cExpense: המערכת הדיגיטלית לניהול הוצאות עובדים שתחסוך לכם כסף
cExpense: המערכת הדיגיטלית לניהול הוצאות עובדים שתחסוך לכם כסף
אינטואיטיבית, מתקדמת, נוחה לתפעול ונגישה מכל מקום, מערכת cExpense שמה קץ לתהליכי דיווח ההוצאות הידניים ומעבירה את מחלקות הכספים בארגונים לדיגיטל. ברוכים הבאים לעידן החדש של ניהול הוצאות הארגון
במאה ה-21, בקצב עבודה מהיר ודינמי, כאשר ארגונים נדרשים להתנהל ביעילות מוגברת, הדרכים המסורתיות של ניהול החזרי ההוצאות גוזלות זמן ומחלישות את תפוקת העובדים בארגון. כך, בהתאם, מערכת דיגיטלית לניהול הוצאות עובדים בארגון חיונית ונדרשת יותר ויותר.
גם רשויות המס הבינו את הצורך המשמעותי בכך, ולפני כשנה נכנסו לתוקפן תקנות חדשות המאפשרות לארגונים העומדים בתקנים שנקבעו לנהל את ההוצאות שלהם במודל דיגיטלי ללא נייר (Paperless), ללא צורך בשמירת הקבלות הפיזיות וניהול ידני מסורבל של ניירת.
ביניים: cExpense: ניהול הוצאות העובדים בשתי פעולות הקלקה פשוטות
בדיוק למטרה זו פותחה המערכת הדיגיטלית לניהול הוצאות העובדים cExpense של חברת comBtas – אפליקציה מתקדמת לניהול הוצאות עובדים המאפשרת, בשתי פעולות הקלקה פשוטות, לסרוק קבלה ולשלוח אותה למערכת ניהול הכספים של החברה או הארגון.
"comBtas (קומביטס) היא חברת פינטק וותיקה, הפועלת מזה 13 שנה בתחום מערכות לניהול הוצאות בנסיעות עסקיות לחו"ל, כאשר כ-80% מהחברות בישראל עושות שימוש במערכות שלנו", אומר אבי קרודו, מנכ"ל החברה, המשווקת את cExpense. "בתקופת הקורונה, כשהנסיעות העסקיות פחתו משמעותית, זו הייתה הזדמנות עבורנו לפיתוח של מערכת מתקדמת לניהול הוצאות העובדים בארגונים, אשר תאפשר להם להיפרד מהתהליך הידני המיושן של הקלדת הקבלות שורה אחר שורה, תיוק הקבלות ושמירתן".
"אפליקציית cExpense מאפשרת, בשתי פעולות הקלקה פשוטות, לסרוק את הקבלה ולשלוח אותה למערכת ניהול הכספים של החברה או הארגון", מסביר קרודו. "בסוף החודש, בהתאם למה שהוגדר במערכת מראש, הקבלות נבדקות באופן דיגיטלי ונשלחות לגורם שהוסמך לאשר או לדחות את התשלום. משם הן עוברות למערכת הפיננסית שתזכה את העובד.
"בכדי לאפשר לארגונים להתקדם למודל ללא נייר (Paperless) על פי תקנות מס ההכנסה שיצאו במהלך 2020, התאמנו את cExpense לתקנים הנדרשים על ידי רשויות המס ואף קיבלנו את אישור הרשויות למערכת. בעקבות זאת, ארגונים המשתמשים ב-cExpense נהנים מאפליקציה חדשנית ומתקדמת לניהול הוצאות העובדים בארגון, המייתרת את השימוש בנייר וחוסכת זמן, משאבים וכסף לארגון ולעובדים".
מהם יתרונות מערכת ניהול הוצאות העובדים של cExpense?
"האפליקציה לניהול הוצאות העובדים תורמת להצלחה של כל עסק מתוך כך שהיא חוסכת זמן, מאפשרת דיוק, שקיפות ואחריות רבה יותר ומסייעת למשתמשים לנהל רישומים במרחב מרכזי אחד. היא פותחה בטכנולוגיה מתקדמת ומשלבת אלמנטים מתקדמים כגון OCR לזיהוי טקסט מתמונה, אפיונים בהתאמה אישית לפי צרכי הארגון, העברה אוטומטית של הקבלות בין העובד לגורם המאשר את ההוצאות, וחיבור של מערכת cExpense למערכת הכספים הארגונית לצורך אוטומציה של נתוני הקבלות בדוחות ההוצאות של הארגון".
בין לקוחות החברה ניתן למנות עסקים וחברות מהמובילות בארץ ובעולם, ביניהן: תעשיות ביטחוניות, רפאל, התעשייה האווירית, אל-על, מובילאיי, WIX ועוד. לדברי קרודו, בחודשים הקרובים תשיק החברה פתרונות טכנולוגיים נוספים, ביניהם אפליקציה לניהול אישורים בארגוןC-Approve ,, מערכת לניהול הוצאות ספקים, אשר תאפשר גם היא לעבור לתקן paperless.
כיצד התהליך מבוצע, החל מסריקת הקבלה ע"י העובד ועד לזיכויו בתלוש בסוף החודש?
"ברגע שעובד בארגון מבצע הוצאה כלשהי המוכרת ע"י הארגון, המזכה אותו בהחזר כספי (הוצאות נסיעה במונית, חניון, מסעדה, רכישת ציוד, ועוד), הוא מצלם את הקבלה שקיבל מבית העסק דרך האפליקציה בטלפון הנייד שלו. הקבלה/חשבונית נסרקת בטכנולוגיית OCR, כך שהמערכת מפענחת את הנתונים שלה באופן אוטומטי ומטמיעה אותם בטופס מובנה, ללא צורך בהקלדה.
"הטופס, בצירוף סריקת הקבלה, נשלח לגורם בארגון שתפקידו לאשר את ההוצאה של העובד הספציפי. ברקע המערכת בודקת שני דברים חשובים: הראשון, שההוצאה עומדת בתקנות של הארגון ושל מס הכנסה שהוגדרו בה מראש - לדוגמה, סוג ההוצאה, סכום מקסימלי (על פי מס הכנסה, הוצאות של מעל 3000 ₪ צריכות להיות מוגשות באופן ידני), ועוד. הדבר השני שהיא בודקת היא שיש למי שהזין את ההוצאה תקציב מספק לצורך דוח ההוצאות. כך, למשל, אם עובד חרג מהסכום המוקצה לו תהיה התראה לגורם המאשר על חריגה, והוא יצטרך להחליט האם לאשר אותה. זה מתאפשר מאחר ומערכת cExpense מחוברת, כאמור, למערכת הכספים של הארגון, כך שניתן להגדיר התראות שונות לגורמים שונים בארגון כאשר יש חריגה בתקציב.
"לאחר אישור הטופס ע"י הגורם המאשר – דרך האפליקציה, הנתונים עוברים באופן אוטומטי למערכת הכספים הארגונית (SAP, פריוריטי, וכד') ונשמרים בה. הם נכנסים לספרים וההוצאה משולמת לעובד בהתאם".
אילו פיצ'רים מיוחדים יש באפליקציה?
"יש מגוון רחב מאוד של פיצ'רים ואפשרויות וכן הגדרות מערכת שונות באפליקציה, בהתאם לצרכי הארגון ובהתאמה אישית. כך, לדוגמה, המערכת אינה מאפשרת להגיד חשבונית כפולה, כלומר חשבונית שכבר הוגשה בעבר. אם תאריך החשבונית הוא סוף השבוע, המערכת תתריע על כך.
"בנוסף, המערכת כוללת כלי ניהול ובקרה המאפשרים להנהלת הארגון לבדוק, בכל רגע נתון, מגוון רחב של נתונים. כך, לדוגמה, ניתן לבדוק בכל רגע נתון מה מקור ההוצאה הגבוה ביותר של העובדים (למשל מוניות, מסעדות, וכד'), באיזו מחלקה יש הוצאות חריגות לעומת חודשים קודמים ועוד. כך יכולה הנהלת הארגון לבצע מעקב ובקרה אחר הוצאות העובדים ולטפל בחריגות במהלך החודש, ולא רק בסופו.
"אפליקציית cExpense תומכת בשפה העברית ובשפות נוספות, היא נוחה וידידותית למשתמש, מתממשקת עם תוכנות של הנהלת חשבונות וכל שנדרש כדי להפעיל אותה הוא טלפון נייד חכם. היא יודעת לזהות חשבוניות וקבלות בשפות שונות ברמת דיוק של כ-90 אחוז, כאשר נתוני המסמכים מפורקים למספר חשבונית או קבלה, תאריך, תשלום, מע"מ, שם ספק וכדומה, מהם ניתנים להפיק רישום מדויק".
ביניים: cExpense: אפליקציה לניהול הוצאות העובדים שחוסכת לכם כסף
קרודו מדגיש כי אפליקציית cExpense חוסכת זמן, משאבים וכסף רב לארגון בכמה וכמה מישורים.
"החיסכון הראשון הוא בזמן, שכידוע מתורגם לכסף. במקום שהעובד יתרוצץ עם הקבלות להחתמה ידנית של המנהל הישיר שלו ואז למחלקת הכספים בארגון על מנת שתטפל בחשבונית ותזכה את חשבונו, הכל נעשה בשתי לחיצות דרך האפליקציה וכל התהליכים אוטומטיים.
"במישור הבא, החיסכון הוא בזמן וכוח אדם במחלקת הכספים בארגון, כשאין צורך לשבת ולהקליד את נתוני הקבלות והחשבוניות במשך שעות ארוכות. האפליקציה מעבירה את הנתונים למערכת הכספים אוטומטית בהתאם לשדות הקיימים במערכת.
"יש גם חיסכון משמעותי בכספים הנובעים מטעויות אנוש. הקלדת נתונים לא נכונה וזיכוי יתר של עובדים, חריגות מתקציבים, אובדן קבלות וחשבוניות נייר ועוד. המערכת יודעת לזהות כפילויות ולא מאפשרת לזכות עובד פעמיים עבור אותה הוצאה או להקליד נתון שגוי. כשמדובר בחברות בינוניות וארגונים גדולים, החיסכון מתבטא במאות אלפי שקלים".
"הקלדת הקבלות של הוצאות העובדים הייתה פרויקט סיזיפי וידני מדי חודש", מספר אבי שטרן, VP FINANCE בחברת WIX. "עובדי המחלקה נאלצו לעסוק ולהשקיע בנושא שעות רבות, מה שהעיק על המחלקה. לצערי, ההקלדה הידנית גם הובילה לטעויות רבות, כמו: טעויות בהקלדת סכומי הקבלות וגם טעויות של בקרות".
שטרן מספר כי בעקבות המעבר של WIX למערכת הדיגיטלית cExpense של חברת ComBtas, יש תחושה של הקלה במחלקת הכספים, אך לא רק. "מאז שעברנו למערכת דיגיטלית שלcExpense כולל אפליקציית Paperless העובדים ממלאים דוחות הוצאות בקלות ובמהירות באפליקציה, העומס על המחלקה ירד משמעותית ואנחנו נהנים מהליכים מהירים, חסכון לארגון, בקרות מדויקות על כל נתוני העובדים, אכיפה לפרטים של נהלי חברה וסבב אישורים מהיר. כל אלו משמעותיים ביותר לחברה".
מה מבחינת אבטחת המידע?
"המערכת יושבת בענן במודל של SAAS ומוגנת בכל הקריטריונים האפשריים של אבטחת מידע והגנת סייבר, על פי התקן האירופאי GDPR, וכל התקנים הנוספים הנדרשים", מסכם קרודו.
