כיצד מנהלים הגופים הגדולים פרויקטי נדל"ן בחו"ל?
כיצד מנהלים הגופים הגדולים פרויקטי נדל"ן בחו"ל?
ניהול פרויקט נדל"ן גדול בחו"ל הוא עסק רציני ומורכב, לכן חשוב שגוף גדול ומקצועי יבצע את מלאכת ניהול הפרויקט, ילווה את התקדמותו בכל שלב בדרך ויוודא שכולם עומדים בלוחות הזמנים ובהגדרות התקציב והיעדים.
בכתבות הקודמות למדנו כיצד גופים גדולים ומוסדיים מאתרים, מסננים, מנתחים וחותמים על עסקאות נדל"ן פוטנציאליות בחו"ל. לחברה גדולה כמו SDB למשל, שמנהלת עשרות פרויקטים בכל העולם, יכולות להגיע בחודש 100 עסקאות שמחלקת מחקר ואנליזה יבחרו מתוכן בפינצטה עסקאות בודדות על סמך קריטריונים מחמירים. לאחר ניתוח מעמיק מגיע שלב המו"מ, גיוס הכספים ולבסוף שלב הקלוזינג, ומכאן עובר תיק הפרויקט למחלקת ניהול פרוייקטים – צוות שלם שתפקידו ללוות את הפרויקט בצורה שוטפת ולוודא שעומדים ביעדים, בתקציב ובלוחות הזמנים.
חפיפה יסודית לפני היציאה לדרך
בשלב ראשון עם רכישת הנכס והגעת תיק הפרויקט ממחלקת ניהול עסקי לידי מחלקת ניהול פרויקטים מתבצעת חפיפה במסגרתה מעבירים בריף מסודר שמפרט על סוג הפרויקט - האם מדובר בנדל"ן מניב או בנדל"ן יזמי, מיקום הנכס, יעדי הפרויקט ועוד. "חשוב שהחפיפה תהיה יסודית על מנת שנוכל להבין מראש מה הן נקודות החוזקה ומה הן נקודות החולשה בפרויקט וניערך מראש לכל דבר שיכול לצוץ בהמשך הדרך" אומר שרוליק חנוך, בעלים ומנכ"ל משותף ב-SDB. לאחר החפיפה שולחים למשקיעים מייל מפורט בו מעדכנים אותם לגבי תאריך סגירה, ומצרפים את כל המסמכים הרלוונטיים כגון אישור בעלות, הסכם תפעול וכו'. "ניהול הפרויקטים בחברתנו מתקיים על בסיס חמישה עקרונות הממקסמים את התנהלותו התקינה והשלמתו המוצלחת של כל פרויקט".
עקרון ראשון – בקרה הנדסית
מדובר בבקרה הנדסית מקיפה שמטרתה לפקח על תקינות הבניה, והיא שונה בין פרויקטים יזמיים לבין פרויקטים מניבים. בפרויקט יזמי מפקחים על שלבי התכנון, ההיתרים הנדרשים ובוחנים כל אספקט עד סיום הבניה בפועל. בפרויקט מניב בקרה הנדסית מתייחסת גם לשיפוץ ושדרוג הנכס. "מאחר ובנדל"ן מניב עלויות שיפוץ יכולות לטפס בקלות למיליוני דולרים מחובתנו להיות עם אצבע על הדופק בכל שלב ושלב, ולאשר את ההתקדמות בשטח" מסביר שרוליק. מסקנות הבקרה ההנדסית מדווחות ומעודכנות בשיחות שבועיות עם השותפים בפרויקט ועם מנהלים מקומיים.
עקרון שני – בקרה תקציבית
כל פרויקט נדל"ן מתנהל בחשבון בנק נפרד כעסק עצמאי לכל דבר ועניין. בעסקת נדל"ן יזמי עד שלב המכירה תהיינה רק הוצאות, לעומת נדל"ן מניב בו יש גם הוצאות וגם הכנסות. ממש כבכל עסק - בקרה תקציבית מודדת את ההשקעה בכל רגע נתון ובוחנת האם עומדים או חורגים מהתקציב. על המשימה אמון צוות מקצועי של רואי חשבון ואנליסטים, שעוברים על דו"חות מאזן, דו"חות רווח והפסד, תזרים מזומנים, דו"חות אנליטיים, פירוט הכנסות משכירות, תדפיסי בנק ועוד.
בנכס יזמי הם יבחנו תקציב עלויות עקיפות, עלויות ישירות ועלויות מימון. בנכס מניב יבחנו סטטוס יחידות מושכרות, תקציב שיפוצים ותקציב תפעולי. במידה ומתגלות חריגות בסעיף אחד או יותר בתקציב הן תקבלנה התייחסות ופתרון בהמשך. לדברי שרוליק, "קל להסיק שלא כל אחד שמשקיע בנדל"ן בחו"ל מתמצא בפרמטרים האלו ומסוגל לבחון תקציב ברמת ההבנה הנדרשת, המצויה רק בגופים גדולים להם יש את אנשי המקצוע הנכונים."
עקרון שלישי – ביקור בפרויקט
"בפרויקטים שמתנהלים בחו"ל חשוב לראות מה קורה בשטח, וכידוע אין טוב ממראה עיניים" מדגיש שרוליק. "יש לנו מנהל שטח בכל אחת מהמדינות בהם אנו פועלים אשר מבצע ביקורים בכל הפרויקטים ובודק את ההתנהלות בשטח על מנת לוודא את התקדמות הבניה ולאתר נקודות חולשה שעלולות להופיע במהלך הפרויקט. בנכסים מניבים אף נבצע ביקורי פתע, כדי לראות במו עינינו שהנכס מתוחזק כראוי ונשמר נקי ומסודר."
בסיומו של כל ביקור בפרויקט יוצא ממנהל השטח מייל למחלקת ניהול הפרויקטים ב- SDB הכולל נקודות לשיפור, נקודות לשימור, תמונות עדכניות מהשטח וכל דבר אחר שעלה במהלך הביקור.
עקרון רביעי – פתרון סוגיות מורכבות
במחזור חיי פרויקט שאורך בממוצע 3 שנים צצות סוגיות שונות ועניינים הדורשים טיפול, כמו למשל עיכובים בקבלת היתר בניה, חשש מצד הבנקים במתן מימון, עיריות שיוצאות לפגרה ועוד.
אלו בדיוק הנקודות הקריטיות בהן נדרשת התערבותה המקצועית של מחלקת ניהול פרויקטים, שמספקת פתרונות הולמים המונעים פגיעה ברווחיות הפרויקט.
במקרה אמיתי לדוגמה של נכס בברוקלין בניהול SDB, התחוללה יום אחד דליקה בבניין סמוך וזה החל לנטות בצורה מדאיגה לכיוון המגרש של הנכס המדובר. עיריית ניו יורק החליטה לעצור את הבנייה מחשש לנזק ולוחות הזמנים התעכבו בכמעט שנה שלמה. "מחלקת ניהול פרויקטים עבדה ימים כלילות בחיפוש אחר פתרונות אפשריים" מספר שרוליק "הפעלנו את טובי המהנדסים ועורכי הדין, פנינו לשכן בבקשה להריסת הבניין השרוף, ואפילו הצענו לרכוש אותו מכספנו, אך נתקלנו בסירוב עיקש. כמובן שלמשקיעים העברנו כל הזמן דיווחים שוטפים על המצב. לבסוף לאחר מיצוי כל האפשרויות הוחלט פה אחד שנמכור את הנכס ונחזיר את ההון העצמי למשקיעים, עד לשקל האחרון."
מקרה שכזה מוכיח עד כמה חשוב ניהולו התקין והאחראי של פרויקט נדל"ן בחו"ל, ששם לנגד עיניו את טובת המשקיעים וכספם לפני הכל.
עקרון חמישי – דיווח למשקיעים
מחלקת ניהול פרויקטים אמינה ומקצועית דואגת תמיד לעדכן את קבוצת המשקיעים. אם אתם משקיעים בנדל"ן בחו"ל הקפידו כי אחת לרבעון אתם מקבלים דיווח מפורט אודות השקעתכם.
הדיווח אמור לכלול סקירה כללית אודות הפרויקט, עדכון סטטוס ההתקדמות, עדכונים על לוחות הזמנים ו/או עיכובים צפויים. בפרויקט יזמי הדיווח יפרט את התקציב מול הביצוע וצפי לסיום הפרויקט. בפרויקט מניב הדיווח יכלול דו"ח פיננסי של תוצאות הפרויקט בהשוואה לתכנית העסקית, שיעורי תפוסה ועדכון חלוקות שוטפות למשקיעים. דיווחים אלו חשובים מכיוון והם משאירים אתכם, המשקיעים, מחוברים ומעודכנים לגבי כל צעד ושינוי בפרויקט, ומותירים אתכם שקטים ורגועים באשר לרווחיותו בהמשך הדרך.
סיום פרויקט וחלוקת רווחים
כאשר פרויקט מסתיים על מחלקת ניהול פרויקטים לייצר דו"חEXIT המסכם את המכירות.
לצורך הכנת הדו"ח בודקים את חוזי המכר למול פרוטוקול סגירה של כל דירה (בפרויקט יזמי) או הנכס כולו (בפרויקט מניב), בוחנים האם עמדו או חרגו בהוצאות הפרויקט, ועושים חישוב סופי של רווחיות הפרויקט, כלומר כמה כסף נשאר לנו בחשבון.
בשלב הבא מפיקים דו"ח מפורט של חלוקת רווחים על פי מפל התשלומים שנקבע לפני תחילת העסקה, ולבסוף מגיע שלב חלוקת הכספים המיוחלת.
"לאחר שסיימנו בהצלחה את הפרויקט וחילקנו את הרווחים למשקיעים" מוסיף שרוליק "נשב יחד מחלקת פיתוח עסקי, מחלקת ניהול פרויקטים והנהלת החברה לפגישת סיכום, במהלכה נערוך הסקת מסקנות מושכלת על מנת להמשיך לשפר ולהשתפר לטובת לקוחותינו בפרויקטים עתידיים."
חשוב לזכור כי הצלחתו ורווחיותו של פרויקט נדל"ן בחו"ל תלויה במידה ניכרת בניהולו המקצועי, ורק לגופים רציניים אשר מעסיקים מחלקות ניהול ברמה גבוהה יש יתרון משמעותי בהובלת הפרויקט לתוצאות משביעות רצון עבור המשקיעים.
