איך מייעלים היום תהליכי גיוס בחברה? פונים למיקור חוץ
איך מייעלים היום תהליכי גיוס בחברה? פונים למיקור חוץ
אחד האתגרים המורכבים ביותר עבור חברות וארגונים הוא ניהול פעילות גיוס. פתרון יעיל ומתקדם שצובר פופולריות הוא גיוס במיקור חוץ, שחוסך למעסיקים זמן ומשאבים ומאפשר להם להתמקד בנושאי הליבה החשובים לארגון.
מצב השוק מאלץ חברות ומעסיקים לבצע תהליכי התייעלות ולחשוב על פתרונות יצירתיים בכל קשת הפעילות הארגונית, כאשר אחד האתגרים המורכבים ביותר הוא גיוס עובדים. ניכר כי כשמדובר בצמצומים לצרכי התייעלות הכי קל וזמין לחברות לקצץ דווקא במחלקות ה-HR, אך למרות זאת ברור כי הגיוסים לעובדים חדשים ולתחלופה חייבים להימשך. במצבים כגון אלו פונים המעסיקים לפתרון המתקדם ביותר המוצע כיום בשוק – גיוס במיקור חוץRPO(Recruitment Process Outsourcing) מודל זה מאפשר לבצע תהליכי גיוס באופן ממוקד, מקצועי ויעיל, תוך מתן גמישות תפעולית המאפשרת לארגון להתמקד בעיסוקי הליבה שלו .
מסבירה על כך מיכל ראובן, Solution Design Manager בחברת Talent Solutions "קורה שארגונים ניצבים בפני גיוסים מורכבים כשהצוות הפנימי בארגון אינו מסוגל לתת מענה, לא ברמה המקצועית ולא ברמת המשאבים. מדובר על מצבים נפוצים כמו גיוס עונתי, או גיוס פרויקטלי שדורש מענה מיידי – לדוגמה חברה שמרחיבה את פעילותה ופותחת סניפים חדשים, לשם כך עליה לגייס בפרק זמן קצר כמות עובדים משמעותית. במקרים רבים אין לחברה את המשאבים או הידע המקצועי לעשות זאת, במצב כזה חברות רבות פונות אלינו לקבל תמיכה נקודתית. Talent Solutions לוקחת אחריות מלאה על התהליך עד לאיוש מלא של כלל התקנים"
Talent Solutions מנהלת עשרות מרכזי גיוס ברחבי הארץ
כשמדובר בגיוס במיקור חוץ לתקופות ממושכות או לפרויקטים גדולים, הפתרון המועדף היום בקרב מעסיקים רבים הוא הקמת מרכז גיוס. Talent Solutions מקבוצת Manpower מנהלת 21 מרכזי גיוס כאלו עבור החברות המובילות במשק, ולמעשה מדובר במוצר הדגל שלה. מרכז הגיוס מאויש על ידי מנהל גיוס מטעם Talent Solutions בעל ראיה מקצועית של התמונה הגדולה, כאשר חלק מהעבודה הוא לזהות בעיות ארגוניות וצווארי בקבוק, ביצוע ניתוח נתונים, וכמובן לספק כלי ניהול ברמה הגבוהה ביותר, תוך כדי מתן ליווי ותמיכה מקצועית. כמו כן, משלבים מרכזי הגיוס מערכות טכנולוגיות מתקדמות המייעלות את ניהול ובקרת הפעילות מבחינה תפעולית ואפקטיבית.
אחד ממרכזי הגיוס הללו הוקם בעבור חברה קמעונאית מובילה בישראל על ידי Talent Solutions. מפעלי אותה חברה היו מפוזרים ברחבי הארץ כשכל מפעל נהג לגייס בעצמו את העובדים שלו, מצב שהוביל לבעיות ניהוליות ותהליכי גיוס מסורבלים ויקרים. "זיהינו שקיים באותו ארגון חוסר ראייה של התמונה הרחבה בכל נושא הגיוס" אומרת מיכל, "הכנסנו מהנדסות תעשיה וניהול שעשו מיפוי למצב הקיים ובנינו מרכז גיוס מותאם ללקוח. כחלק מהפתרון הכנסנו מערכת גיוס ומודל עבודה אחיד ורוחבי, שיעשה סטנדרטיזציה בתהליכי הגיוס, באמצעות המודל הצלחנו לנתב מועמדים בין המפעלים השונים בארץ, לייצר תיעדופים, לזהות צווארי בקבוק במחלקות ספציפיות ולספק פתרונות בזמן".
מיכל מציינת כי בתוך 3 חודשים בלבד התוצאות היו הרבה מעבר לציפיות הלקוח "מעבר לעמידה ביעדי הגיוס שעמדנו בהן במלואם, גם חסכנו למנהלים המקצועיים זמן עבודה יקר על ידי העברת מועמדים מתאימים יותר. במקום לראיין חמישה מועמדים כדי לאייש תקן אחד, מספיקים שניים או שלושה ראיונות. חסכנו בעלויות הגיוס וצמצמנו את אחוזי תחלופת העובדים .המעטפת המקצועית של Talent Solutionsהיא המפתח לכך - מהנדסות תעשיה וניהול במחלקת ארגון ושיטות, צוות הדרכה, צוות HR שאחראי על שימור ופיתוח עובדים, Solution design manager שנותנת מענה מותאם לקוח לאתגרים נקודתיים ועוד.
היכולת של Talent Solutions להגדיר KPI, לאסוף נתונים, לבצע בקרה ולצאת לפעולה בעקבות המסקנות, מאפשרות לייעל תהליכים ולהשתפר באופן מתמיד. באמצעות מדידה של מקורות גיוס, משפכי גיוס, שביעות רצון מנהל ומועמד, סיבות פסילה ועוד, ניתן לשקף את תמונת המצב ללקוחות, לחדד את פרופיל המועמד הנדרש, לעבות את מאגר המועמדים ועוד"
פתרונות גמישים לתקופות של האטה או הגברת גיוסים בחברה
גדולתו של גיוס במיקור חוץ הוא גמישות המודל שבא לטובת הלקוח - בין אם מדובר בתקופה של צמצום או הקפאת גיוסים בחברה או לחילופין הגברת גיוסים. פעמים רבות עולה דרישה פתאומית ומאסיבית לגיוסים חדשים, אבל ללקוח אין די משאבים פנימיים להשתלט על זה בלי לפגוע בעבודה השוטפת של הארגון. מקרה כזה היה אצל חברת תקשורת גדולה בישראל שהקימה באזור השפלה מוקד שירות לקוחות חדש, למענו הייתה זקוקה בתוך חודשיים לגייס 50 נציגי שירות. לאותה חברה לא היו מספיק אנשי HR שמסוגלים לטפל בגיוס בסדר גודל כזה, בפרק זמן כל כך קצר, ולכן פנו לסיוע גיוס במיקור חוץ. Talent Solutions הקימו בשבילם צוות ייעודי בעל מומחיות בעולמות התקשורת שסיפק פתרון ממוקד לפרויקט מאלף עד תו - מאיתור צרכים, גיוס, יצירת לידים, תהליך אבחון, בניית ממשק עם הלקוח ועוד. מיכל מוסיפה "אנחנו מסוגלים להרים ולקפל צוות במהירות שיא ולתת גיבוי מלא לעובדים בשטח בעצם הורדנו מהלקוח את המורכבות של גיוס עובדים ייעודיים לפרויקט, הכשרתם, הובלה ומעקב אחר הביצועים שלהם, ניהול משאבי אנוש ומציאת פתרון בסיום הפרויקט"
שרות נוסף פרי פיתוחה של Talent Solutions נקרא RPO פרויקטלי שמאפשר ללקוח לקבל שירותי גיוס גמישים בהתאם לתקנים ולמספר השעות שהוא צריך "מודל העבודה ההיברידי שנכנס לשוק מאפשר לתת מענה של שירותי גיוס מרחוק, אפילו למשך שעתיים או שלוש ביום. כאשר השירות ניתן ממטה החברה ונתמך ע"י המשאבים שלנו כחברה המתמחה בגיוס. אותו לקוח נהנה משרות מנוהל כולל רכזות גיוס, ומערכת גיוס שמסוגלת להוציא נתונים, משפכים וניתוח דאטה מתקדם."
Talent Solutions נחשבת לחברה המובילה והמקצועית בישראל בשרות מנוהל בתחום ה-HR. מאחוריה עומדת קבוצת Manpower שכל מהותה היא המשאב האנושי . ל- Talent Solutions מנעד לקוחות רחב ויכולת להשוות בין מרכזי גיוס שונים בעולמות תוכן דומים לשיפור KPI והטמעת Best Practices.
מיכל מתייחסת ליתרון בגיוס במיקור חוץ "אנו מאפשרים לארגונים את החופש לפקח על תהליך הגיוס ברמה אסטרטגית, תוך שאנו משיגים להם תוצאות יותר ממוקדות ויעילות, בפחות זמן, כשלכל אורך הדרך הם נהנים מדיווח מלא ופתרונות אפקטיביים לאתגרים שעולים."
