כך תפיקו דוחות מורכבים בלחיצת כפתור
כך תפיקו דוחות מורכבים בלחיצת כפתור
מה שהחל מהצורך של משרד החינוך להפיק אלפי דוחות מורכבים, הפך ל- Magic Publisher: פיתוח כחול-לבן של Genius מקבוצת SQLink ו-IBM, שמאפשר הפקה אוטומטית של דוחות במינימום זמן ומאמץ
נכסי המידע הם הזהב הארגוני החדש – את זה כל העוסקים בניתוח נתונים יודעים. ככל שההסתמכות על הנתונים משמעותית יותר, כך הדוחות שצריך להפיק מורכבים ומצריכים השקעה מאסיבית יותר של זמן ומאמץ.
למה הפקת הדוחות מצריכה כל-כך הרבה זמן ומאמץ?
המאמץ הסיזיפי שכרוך בהפקת דוחות מוכר מקרוב לאלה מבינינו שצריכים להפיק דוחות שחוזרים על עצמם - דוחות המבוססים על אותה תבנית, שנשלחים לגורמים שונים בארגון ומכילים מידע שצריך להתאים עבור כל אחד מהם. לדוגמה: בחברה קמעונית שרוצה להפיק דוח מכירות ולשלוח אותו למנהלי החטיבות השונים, האנליסט צריך לשתול בכל דוח את הנתונים הרלוונטיים לכל אזור: בחטיבה א' נרצה לציין שנמכרו 2,000 יחידות ברבעון מתוך יעד של 3,000 יחידות; לעומת זאת בחטיבה ב' נרצה לשתול נתונים לפיהם נמכרו 1,500 יחידות ברבעון מתוך יעד של 1,700 יחידות.
הצורך לבצע התאמה אישית של המידע בדוח, כאשר מדובר בתבנית זהה, גוזל זמן ומשאבים רבים: בין אם מדובר בכזה שצריך לשלוח ל- 100 סניפים שונים עם הנתונים הרלוונטיים לכל סניף, ובין אם צריך להפיק את אותו דוח בדיוק אחת לרבעון, עם הנתונים העדכניים של הרבעון האחרון. עם אתגר דומה התמודדו גם בעלי התפקידים שצריכים להפיק דוחות במשרד החינוך. כך הם התגברו עליו.
הפתרון שמאפשר למשרד החינוך לחסוך זמן יקר
מדי שנה מתקיימים בבתי הספר ובחטיבות הביניים ברחבי הארץ מבחני מיצ"ב: מדובר במערכת של סקרים ומבחנים במגוון מקצועות לימוד, שנועדו לשקף את האקלים החברתי והפדגוגי במוסדות הלימוד השונים.
המבחנים נערכים מטעם משרד החינוך, ובעקבותיהם צריך לשלוח דוחות סיכום עבי כרס ומותאמים אישית לאלפי מוסדות לימוד. הדוחות כוללים פרמטרים כגון: כמות הנבחנים, הממוצע הבית ספרי במקצועות השונים, העשירון אליו הוא משתייך, ביה"ס בכל מקצוע ועוד. ריבוי הדוחות והנתונים הפך את הפקת הדוחות למשימה מורכבת ומאתגרת במיוחד. בחיפוש אחר פתרון לאתגר, פנו במשרד החינוך אלינו ל- Genius. החשיבה של מומחי Genius (ג'יניוס) וחברת IBM על הפתרון המתאים הובילה לפני יותר מעשור לפיתוח Genius Magic Publisher, פיתוח כחול-לבן שמסייע בחיסכון בזמן יקר בהפקת הדוחות הרבים והמורכבים של מבחני המיצ"ב. בעקבות ההצלחה, לאורך השנים Magic Publisher נכנס לשימוש בגופים וארגונים רבים נוספים.
איך מפיקים דוחות בלחיצת כפתור?
במקום לחזור על אותן פעולות שוב ושוב, Magic Publisher מאפשר הפקה אוטומטית של דוחות תבניתיים עם נתונים מותאמים אישית. איך זה עובד? הפתרון של Magic Publisher כולל הזנת פרמטרים שמצד אחד שומרים על מבנה הדוח, ומצד שני מושכים את הנתונים הרלוונטיים מיישומים דוגמת SPSS בהתאם לצרכים. השימוש בפתרון של Genius מקבוצת SQLink לא מצריך ידע בתכנות או למידת תוכנות חדשות (מלבד שליטה ביישום שממנו נשלפים הנתונים, דוגמת SPSS): כל שצריך הוא להפיק את הדוח באחד מיישומי ה- Office המוכרים ולשתול את הפרמטרים הרצויים בעזרת ה- Toolbar הייעודי של Magic Publisher. באופן הזה אפשר להפיק בלחיצת כפתור דוחות רבים, בלי להזיע בכל פעם מחדש.
מהם היתרונות של Magic Publisher?
• הפקת דוחות אוטומטיים בלחיצת כפתור.
• חיסכון משמעותי בזמן ובמאמץ.
• דיוק מרבי – ללא טעויות אנוש וללא זליגת נתונים ממחלקה אחת לאחרת.
• שילוב טקסט דינמי המשתנה בהתאם לנתונים – מאפשר הוספת הסברים מותאמים אישית
לערכי הדוח.
• יצירת הדוח בכלי ה- Office המוכרים – לא נדרש ידע בתכנות: עריכת התבנית פשוטה
ולא מצריכה מאמץ מיוחד שמאפיין פתרונות תכנותיים אחרים.
• תמיכה מלאה בעברית
בשורה התחתונה: יותר לא צריך לשבור את הראש כשמפיקים דוחות. גם לא צריך להיעזר במתכנתים כדי לייצר דוחות חכמים (או להיות תלויים בהם בכל פעם שרוצים לבצע את השינוי הכי קטן). פשוט מפיקים דוח אחד שישמש כתבנית בכלים שאתם כבר מכירים, מזינים את הפרמטרים הרצויים – ו-Magic Publisher יעשה את כל השאר. כמה פשוט, ככה יעיל...
