרונות SaaS בענן
העתיד הטכנולוגי של משרדי עורכי הדין נמצא בפתרונות SaaS בענן
בעידן הדיגיטלי הנוכחי, הפתרונות המתקדמים והעדכניים ביותר לעסקים הם פלטפורמות SaaS בענן, בעקבות היתרונות הרבים והברורים שהם מציעים לשיפור היעילות והיציבות בעסק. מהם היתרונות הייחודיים של פתרונות בענן למשרדים בתחום עריכת הדין? ומהי הפלטפורמה אשר נמצאת בשימוש במרבית המשרדים הגדולים ומגיעה כעת לכל עולם עריכת הדין?
עולם הפתרונות לעסקים עובר בעשור האחרון את מהפכת הענן וה-SaaS.
אם בעבר העסקים היו רגילים לתוכנות המותקנות באופן מקומי, כמו חבילת ה-Office המסורתית או תוכנת הדוא"ל - היום הפתרונות המועדפים נמצאם בענן ונגישים לעובדים מכל מקום, כגון Microsoft 365, Monday, Zoom ומערך הפתרונות של Google לעסקים. בשורה התחתונה, היום כבר לא ניתן למצוא תוכנה מתקדמת ומודרנית הכוללת התקנה פיזית על המחשבים במשרד.
גם שוק העבודה הפך בשנים האחרונות למתאים יותר לפתרונות SaaS וענן, עם יותר עבודה מרחוק ושימוש במחשבים ניידים ובמכשירים סלולריים לעבודה, מכל מקום ובכל זמן. המגמה בעולם ברורה ומוחלטת - על פי התחזית של חברת המחקר והייעוץ הגלובלית גרטנר, כבר ב-2025 יותר מ-95% מהפעילות העסקית הדיגיטלית החדשה תהיה בענן, לעומת 30% בלבד בשנת 2021.
על אף המגמה בשוק, משרדי עריכת דין רבים עדיין משתמשים בתוכנות מיושנות המותקנות על המחשבים במשרד, מה שמגביל את היעילות והגמישות של העובדים ושל העסק כולו.
מהו SaaS? אילו יתרונות מציע פתרון בענן עבור משרדי עורכי דין? ומהי פלטפורמת הענן הייחודית הנמצאת בשימוש ברוב המשרדים הגדולים בישראל?
SaaS – העתיד של העולם העסקי כבר כאן
SaaS הוא מודל בו הפתרון לעסקים מוצע על בסיס תשלום בהתאם להיקף שימוש דרך הענן. באופן שכזה, עסקים מקבלים גישה ליישומים בכל שעה ביממה, מכל מקום (עם חיבור לאינטרנט), במקום להסתמך על גישה פיזית ממחשבים במשרדים במהלך שעות העבודה בלבד.
החזון של מחשוב הענן הוא לאפשר למשתמשים להתחבר לכל שירותי המחשוב באמצעות האינטרנט, ממש כמו חיבור לרשת החשמל.
שרת בענן (SaaS) הוא שרת וירטואלי הנמצא בחוות שרתים במיקומים שונים בעולם, אליהם מתבצעת הגישה דרך רשת האינטרנט, זאת כדי לתת למשתמשים ולארגונים גישה מרחוק, לצד גמישות בהרחבת עוצמת העיבוד ושטח האחסון.
שרת פיזי, לעומת זאת, הוא מחשב או מערכת מחשבים הנמצאים במרכז נתונים או במיקום פיזי שהחברה בחרה בו, עליו מותקנת כל החומרה הנדרשת. אחד החסרונות של שימוש בשרת פיזי הוא פתרון תקלות איטי, לעומת שרת וירטואלי המעביר את הנתונים לשרת אחר וממשיך לעבוד כמעט בלי לעצור, מה שמאפשר זמינות גבוהה במיוחד.
חברות שוכרות לעתים שרתים פיזיים בחוות שרתים ומקבלות את התחושה שהן בענן, אך חשוב להבין כי פתרון זה אינו שונה במהות שלו מהשרת המשרדי, אלא רק "מעביר את השרת דירה".
גישה משופרת לנתונים, ניהול נוח וחיסכון בהוצאות - היתרונות של פתרון SaaS הם הזדמנות לעסקים קטנים-בינוניים
היתרונות המשמעותיים של SaaS בהשוואה לתוכנה מותקנת מקומית כוללים גישה משופרת לנתונים, נוחות בניהול הרשאות וניטור שימוש בנתונים והפחתת העומס על אנשי ה-IT בעקבות התשתית המרכזית המתוחזקת על ידי הספק, עקב כך נרשמת ירידה חדה בעלות שירותי ה-IT.
מודל התשלום לפי שימוש מאפשר חיסכון משמעותי בהוצאות (הוצאה ראשונית ותחזוקה שוטפת גם יחד). באופן שכזה, עסקים קטנים-בינוניים יכולים להשתמש בתוכנות מתקדמות אשר היו דורשות הוצאה של סכומים גבוהים במיוחד רק לפני מספר שנים.
שקט נפשי מעל לכל - הפתרונות בענן משדרגים את האבטחה ורצף הפעילות
בימינו, עסקים בכל גודל חייבים להגן על הנתונים שלהם, למזער את הסיכון לפרצת אבטחה ולהגן על עצמם מפני הפרת תקנות פרטיות נתונים והגנה על מידע אישי.
גם בכל הנוגע לאבטחה ויציבות, פתרונות ה-SaaS בענן מציעים שיפור משמעותי לעומת תוכנות המותקנות מקומית.
AWS, שירותי הענן של אמאזון המהווים יותר מ-40% משוק הענן הציבורי הגלובלי, בנויים על מנת לספק 99.99999% עמידות והמשכיות, עם אפשרות לשחזור נתונים גם במקרים נדירים של אסון.
באשר לאבטחת מידע, שירותי הענן של AWS מבית Amazon מציעים הגנה אקטיבית ועמידה בכל תקני האבטחה והפרטיות. בין הלקוחות של AWS ניתן למצוא גם את ממשלת ארצות הברית, למשל. שרתי ענן מתקדמים, כמו AWS, משלבים כיום טכנולוגיות סייבר היודעות לאתר, לזהות, למנוע, להגיב ולתקן נזקים הנובעים מאיומים שונים.
מול הפתרונות המיושנים בעולם עריכת הדין - פלטפורמת הענן Lawyal מתאימה למשרדים בכל גודל
העבודה מרחוק הפכה בשנים האחרונות לחלק בלתי נפרד מהיום-יום. הדבר נכון במיוחד בקרב עורכי דין, אשר עומדים לעתים מול לוחות זמנים צפופים ומשימות רבות מחוץ למשרד.
עם זאת, במשרדים רבים של עורכי דין משתמשים עדיין בפתרונות מיושנים המותקנים על המחשבים במשרדים, מה שמהווה חיסרון מהותי בכל הנוגע לתחזוקה, עדכון תוכנה, ניהול רישיונות וזמינות השירות לעובדים.
פלטפורמת הענן Lawyal, שהושקה לפני 4 שנים, מציעה פתרון SaaS מותאם לתחום עריכת הדין, לראשונה בישראל. הפלטפורמה הבלעדית, שפותחה על ידי חברת Precise המתמחה במתן שירותי ניהול כלכליים למשרדי תכנון ומשרדי עורכי דין, מהווה One-Stop-Shop בכל הנוגע לניהול השוטף של משרד עורכי דין.
הודות לפלטפורמת הניהול הנמצאת בענן, כעת לעובדים אין צורך להתחבר דרך מחשב ספציפי כדי לדווח שעות, מה שמאפשר עבודה נוחה מהבית, מהדרכים ואפילו מחו"ל, לצד ניהול יעיל ומדויק של שעות העבודה מצד המשרד. מעבר לכך, פתרונות ענן חוסכים משמעותית בעלויות המחשוב בעקבות מודל התשלום לפי שימוש והחיסכון בשטח הפיזי היקר והרב שהיה מוקצה לשרתים.
בין היתר, Lawyal כוללת ניהול תהליכי עבודה, בילינג, דיווח שעות, ניהול מסמכים, אישור חשבונות, חיפוש נתוני לקוחות, גבייה ועוד. מעבר לכך, Lawyal מציגה נתונים ותובנות על פעילות המשרד בדשבורד מעוצב ואינטואיטיבי, המאפשר לבעלים ולמנהלים לקבל החלטות מושכלות ומבוססות נתונים. באמצעות תהליכי אוטומטיזציה ואופטימיזציה המבוססים על טכנולוגיות חדשניות, Lawyal מייעלת את הביצועים הניהוליים במגוון היבטים. כמו כן, התוכנה עומדת בתקנים המחמירים ביותר בנוגע לפרטיות המידע ואבטחתו (27001 ISO ו- GDPR לדוגמה).
רוב המשרדים הגדולים בישראל כבר מנהלים את הפעילות שלהם עם Lawyal, כאשר בין לקוחות התוכנה ניתן למצוא את המשרדים מיתר, ארנון-תדמור-לוי, פירמת עורכי הדין גורניצקי GNY, אגמון עם טולצ'ינסקי וארדינסט-בן נתן-טולידאנו.
כעת הגיע הזמן של המשרדים הבינוניים-קטנים להיכנס לעידן הדיגיטלי והנוח של הענן, כדי לחסוך בזמן ובעלויות ולשפר את התוצאות העסקיות.
