הנהלת חשבונות דיגיטלית: כל מה שחשוב לדעת לפני ש"קופצים למים"
הנהלת חשבונות דיגיטלית: כל מה שחשוב לדעת לפני ש"קופצים למים"
החודשים הראשונים של השנה כבר מאחורינו, וזה הזמן להחזיר את המשרד לשגרת עבודה. עכשיו אפשר לבחון בנחת את נהלי העבודה, היעילות שלה והכלים שבהם אנחנו משתמשים, כדי להתפתח, להתייעל ולצעוד קדימה. וכאן עולה השאלה - האם נכון לשלב דיגיטציה בהנהלת החשבונות במשרד או שמא נעדיף לדבוק במוכר ובקיים ולא "לעשות מהפכות" במה שהוא ללא ספק אחד מעוגני הפעילות היצרנית במשרד
הרעיון מאחורי הנהלת חשבונות דיגיטלית מכיל בתוכו כל פעולה שיש בה קליטת נתונים ממוחשבת לתוכנה ואולם בהקשר של השנים האחרונות, אנחנו מתייחסים לפעולה של סריקת חשבוניות הוצאות על ידי העוסק וקליטתן כפקודת יומן אוטומטית בתוך מערכת הנהלת החשבונות של המשרד. כל מערכת הנהלת חשבונות דיגיטלית כוללת ממשק לעסק לשם סריקת או העברת החשבוניות ( אפליקציה ועוד...) מערכת פענוח ותוכנת הנהלת חשבונות.
היכן עובר, אם כן, שביל הזהב בין עקביות ושמירה על תהליכים מקצועיים מובנים לבין אימוץ טכנולוגיות ותהליכי עבודה חדשים, ועד כמה נהיה מוכנים לאמץ שיטות עבודה מתקדמות במשרד שלנו.
כדי שנוכל לקבל את ההחלטה הנכונה, ריכזנו כאן 9 פרמטרים מרכזיים שיש לקחת בחשבון לפני שעוברים להנהלת חשבונות דיגיטלית.
מקצועיות - האם תוכנת הנהלת החשבונות במערכות דיגיטליות מקצועית מספיק? כדי לענות על השאלה הזאת חשוב להבחין בין פתרונות לניהול הוצאות וסריקת חשבוניות, שלהן קיים מודול של הנהלת חשבונות, לבין מערכות הנהלת החשבונות הוותיקות והמקצועיות ביותר בשוק, שהוסיפו יכולות סריקה ופענוח, ובכך הוסיפו למערכות הקיימות יכולות דיגיטליות חדשות.
- דיוק - חשוב לבדוק מהו אחוז הדיוק בפענוח והאם המערכת מפענחת גם חשבוניות בכתב יד. אחוז הדיוק הגבוה ביותר יהיה כמובן בפענוח משולב - דיגיטלי ואנושי. מערכות משולבות אמנם מעט יקרות יותר לתפעול, אך מגיעות לדיוק המתקרב ל-100%. כיצד מבוצע הפענוח? היכולת מתבססת על טכנולוגיית OCR, כאשר המערכות המתקדמות ביותר משלבות גם יכולות למידת מכונה ובינה מלאכותית. כאמור, ישנם פתרונות שלא מסתפקים בטכנולוגיה - ומשלבים בתהליך גם מרכזי פענוח אנושיים, שעורכים בקרה על החשבוניות הנסרקות.
- חד צידית או כפולה? - האם הנהלת חשבונות דיגיטלית מתאימה לחד צידית לכפולה או גם וגם? פיתוח יכולות של הנהלת חשבונות כפולה מורכב יותר, ודורש יותר ניסיון וידע מקצועי. לכן, כאשר באים לבחון מעבר לדיגיטל, יש לקחת בחשבון את צרכי המשרד. מערכות ותיקות יותר יתאימו הן לחד צידית והן לכפולה, בעוד מערכות צעירות יותר יתחילו מהחלק הקל, ויציעו חד צידית בלבד
- מניעת טעויות - איך אפשר לדעת שכל החשבוניות שהמיוצג סרק באמת הגיעו ליעדן? במשרדים שכבר התקדמו לדיגיטל ניתן כיום לקבל פרספקטיבה הודות למאות אלפי מסמכים שנשלחים, נסרקים ומפוענחים דיגיטלית מידי חודש. הנתונים מראים שמקרים של "היעלמות מסמכים" נמוכה מאוד, והופכת לנדירה ככל שתהליכי העבודה מתייעלים ומשתפרים. בהשוואה למשרדים שעובדים עם שקיות ושמרדפים, אחוז החשבוניות הנעלמות ירד פלאים.
- ביקורת - תקנות רשות המסים מחייבות שמירת עותק פיזי של המסמכים למשך 7 שנים זוהי חובתו של בעל העסק. כך, בכל שנה נקרא המיוצג אליכם על מנת לאסוף את הקלסרים של השנה החולפת, כדי לפנות מקום על קירות המשרד לקלסרים של השנה הנוכחית. פתרון שבו כל החשבוניות, הדיגיטליות והפיזיות, נשמרות גם אצל המיוצג וגם אצל המייצג, לצד חידוד הנהלים לשמירת המסמכים הפיזיים על ידי הלקוח, יחסכו זמן, דלק, חניה, דיו, נייר ובעיקר - מקום אצלכם במשרד (ואצל המיוצג במחסן).
- עליית המכונות - האם מערכת הנהלת חשבונות דיגיטלית תחליף את מנהלי החשבונות? אחת הטענות שאנחנו שומעים ממייצגים היא שמנהלי החשבונות לא יסכימו לעבור למערכת חדשה - הם רגילים לדרך עבודה מסוימת כבר שנים, מיומנים מאוד ו"מתקתקים" את החשבוניות במהירות וללא טעויות. נכון, שינויים הם קשים, ואימוץ של טכנולוגיות חדשות דורש השקעה של משאבים וטיפול בהתנגדויות. ובכל זאת, הבנה בסיסית של הסביבה העסקית מחייבת את כולנו לבצע התאמות משמעותיות במשרד, להשתכלל ולהתייעל כל הזמן.אבל האם קיים חשש אמיתי שהדיגיטל יחליף את מנהל החשבונות? אם נבחן את הביקוש לעובדים בשוק שלנו, ניתן להעריך שכל מנהל חשבונות מקצועי שיחפש עבודה במשרד מייצג בשנים הבאות, יקבל לא מעט הצעות עבודה בשכר שילך ויעלה. המציאות בשטח מצביעה על כך שקיים מחסור אמיתי במנהלי חשבונות, בעיקר בקרב משרדים מייצגים. לכן, משרדי מייצגיםנדרשים לבסס כבר היום את מערך הנהלת החשבונות שלהם על ריכוז של יותר עוסקים פר מנהל חשבונות, וזאת על ידי שימוש במערכות דיגיטליות תומכות.
- תגובת הלקוחות - חשש נוסף שעולה קשור למיוצגים שלנו. "הלקוחות לא ישתפו פעולה" זה משפט שאנחנו שומעים לא פעם.איזו סיבה יש לבעל עסק להעדיף איסוף, שמירה, הדפסה, הכנה בשקית, נסיעה, חניה, ביקור במשרד שלכם מדי חודש או חודשיים על פני צילום בטלפון או העברת אימייל? מעבר לקושי כללי עם שינויים, פחד קל מטכנולגויה וקצת "דווקא", אין סיבה אמיתית לחשוש. 100% מבעלי המשרדים שהתקדמו למערכת הנהלת חשבונות דיגיטלית הצליחו להטמיע את המערכת במשרד. במשרדים רבים מצאו דרך לשמר לקוחות סרבנים על ידי השארת פתרון ידני, עבור מספר מצומצם של לקוחות.
- שקיפות - העולם הדיגיטלי מעודד אותנו לשתף, לעדכן ולהישאר מעודכנים תמיד. כאשר אנחנו מזמינים אורחת צהריים או חבילה מחו"ל, חשוב לנו לדעת היכן בדיוק נמצאת החבילה, והאם השליח תקוע בפקק או נמצא כאן, מתחת לבניין. אולם האם יש ערך בכך שבעל עסק יראה בזמן אמת האם החשבוניות שהעלה לאפליקציה כבר נקלטו, מה ערך תשומות המע"מ לדיווח הקרוב ואלו חשבוניות נדחו על ידי מנהלת החשבונות? כשמדובר בתהליך מקצועי, שנעשה על ידי אנשי אמון שלנו, ערך השקיפות חשוב, אך אסור שישפיע על העבודה המקצועית ועל תהליכי האישור והדיווח בתוך המשרד המייצג. הבחירה בין מערכות שמציגות את כל המידע כל הזמן, לבין אלה שמציגות את המידע הרלוונטי, רק כשצריך אותו - תלויה בדרך שבה כל משרד מגדיר את תהליך העבודה ואת המנעד בין שקיפות למקצועיות.
- עלויות - למי מכם שכבר נחשף לעולם הדיגיטלי או קיבל הצעת מחיר להתחברות, וודאי גילה שמדובר בעלויות גבוהות בהשוואה לתוכנות הידניות. בעוד עלות תוכנה להנהלת חשבונות עומדת על אלפי שקלים בודדים לשנה ללא הגבלה, המערכות הדיגיטליות מתומחרות לפי משתמש, ועשויות להגיע לאלפי שקלים בחודש. ממה העלות הזאת נובעת והאם היא מוצדקת? התמחור המשתנה יוצר שיווי משקל כלכלי בין שלושה וקטורים:
- עלויות המערכת - מערכות סריקה ופענוח הן מערכות תפעוליות שלהן עלות פענוח לכל מסמך, משתמש ומייצג. נתון זה מהווה את הבסיס לשיטת התמחור.
- התייעלות המשרד - מערכות דיגיטליות מקצרות את זמן העבודה לעוסק, וחוסכות בכוח אדם, שטח אחסון פיזי וציוד משרדי.
- תחרות - קיימים מספר פתרונות בשוק, מה שמביא לאיזון המחירים ויצירת שוק משוכלל.
חשוב לציין כי מערך השיקולים של כל מייצג כולל פרמטרים נוספים ולא פחות מכך אסטרטגיה עסקית והעדפות אישית. שנת 2023 יכולה להיות השנה בה תעשו את המעבר להנהלת חשבונות דיגיטלית. השנה בה תפסיקו לבקש מהמיוצגים שלכם לנסוע בכל העיר, לחפש חניה, לבזבז זמן שלהם ושלכם, רק כדי להניח אצלכם שקית מלאה בניירות שיגיעו כולם יחד יומיים לפני תאריך הדיווח, וילחיצו את המערכת כולה. זו תהיה השנה שבה טכנולוגיה ומגע אנושי, שקיפות ומקצועיות - יגלו עד כמה זה משתלם להצליח יחד.
